במידה וישנו טופס דומה באופיו ובשאלותיו, אך מיועד למשתמשים שונים, תוכלו לשכפל את הטופס, לערוך אותו בהתאמה ולשייך אותו למשתמשים המתאימים.

במידה וישנו טופס שאינו רלוונטי יותר והמשתמשים לא צריכים להמשיך ולהגישו, תוכלו להעבירו לארכיון. שימו לב שבעת העברת הטופס לארכיון, כלל הגשות המשתמשים ישמרו.

כדי לשמור על שפה משותפת בארגון וקו אחיד בטפסים, תוכלו לשמור כל טופס שיצרתם בתור תבנית, כך שבפעם הבאה שתרצו להשתמש בטופס דומה תוכלו לבחור בו מתוך ״תבניות״, לעבוד על הטופס ולשנותו בהתאם לצורך.

אם תרצו להעביר טפסים מקטגוריית טפסים אחת לקטגוריית טפסים אחרת, תוכלו לעשות זאת בקלות על ידי סימון הטופס הספציפי, לחיצה על כפתור הפעולות ולחיצה על "העבר". בלחיצה על כפתור "העבר", תוכלו לבחור לאיזו תקייה תרצו להעביר את הטופס הנבחר.

שימו לב! ניתן להעביר טפסים בין שתי קטגוריות מסוג "טופס". במידה ותרצו להעביר טופס מקטגוריית "טפסים" לקטגוריית "התאמה אישית", תוכלו לשמור את הטופס כתבנית ובבחירת אובייקט "תהליך" בקטגוריית התאמה אישית, לבחור מתוך התבניות השמורות ולהשתמש בתבנית אותה יצרתן.

הסדר שבו מופיעים הטפסים במערכת הניהול הוא הסדר שבו המשתמש רואה את הטפסים בלשונית התכנים.

כדי לשנות את סדר הטפסים, כך שיופיעו בסדר שיהיה נוח ביותר עבור המשתמשים, תוכלו בפשטות להיכנס לתצוגה המקדימה ובאמצעות גרירה של הטפסים תוכלו להגדיר את הסדר של הטפסים מחדש.

​