ארכיון מאפשר לכם לשמור על סדר במערכת הניהול באמצעות הפרדה בין תוכן פעיל לתוכן לא פעיל.
לדוגמא: שלחתם ברכת חג שמח לקראת חג הפסח, זו דוגמא לתוכן שאפשר להעביר לארכיון חודש לאחר מכן ולעשות בו שימוש חוזר בשנה לאחר מכן.
העברה לארכיון אפשרית בכל סוגי התכנים הקיימים במערכת.
מחיקת תוכן אפשרית רק מתוך הארכיון.
מדוע נעביר תוכן לארכיון?
העברת תוכן לארכיון מאפשרת להסתיר תוכן מהמשתמשים באפליקציה ועדיין לשמור את התוכן הרלוונטי ואת כל הסטטיסטיקות סביב התוכן לצפייה של מנהלי מערכת בלבד:
איזה משתמשים קראו נוהל מסויים.
מי המשתמשים שסיימו את הלומדה למניעת הטרדה מינית.
עדכונים ישנים שברצונכם לשמור תיעוד.
שמירת נהלים/ הדרכות ועדכונים לצורך שכפול או פרסום שלהם בעתיד
נהלים ישנים שברצונכם לשמור תיעוד הנוהל והמשתמשים שאישרו קריאה של הנוהל
טפסים ישנים אשר אין בהם שימוש אבל תרצו לשמור דוגמא של הטופס לצורך שכפול טופס דומה בעתיד
ועוד...
בכל אחד מהקטגוריות תוכלו לראות במסך התכנים כברירת מחדל את לשונית התכנית הפעילים ולידה את לשונית הארכיון המסומנת בצהוב.
העברת תוכן לארכיון:
מעבר עם העכבר על התוכן הרלוונטי
בכל תוכן שסמן העכבר מצביע עליו תראו כי בצד שמאל של השורה יש אופציה לבצע העברה לארכיון או שכפול (בתכנים מסויימים).
לחיצה על הסמל "העבר לארכיון" תעביר את התוכן ללשונית ארכיון.
אפשרות נוספת היא סימון של תכנים (באותה קטגוריה) אשר ברצונכם להעביר לארכיון. החל מסימון התוכן הראשון יופיע כפתור ירוק מעל שורת הכותרת "העבר לארכיון".
להלן דוגמא של העברת עדכון או תוכן מותאם אישית לארכיון
מחיקת תכנים
מחיקת תוכן הינה מחיקה לצמיתות ולא יתאפשר שחזור של תוכן שמחקתם. לפני מחיקה חשבו האם תרצו לראות תוכן זה בעתיד.
כיצד מוחקים?
מתוך לשונית ארכיון עוברים אם סמן העכבר על התוכן המיועד למחיקה.
בצד שמאל של השורה יופיע אייקון של פח זבל.
לחיצה על סמל הפח תבצע מחיקה לצמיתות.
טיפ!
העברת תוכן ישן לארכיון תאפשר למשתמשים למצוא תכנים מהר יותר באפליקציה.
מערכת הניהול שלכם תגיב מהר יותר אם תעבירו תכנים ישנים לארכיון.