שתפו את יומן העבודה שלכם מחוץ לקונקטים בקלות ומהירות. יכולת שיתוף יומן העבודה מאפשרת לכם ליצור קישור של תצוגה ספציפית אותה תרצו לשתף, מותאמת באמצעות פילטרים, כדי להבטיח שאתם משתפים רק את המידע הרלוונטי עם הנמענים החיצוניים. תוכלו לשתף את הסידור עם גורמים חיצוניים לארגון מבלי להוסיף אותם כמשתמשים באפליקציה, הנמענים שתבחרו לשתף איתם יקבלו תצוגה ברורה ונוחה של המשמרות שפורסמו וכך תוכלו לשפר את התקשורת והתכנון בשלבי סידור העבודה. בואו נלמד איך זה עובד!
במאמר זה נעבור על:
איך ליצור קישור שיתופי ליומן העבודה?
לפני שנפרט כיצד ליצור לינק שיתופי של יומן העבודה אותו תוכלו לשלוח מחוץ לאפליקצית קונקטים, הנה כמה דברים חשובים שיש לקחת בחשבון:
כל מי שהקישור ברשותו יכול לגשת לתצוגת היומן. זכרו שהקישור יכול להישלח לגורמים מחוץ לארגון שלכם ולכן יש לכלול רק את המידע ההכרחי.
בהמשך לנקודה הקודמת, אם הקישור מכיל מידע אישי מזהה או מידע חסוי כלשהו, ודאו שקיבלתם את ההסכמה הדרושה לפני שתשתפו אותו.
כעת, עקבו אחר השלבים הבאים כדי ליצור קישור שיתופי ליומן העבודה שלכם:
התחברו למערכת הניהול וגשו לקטגוריית יומן העבודה מתפריט הצד.
בחרו ביומן העבודה הרלוונטי.
לחצו על כפתור הפעולות בחלקו השמאלי העליון של המסך ובחרו באפשרות Share schedule, לאחר מכן ייפתח חלון בו תוכלו לבצע את ההתאמות ללינק הספציפי:
א. הוסיפו כותרת לקישור (Link title)- שימו לב שהכותרת תהיה גלויה לכל הנמענים שיקבלו את הקישור.
ב. במידה ותרצו לשלוט באילו משמרות/ משתמשים יופיעו בתצוגה שתישלח, לחצו על עריכת סינונים (Edit filters) ובחרו את הסינון שתרצו.אחרי שביצעתם את ההתאמות הדרושות לצרכים שלכם, לחצו על צור קישור (Generate link).
לאחר מכן, הקפידו ללחוץ על כפתור שמור קישור (Save link).
ברגע ששמרתם את הקישור לשיתוף, אנו ממלצים ללחוץ על תצוגה מקדימה (Preview) כדי לוודא שהכל מופיע כפי שרציתם.
לסיום לחצו על העתק (Copy) והדביקו את הקישור באיזו פלטפורמה שתבחרו כדי לשלוח לנמענים החיצוניים הרלוונטיים.
שימו לב: כרגע ניתן ליצור קישור לשיתוף עבור תצוגה שבועית בתצוגת משתמשים בלבד.
תצוגה לפי עבודות או שכבות מידע נוספות תהיה זמינה בעתיד.
*יצירת יותר מקישור אחד לשיתוף זמינה החל מתוכנית המומחה בהאב התפעול*
איך לנהל את הקישורים השיתופיים שלכם?
תוכלו לנהל בקלות את כל הקישורים השיתופיים הפעילים שיצרתם מתפריט הפעולות. תוכלו לערוך להם את השם, את הסינונים או למחוק אותם וכמובן להוסיף לינקים נוספים.
נהלו את הקישורים הפעילים שלכם באמצעות השלבים הבאים:
גשו ליומן העבודה הרלוונטי
לחצו על כפתור הפעולות בצידו העליון השמאלי של המסך ולחצו על ניהול קישורים שיתופיים (Manage shared links).
במסך שייפתח בחלקו השמאלי של המסך תוכלו לצפות ולנהל את כל הקישורים הקיימים ביומן העבודה.
אחרי שלמדנו כיצד לגשת לקישורים הקיימים, בואו נכיר את הפעולות השונות שתוכלו לבצע כדי להתאים אותם לצרכים שלכם.
התאמת סינונים
כדי לערוך את הסינונים שיצרתם לקישורים השיתופיים, גשו לכפתור ניהול קישורים שיתופיים (Manage shared links) לפי השלבים שפורטו מעלה. לאחר מכן לחצו על עריכת סינונים (Edit filters) ובצעו את השינויים וההתאמות הדרושות כדי לוודא שהמידע המוצג תואם את הצרכים שלכם. שמרו על השינויים בסיום. הסינונים שערכתם יחולו אוטומטית כלומר, אין צורך לשלוח את הקישור פעם נוספת. הנמענים שילחצו על הקישור ייראו את התצוגה החדשה בהתאם לשינויים שביצעתם מייד!
שינוי שם, השבתה או מחיקה של קישור
כדי לשנות שם של קישור, למחוק או להשבית את השימוש בו, גשו לכפתור ניהול קישורים שיתופיים (Manage shared links) לפי הצעדים שפורטו מעלה, לחצו על 3 הנקודות לצד שם הקישור ובחרו האם לשנות את השם, למחוק או להשבית (Deactivate) את הקישור.
במידה והלינק הושבת (Deactivated) או נמחק, נמענים לא יוכלו יותר לגשת לתצוגת יומן העבודה כפי שיכלו קודם. הם יקבלו התראה שמודיעה שהלינק אינו זמין יותר:
כדי להפעיל מחדש קישור שהשבתתם, לחצו בקלות על ׳ הפעל מחדש׳ (Reactivate):
שינוי כתובת הקישור
במקרים מסויימים תרצו לשנות את כתובת הלינק הקיימת כדי לוודא שרק האנשים הנכונים מקבלים גישה לסידור שלכם. למשל, במקרה בו הפסקתם לעבוד עם לקוח מסוים, לא תרצו שתהיה לו גישה ליומן העבודה שלכם. כל עוד יש להם את הלינק הם יוכלו לראות את המידע וכדי למנוע זאת תוכלו לשנות את כתובת הלינק וליצור כתובת חדשה. אחרי שיצרתם כתובת קישור חדשה, תוכלו לשלוח אותה אך ורק לגורמים הרלוונטים והקישור הקודם כבר לא יהיה זמין לצפייה.
כדי לשנות כתובת של קישור קיים, גשו לכפתור ניהול קישורים שיתופיים (Manage shared links) ולחצו על אייקון החץ. במסך שייפתח לחצו על Regenerate link. הקישור יופק מחדש, תוכלו להעתיק אותו ולשלוח מחדש.
איך הקישור ליומן העבודה נראה מהצד של הנמענים?
אחרי שיצרתם את הקישור ושיתפתם אותו עם הנמענים הרלוונטים, הם יוכלו לפתוח את הקישור ולצפות בסידור העבודה השבועי. הנמענים שקיבלו את הלינק יוכלו לראות משמרות שפורסמו בלבד ושויכו למשתמשים וכמובן לא יוכלו לבצע שינויים בסידור.
מה הנמענים ייראו?
כשהנמענים ששיתפתם ייפתחו את הקישור ששותף איתם, הם ייראו תצוגה ספציפית של יומן העבודה בהתאם לסינונים שהגדרתם. שימו לב לדוגמא המצורפת כדי להבין איך הסידור שיוצג בפתיחת הקישור ייראה:
במידה ואין משמרות שפורסמו ושויכו למשתמשים במהלך שבוע מסוים, הנמענים ששיתפתם ייראו סידור עבודה ריק שייראה ככה:
אילו פעולות הנמענים יוכלו לבצע?
כפי שצויין, נמענים אשר יקבלו את הקישור לא יוכלו לבצע שינויים בסידור העבודה, אבל כן יוכלו לבצע פעולות מסוימות כדי להקל על ההתמצאות ביומן וקבלת המידע, כמו:
צפייה בפרטי משמרת: הנמענים יוכלו ללחוץ על כל משמרת המופיעה בסידור כדי לראות את הפרטים שלה. בחלון שייפתח יוכלו לראות את סטטוס המשמרת, את המשימות הכלולות בה, העובדים שייבצעו אותה וכו׳.
תיבת חיפוש: הנמענים יוכלו להשתמש בתיבת החיפוש בפינה הימנית העליונה של הסידור כדי למצוא משתמשים ספציפיים.
מעבר בין תאריכים: הנמענים יוכלו להתאים את טווח התאריכים המוצג הפינה השמאלית העליונה של הסידור. באמצעות החצים ניתן לראות סידורי עבודה קודמים או עתידיים ובלחיצה על אייקון היומן ניתן לחזור בקלות לשבוע הנוכחי.
*שימו לב, היכולת להשתמש בקישור שיתופי ביומן העבודה זמינה החל מתוכנית ׳מתקדם׳ בהאב התפעול*
צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה תוך פחות מ-5 דקות לכל שאלה.