אוטומציה של תהליכים וסטנדרטיזציה זה דבר שחשוב לכל עסק.

לטפסים יש ​​ארבע יכולות מרכזיות המספקות ערך עצום לעסק שלכם:

ניתן לחלק את הטפסים באופן רחב לכמה קטגוריות עיקריות

דוגמאות לטפסים: טופס בקשת יום מחלה או חופשה, טופס בקשת הלוואה, טופס החזרי הוצאות, טופס חבר מביא חבר, טופס אישור מעבר הדרכה, טופס עדכון פרטים אישיים או קליטת עובד חדש, בחירת מתנות חג, תיבת פניות ועוד..

יתרונות: בטפסים האלו, כל עובד יכול למלא ולתעד את כל המידע הרלוונטי בקלות כולל העלאת תמונות תומכות וכל מידע אחר שנדרש. כל הטפסים מתועדים, מוגשים ומאורגנים אוטומטית כך שלאחר איסוף המידע תוכלו להגיב ולפעול על פי הצורך.

לדוגמא, מיה היא אחראית השכר של החברה ולפני תהליך השכר והוצאת המשכורות עליה לדעת אילו החזרי הוצאות מגיעים לכל אחד מהעובדים בחברה. מיה תוכל בקלות להיכנס לטופס החזרי הוצאות או להסתכל על הדוח האוטומטי החודשי שקיבלה מספר ימים לפני תהליך המשכורות וכך תוכל לעדכן את הנתונים הללו לכל עובד ועובד.

דוגמאות לטפסים: צ'קליסט פתיחת משרד/ משמרת, צ'קליסט תחילת נסיעה, הזמנת טיפול שנתי לרכב, הזמנת אוכל לארוחות, הזמנת ביגוד או פתיחת קריאת שירות לניקיון/ מחשוב ועוד.

יתרונות: טפסים תפעוליים, כברירת מחדל מכתיבים סטנדרטיזציה בארגון שלכם מכיוון שכל חברי הצוות דבקים באותו פורמט של דיווח. הם מביאים יעילות תפעולית, משפרים את רמת השירות ועוזרים לך לסמן דברים חריגים שעשויים לדרוש התייחסות נוספת. בנוסף הם מסייעים לעשות סדר בבקשות והזמנות שלעיתים קורות בצירים שאינם מוסדרים ואין להם תיעוד.

כדוגמה לכך, שחר מנהל החנות יכול לראות מהנייד שלו בכל זמן נתון את צ'קליסט הפתיחה של היום ולפעול בכל מקרה חריג, גם אם אינו נמצא בחנות. או לחלופין עינת אחראית הלוגיסטיקה יכולה לעקוב אחר הזמנות המדים שהעובדים מזמינים מהדוח החודשי אותו היא מקבלת.

דוגמאות לטפסים: דיווח על תקלה, דיווח על מפגע בטיחותי, דיווח על תאונה, דיווח על בעיית משמעת.

יתרונות: טפסי דיווח מאפשרים דיווח מפורט, מהיר בכל עת ומכל מקום. הם מאפשרים תגובה מהירה וכן תיעוד קל ונוח לכל טופס.

כדוגמה, כאשר נועה מדווחת על אירוע שהתרחש במפעל שפוגע בתהליך הייצור, המנהל שלה מקבל הודעה אוטומטית בזמן אמת ומקבל עותק PDF של פרטי האירוע, תמונות ומיקומים מהשטח.

דוגמאות לטפסים: הצהרת בריאות יומית, קבלת מדיניות חדשה של הארגון.

יתרונות: טפסי קרא וחתום יעילים מאוד בהשגת תגובה מהירה ומתועדת מהצוות שלכם, על מנת להבטיח שאתם עומדים בתקנים וכי הצוות שלכם מעודכן בפרוטוקולים וההנחיות הפנימיות של הארגון. טפסי קרא וחתום מספקים לכם שקיפות מלאה לגבי מי קרא וחתם על הטופס ובכך מקל על המעקב כך שתוכלו לשלוח הודעת פוש רק למשתמשים שלא מילאו את הטופס.

כדוגמה, יהלי מנהלת משאבי אנוש מעוניינת לוודא שכל הצוות שלה מעודכן בעדכונים האחרונים של ספר המידע לעובד של החברה. לטובת כך היא מייצרת טופס קרא וחתום המפרט את המידע הרלוונטי. באמצעות הטופס היא מוודאה את סטטוס המחוברות של עובדיה ובנוסף היא מורידה קובץ PDF של כל טופס שהגיש חבר בצוות בכדי להבטיח תיעוד.

דוגמאות לטפסים: ביקורת לאתר, ביקורת ביצועי הצוות, ביקורת בריאות ובטיחות ואף סיום ביקורת של טכנאי בבית הלקוח.

יתרונות: דוחות ביקורת מקלים על המבקר לתעד את הממצאים, מאפשרים תהליכי סטנדרטיזציה של הבדיקה ומעקב אחר תוצאות הביקורות השונות בארגון על ידי שמירת כלל הביקורות ברחבי הארגון והפיכתן לנגישות וניתנות להשוואה.

כדוגמה, כאשר מאיר מבצע ביקורת בריאות ובטיחות במסעדה, הוא מביט תחילה בביקורת מהשנה שעברה כדי להעריך את תוצאות הביקורת הקודמת וכך יכול לייחס בביקורת החדשה האם יש מגמה של שיפור, האם נדרשות פעולות כדי להעלות את רמת הצוות ועוד.

​