הסוף לחיפוש בתיקיות וקלסרים כדי למצוא את המסמך האחד שצריך.
קטגוריית מסמכים מאפשרת לעובדים להעלות מסמכים ישירות דרך האפליקציה ולמנהלים לרכז את כל המסמכים הקשורים לעובדי הארגון כך שיהיו תמיד בהישג יד, למשל טופס 101, הסכם העסקה, הסמכות שונות או רישיון נהיגה וכן מסמכי ביטוח או אישורי חברות פנסיה ועוד.
בשביל להתחיל לחצו בתפריט הצד על קטגורית מסמכים והיכנסו לקטגוריה.
הוספת מסמך לאוסף מסמכים:
לחצו על כפתור ״הוסף מסמך״ בתוך אוסף המסמכים הרלוונטי.
בחר את המסמך הרלוונטי מבין המסמכים הזמינים עבורכם ולחצו על ״הוסף לאוסף״.
לחילופין, צרו מסמך חדש באמצעות לחיצה על כפתור ״הוסף מסמך לרשימה״.
בלשונית שתיפתח, הזינו את שם המסמך.
באפשרותכם להעלות למערכת את תבנית המסמך (כלומר מסמך ריק) כדי שהעובדים יוכלו להוריד את המסמך, למלא אותו ולהגיש בחזרה.
הגדירו את הגדרות המסמך ולחצו על הוסף מסמך.
המסמך החדש נוסף לרשימה!
הגדרות המסמך:
בעת יצירת מסמך יש שלוש אפשרויות:
להגדיר את המסמכים כ״נדרשים״, כלומר העובדים חייבים להעלות אותם.
להגדיר מסמכים ״גלויים״ למשתמשים באפליקציה בלשונית הפרופיל.
לאפשר למשתמשים להעלות את המסמכים מהאפליקציה במובייל או ממשק המשתמש במחשב (במידה ולא תאפשרו זאת, רק מנהלי המערכת יוכלו להעלות את המסמכים עבור העובדים). בנוסף, להגדיר אם נדרש אישור מנהל מערכת עם הרשאת ניהול לקטגוריה לקבלת המסמך.
מהם אוספי המסמכים ואיך להשתמש בהם:
אוספי מסמכים הן קבוצות של מסמכים שניתן להקצות אותם למשתמשים בודדים או לקבוצות חכמות. ניתן להוסיף כמה אוספי מסמכים, שכל אחת מהן מכילה מסמכים זהים או שונים, בהתאם לצורך.
כדי להוסיף אוסף מסמכים חדש, פשוט בצעו את הפעולות הבאות:
לחצו על כפתור ״הוסף אוסף מסמכים חדש״ בתוך הגדרות הקטגוריה.
תנו שם לאוסף.
בחרו והוסיפו את המסמכים הרלוונטים מרשימת המסמכים (או צרו מסמכים חדשים).
הקצו את אוסף המסמכים למשתמש הרלוונטי או לקבוצה החכמה ושימרו את השינויים.
בנוסף, תוכלו לקבוע לאיזה ממנהלי המערכת תהיה הרשאת הניהול לביצוע פעולות שונות במסמכים שבאוסף, כמו צפייה במסמכים, העלאת מסמכים, אישור או דחייה שלהם וערכיתם.
בשביל להגדיר את הרשאות הניהול, לחצו על כפתור ״הגדרות״ ואז על כפתור ה-״+״ הכחול בראש האסופה הרלוונטית. בלשונית שתיפתח תוכלו להעניק למנהלי המערכת הרשאה לאוסף המסמכים ולקבוע את הפעולות אותן הם יוכלו לבצע.
איך נראים המסמכים מנקודת המבט של מנהל המערכת?
בכניסה לקטגורית מסמכים, מנהלי המערכת יוכלו לבחור את אוסף המסמכים שירצו לצפות בהם. בשביל לבחור אוסף מסמכים, פשוט לחצו על הלשונית הרלוונטית - כל לשונית היא אוסף מסמכים. ניתן לעבור בקלות בין תצוגות המסמכים על ידי לחיצה על האוסף שאת המסמכים שלו נרצה לראות.
בכניסה לתצוגה הרלוונטית, יופיעו כל המשתמשים שהוקצו לאוסף המסמכים הזה. מסמכים שנוספו מסומנים בירוק.
שימו לב! אם הוגדר שהמסמך נדרש אישור מנהל יופיע הכפתור הירוק ״ממתין לאישור״.
בלחיצה על מסמך מסוים תפתח לשונית שתאפשר למנהלים להוריד או להחליף את המסמך ולאשר או לדחות אותו (אם הוגדר שאלו נדרשים).
באפשרותכם לצפות בהיסטוריה של המסמך, על ידי בחירה בלשונית ״היסטוריה״ בתוך המסמך עצמו.
כאן, ניתן לראות או להוריד מסמכים שהועלו בעבר. יכולת זו תהיה שימושית אם קיימים מסמכים כגון חידוש רישיון שצריך לעדכן על בסיס שנתי.
באשר למשתמשים שעדיין לא העלו מסמכים, בחירה על כפתור ה״+״ הכחול נותנת שתי אפשרויות: להעלות את המסמכים עבור המשתמש או להזכיר למשתמש להעלות את המסמך.
כיצד נראים מסמכים עבור משתמשים באפליקציה לנייד?
משתמשים יכולים לגשת ולהעלות את המסמכים שלהם בקלות באפליקציה במובייל. כל שעליהם לעשות הוא לגשת ללשונית הפרופיל ל״מסמכי העובדים״ ולאחר מכן לשלוח מחדש או לגשת למסמכים הדרושים.
