​

לכל טופס ניתן להגדיר שליחת דוח אוטומטי שישלח למייל מוגדר מראש. הדוח יכיל את כל פרטי הטופס וכן את פרטי המשתמש שתוכלו להגדיר מראש.

1. הגדרת כותרת מתאימה לדוח.

2. בחירת סוג הדוח- דוח הגשות או דוח עובדים.

דוח הגשות: קבלת דוח ובו כל התשובות של הגשות המשתמשים.

דוח עובדים: קבלת קובץ PDF ובו רשימה של המשתמשים שהגישו/ לא הגישו את הטופס.

3. שליחת דוחות- הגדרת תזמון שליחת הדוח. בחלק זה תוכלו להגדיר כל כמה זמן תרצו שהדוח ישלח, באיזה יום ובאיזו שעה. שימו לב כי הדוח הנו דוח מחזורי ולכן אם תגדירו דוח שבועי, בכל שבוע תקבלו את ההגשות שהוגשו בין הדוח הקודם לדוח הנוכחי.

את הדוח ניתן להגדיר במחזוריות שונה:

4. כתובת המייל לשליחת הדוח- הוסיפו את כתובת המייל אליה יגיע הדוח. ניתן לבחור מבין משתמשי מערכת שמוזן להם כתובת מייל בפרופיל המשתמש ואף לשלוח לכתובות מייל חיצוניות. לכל דוח ניתן להוסיף יותר מכתובת מייל אחת.

5. שדות להוספה לדוח- בחרו אילו שדות מפרופיל המשתמש ואילו שדות משדות ניהול הטופס יופיעו בדוח . למשל הוסיפו את שדות מחלקה, מספר עובד ועוד וכן את הסטטוסים השונים של הטופס.

6. סוג הדוח- בחרו מה יהיה סוג הדוח שישלח:

7. אופציונאלי- בחלק זה, תוכלו להגדיר סינון שעל בסיסו יבנה הדוח. תוכלו להגדיר שבדוח ספציפי ישלחו ההגשות שעונות על חוקיות מסוימת.

לדוגמא, בטופס המשוייך לכלל עובדי הארגון, נרצה לשלוח דוח למנהל מחלקת ייצור בכל יום בשעה 09:00 בבוקר. בדוח זה נגדיר כי המערכת תשלח את ההגשות של המשתמשים שבשדה ״מחלקה״ הערך הוא ״ייצור״.

בעמוד ניהול המידע של הטופס תחת ״פעילות״ תוכלו לראות בכל מועד בו דוח אוטומטי צריך להישלח לנמענים שונים התראה שונה:

-דוח נשלח בהצלחה לכמות נמענים

-כמות נמענים שלא קיבלה את הדוח האוטומטי

במידה והתקבלה התראה על דוח שלא התקבל עבור כל הנמענים תוכלו ללחוץ על ההתראה ולראות מה הייתה הסוגיה- בעיה בכתובת המייל, מייל נחסם לשירות זה או פנייה אלינו (בצ׳ט העזרה) לסיוע להבנת התקלה.