בכל ארגון, עובדים לעיתים נתקלים בשאלות שאינן בהכרח קשורות למנהלים הישירים שלהם, כגון שאלות על תלושי שכר, זכויות והטבות המגיעות להם, דיווחים על תקלות ועוד. יתרה מכך, בארגונים גדולים, שבהם עובדים רבים ממלאים את אותן משרות, עשויה להתעורר חוסר בהירות לגבי מי הגורם המתאים לפנות אליו.

לכן, פיתחנו בקונקטים את פיצ׳ר דסק תמיכה, שמספק פתרון מדויק לבעיות הללו ומבטיח שכל עובד יקבל מענה מהגורם הנכון בארגון בזמן המהיר ביותר. דסק תמיכה היא מערכת פניות באפליקציה, המבטיחה תקשורת פשוטה ויעילה בין העובדים לגורמים הרלוונטיים בארגון. עובד עם שאלה יכול בכל רגע ובכל מקום לפתוח את דסק התמיכה באפליקציית קונקטים ולהפנות את השאלה לגורם המתאים. בהתאם, הגורם המקבל את השאלה יכול לספק תשובה מיידית ואף להפנות את העובד למידע נוסף באפליקציה. כאשר כל זה מתנהל בסביבה מסודרת, המאפשרת בקרה ווידוא שאין דבר שמתפספס.

בנוסף, גורמים שונים בארגון יכולים לנצל את דסק התמיכה כדי להפנות שאלות לעובדים ולהכווין אותם לתוכן רלוונטי באפליקציה.

במאמר זה נציג בפניכם את דסק התמיכה ונעזור לכם להתחיל להשתמש בפיצ׳ר זה.

בקטע זה, נסקור את כל הצעדים הנדרשים להפעלת דסק התמיכה במערכת קונקטים, ונסביר על החשיבות שבפיצ׳ר זה לשיפור התקשורת הפנים-ארגונית.

כדי להפעיל את פיצ׳ר דסק התמיכה באפליקציה, בצעו את הצעדים הבאים: ראשית, היכנסו למערכת הניהול ועברו לתפריט הצד. לאחר מכן, בחרו באזור שבו תרצו להקים את דסק התמיכה ואז לחצו בתחתית האזור על כפתור "הוסף קטגוריה". כעת, בחרו בלשונית "תקשורת ארגונית" ולחצו על פיצ'ר דסק התמיכה.

בשלב זה, לחצו על הכפתור הכחול "GET STARTED" הממוקם במרכז המסך והפעילו את דסק התמיכה. לאחר מכן, בצעו בנייה ראשונית של דסק התמיכה שלכם במערכת הניהול. הבנייה הראשונית תכלול הגדרת דסקים ייעודיים לגורמים שונים בארגון והגדרת המנהלים שיתנו מענה בדסקים אלה.

כדי ליצור דסק, לחצו על הלשונית "ניהול דסקים" ואז על כפתור ״הוסף דסק״, העניקו שם לדסק, כמו "משאבי אנוש", "שכר", "בטיחות" ועוד, והוסיפו תיאור. לדוגמה, תוכלו לכתוב שהדסק מיועד לפניות למחלקת משאבי אנוש, כולל בירורים על זכויות והטבות, בקשות לניוד פנימי, ומחלוקות עם מנהל ישיר.

לאחר מכן, עבור כל דסק, הגדירו נציג – כלומר, הגורם בארגון שייתן מענה בדסק זה. שימו לב, כיום רק מנהלי מערכת יכולים להיות מוגדרים כנציגי דסק.

בשלב הבא, הגדירו את המשתמשים שתרצו לשייך לדסק (למשל, דסק אזור הצפון ניתן לשייך רק לעובדים מקבוצה חכמה של אזור הצפון).

בסיום, תראו סיכום של הדסק שבניתם, וכל שעליכם לעשות הוא ללחוץ על כפתור האישור בתחתית המסך.

למידע נוסף על פתיחת דסקים בדסק התמיכה, אתם מוזמנים לעיין במאמר "הוספת דסק תמיכה - הקצה את העובדים והנציגים הרלוונטיים".

באמצעות דסק התמיכה תוכלו ליהנות ממגוון יתרונות, ובין היתר:

העובדים והמנהלים בארגון אינם צריכים לנחש למי לפנות לעזרה; יש נציגים ברורים לכל עניין בארגון.

ללא הצורך לנחש למי לפנות, בין אם בשטח ובין אם במשרד, העובדים יכולים להתמקד במשימותיהם. הנציגים יכולים גם לנהל בקלות את השאלות הנכנסות ולספק תשובות במהירות ובקלות. כך, כל אחד בארגון יכול להשיג יותר תוצאות במהירות וביעילות מוגברת.

שמרו את כל התקשורת באותה אפליקציה כדי לשפר את הפרודוקטיביות. השתמשו בפיצ׳ר הצ'אט לתקשורת בין עובדים, קבוצות צוות או הודעות חשובות, והשתמשו בדסק התמיכה לכל השאלות של העובדים. למעשה, הצ'אט באפליקציית קונקטים יאפשר לכם לרכז את כל התקשורת הארגונית במקום אחד, בין אם זה שיחות ישירות, קבוצתיות או תיבת פניות, ובכך להבטיח בקרה וששום דבר לא מתפספס.

שימוש בדסק התמיכה מאפשר לכם לעקוב אחר השאלות שהוגשו ולהקצות אותן לנציגים שונים בארגון. כך תוכלו לחלק את העומס בין הגורמים השונים בארגון ולא להסתמך על אדם אחד בלבד.

כעת, כשהבנו כיצד ניתן להקים את דסק התמיכה במערכת שלכם וכיצד הכי נכון להשתמש בו, נציג מספר דוגמאות שבהן דסק התמיכה יכול לשפר את התפקוד בארגון שלכם.

אם העובדים שלכם זקוקים לתמיכה טכנית במהלך העבודה, דסק התמיכה יכול לחבר אותם במהירות לנציג המתאים. יתרה מכך, הדסק יאפשר לנציגים השונים לעקוב אחר השאלות הללו בצורה מסודרת ולהבטיח שאין פנייה פתוחה.

אם לעובדים שלכם יש שאלות על בעיות בציוד, תלושי שכר או מדיניות החברה, תוכלו להקים דסקים ייחודיים לכל מחלקה ולחבר את העובדים לנציגים המתאימים.

אם אתם חברה המפיצה משימות או מעסיקה עובדים במשמרות, חשוב מאוד שהעובדים יוכלו להתחבר למפיץ/לגורם המשבץ משמרות בארגון ולברר פרטים על המשימות או המשמרות שלהם בזמן אמת. דסק התמיכה מציע פתרון אידיאלי לכך, עם נציג מוקצה הזמין לענות על כל השאלות באופן מיידי. כך, למשל, אם יש עובד שצריך להגיע ללקוח ונתקל בבעיה, הוא יכול בקלות לפנות דרך דסק התמיכה ולקבל סיוע בזמן אמת, בעודו נמצא אצל הלקוח.