מדריך לפיצ׳ר קליטת עובדים

קליטה של עובדים חדשים יכולה להיות תהליך מורכב שדורש זמן רב, במיוחד כאשר מידע ומסמכים מפוזרים בין מערכות שונות. ריכוז כל המידע במקום אחד והפיכתו לנגיש הם חלק חשוב בהבטחת מסירת כל הפרטים הנדרשים על ידי עובדים חדשים בצורה מדויקת.

פיצ׳ר קליטת עובדים בקונקטים מאפשר למנהלי מערכת לייעל את תהליך הגדרת המשתמשים החדשים, לאסוף ולנהל מידע ומסמכים נדרשים של העובדים ולעקוב אחר התקדמות תהליך הקליטה מתחילתו ועד סופו, והכול נעשה מלוח בקרה מרכזי אחד שמספק שקיפות, עקביות ויעילות.

לפני שנתחיל, נעבור על כמה מונחים בסיסיים.

ערכת קליטה היא אוסף של מידע שאתם, כמעסיקים, צריכים לקבל מהעובדים לפני שהם מתחילים לעבוד, כגון מידע אישי בסיסי, הסמכות מקצועיות נדרשות או אפילו פרטי חשבון בנק. אפשר לחשוב על ערכה כעל אוסף של מסמכים וטפסים שהייתם נותנים לעובדים חדשים למלא. כך הכול מרוכז במקום אחד, העובדים יכולים למלא את המידע ישירות במערכת ואתם יכולים לעקוב אחר התקדמותם בקלות.

ערכת הקליטה מאפשרת למנהלי מערכת לראות אילו משתמשים חסרים פרטים בפרופיל או טרם השלימו משימות בתהליך הקליטה. היא כוללת את הרכיבים הבאים:

עבור כל פריט מידע ניתן לראות אם הוא הושלם או עדיין ממתין להשלמה, ומנהלי מערכת יכולים לבצע פעולות מהירות כדי לעדכן מידע חסר או לבקש מהעובדים להשלים אותו.

כדי להפעיל את פיצ׳ר קליטת העובדים, בצעו את השלבים הבאים:

לאחר שהגדרתם את חבילת הקליטה, תוכלו להוסיף או להסיר משתמשים חדשים לפי הצורך. עומדות בפניכם שתי אפשרויות: הוספת משתמשים חדשים או הוספת משתמשים קיימים.

כאשר תלחצו על האפשרות הוספת משתמשים חדשים, ייפתח חלון להוספת משתמשים חדשים, בדומה לתהליך הרגיל של הוספת משתמש חדש לחשבון. מלאו את השדות הנדרשים ולחצו על אישור כדי להשלים את התהליך.

💡 שימו לב: תצטרכו למלא גם את כל השדות שסימנתם כשדות חובה בעמוד פרטי המשתמש.

בנוסף לפרטים האישיים של המשתמש, יהיה עליכם לשייך אותו גם למדיניות החופשות הרלוונטית.

כאשר תלחצו על האפשרות הוספת משתמשים קיימים, תוצג רשימה של המשתמשים הנוכחיים שלכם. בחרו את המשתמשים הרלוונטיים מהרשימה ולאחר מכן לחצו על הוספת משתמשים בפינה השמאלית התחתונה כדי לשייך להם את החבילה.

השתמשו בלוח הבקרה של הקליטה כדי לעקוב אחר ההשלמה וההתקדמות של המשתמשים.

בטבלה יוצגו מספר מדדים מרכזיים:

ניתן לעקוב אחר ההתקדמות בתצוגת רשימה או טבלה.

הפעילו את האפשרות Incomplete only כדי לראות רק פריטים שעדיין דורשים השלמה, כגון פרטים אישיים או מסמכים חסרים.

כמנהלי מערכת, אם ישנם שדות שטרם הושלמו ודורשים את טיפולכם, יוצג לכם ווידג'ט לביצוע בעמוד הסקירה. לחיצה עליו תעביר אתכם ישירות לשדות שיש להשלים.

כאשר משתמשים נכנסים לחשבון שלהם באפליקציה לנייד, הם יראו בפיד שלהם הודעה שמבקשת מהם להשלים את תהליך הקליטה.

לאחר שהמשתמש ומנהל המערכת השלימו את כל שדות החובה בחבילה, המשתמש יופיע תחת מוכן לבדיקה ולאישור בתצוגת הטבלה. בתצוגת הרשימה, יופיע לצד שם המשתמש כפתור אישור כחול.

כדי לאשר את תהליך הקליטה:

אם אתם צריכים לפתוח מחדש את תהליך הקליטה:

כדי להעניק הרשאות מנהל מערכת בתכונת הקליטה, תחילה יש להעניק למנהל המערכת גישה לתכונה עצמה ולאחר מכן להגדיר הרשאות עבור חבילות קליטה ספציפיות.

כדי להעניק למנהלי מערכת הרשאה לתכונת הקליטה:

כדי להעניק למנהלי מערכת הרשאות לחבילה ספציפית בתכונת הקליטה:

כל מנהל מערכת יכול להתאים אישית את הגדרות ההתראות שלו כדי לוודא שהוא מקבל התראות רק לגבי משתמשים שהוא מנהל או שרלוונטיים עבורו.

כדי להגדיר את ההתראות, לחצו על שלוש הנקודות לצד הכפתור עריכת חבילה ובחרו קבלת התראות לגבי. מכאן, מנהלי מערכת יכולים לבחור לגבי אילו משתמשים הם רוצים לקבל התראות:

ש: האם ניתן להתאים אישית את השדות שהעובדים ממלאים?
ת: כן. בהגדרות ערכת הקליטה ניתן לקבוע אילו שדות ימולאו על ידי העובדים ואילו ימולאו על ידי מנהלי מערכת.

ש: האם ניתן לעקוב אחר מספר המשתמשים שהשלימו את תהליך הקליטה?
ת: כן. לוח הבקרה מאפשר לעקוב אחר שיעור ההשלמה של כל משתמש וכן אחר ההתקדמות הכוללת של תהליך הקליטה.

ש: האם ניתן להשלים את תהליך הקליטה גם בנייד וגם במחשב?
ת: כן. בשתי הפלטפורמות קיים ווידג'ט משימות קליטה, שמאפשר למשתמשים לצפות במשימות שהוקצו להם ולהשלים אותן.

ש: האם ניתן לראות את סטטוס הקליטה לפי מחלקה או צוות?
ת: כן. השתמשו באפשרויות סינון או קבוצות חכמות כדי לקבץ משתמשים לפי התקדמותם בתהליך הקליטה.

זקוקים לעזרה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו זמין (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) וישמח לענות על כל שאלה.