חתימות דיגיטליות משנות את הדרך שבה ארגונים מנהלים מסמכי עובדים, והופכות תהליך שבעבר היה ידני ומסורבל לפשוט, מהיר ודיגיטלי לחלוטין. מהיום ניתן להעלות מסמכים ישירות למערכת קונקטים ולאפשר לעובדים למלא ולחתום עליהם באופן מיידי דרך האפליקציה, מכל מכשיר ובכל זמן.
כך ניתן לנהל בקלות מסמכים כמו הסכמי עבודה, טפסי קרא וחתום, מסמכי קליטת עובד ועוד, תוך שמירה על תיעוד מלא ועמידה בדרישות רגולטוריות. הפתרון מאפשר שילוב של חתימה דיגיטלית, הזנת טקסט והזנת תאריכים בתוך אותו מסמך, בהתאם לצורך ולמבנה הטופס.
במסגרת מאמר זה נסקור כיצד ניתן להעלות מסמכים לקונקטים ולהגדיר אותם כך שעובדים יוכלו לחתום עליהם ישירות מהאפליקציה, בצורה פשוטה, מאובטחת ונגישה.
כיצד להפעיל חתימה דיגיטלית (E-Sign)
כדי ליצור מסמך חדש המאפשר למשתמשים לחתום באמצעות חתימה דיגיטלית, יש לבצע את השלבים הבאים:
שלב 1: יצירת מסמך חדש
גשו לפיצ’ר המסמכים מסרגל הצד השמאלי.
בחרו את האוסף הרלוונטי בראש העמוד והוסיפו מסמך חדש באמצעות לחיצה על הוסף ובחרו באופציה מסמך חדש.
בחרו באפשרות E-sign document.
בחלון שנפתח, התחילו להגדיר את המסמך לחתימה:
בחרו שם למסמך והוסיפו תיאור במידת הצורך.
בחרו האם כל המשתמשים ימלאו את אותו המסמך (Same document for all) או יקבלו מסמך ייחודי (Document per user).
לאחר מכן, בחרו האם המסמך יהיה גלוי למשתמשים והאם נדרשת בדיקת מנהל לאחר החתימה.
לבסוף, הגדירו תאריך תפוגה למסמך.
שלב 2: העלאה ובניית המסמך
אם בחרתם באפשרות Same document for all, התחילו בבניית המסמך על ידי העלאת קובץ ה-PDF הרלוונטי ולחצו הבא.
בנו את המסמך על ידי הוספת שדות לפי הצורך:
גררו את השדה הרלוונטי אל המסמך.
ניתן להוסיף שדות כמו טקסט (שם פרטי/משפחה), תאריך או חתימה, ולהתאים את גודלם למבנה המסמך.
שלב 3: סיכום
בשלב האחרון, עברו על המסמך כדי לוודא שכל השדות ממוקמים כראוי ולחצו Next לשמירת השינויים.
חוזים אישיים ותבניות
כדי להגדיר מסמך מותאם אישית לכל משתמש (למשל חוזים אישיים או תנאי העסקה), בחרו באפשרות Document per user בעת ההגדרה הראשונית.
לאחר לחיצה על הבא תעברו ישירות לשלב הסיכום. לחצו על Create כדי ליצור תיבה נפרדת לכל משתמש. לחצו על סמל ה-+ ליד המשתמש הרלוונטי, בחרו Create document והעלו את המסמך או החוזה האישי שלו. לאחר מכן בצעו את שלבים 2–3 להשלמת התהליך.
אם ברצונכם להשתמש שוב במסמך האישי שיצרתם (למשל עבור מספר עובדים במשרה חלקית שחותמים על אותו חוזה), ניתן לשמור אותו כתבנית בשלב הסיכום.
שימו לב: אפשרות התבניות זמינה רק עבור מסמכים אישיים.
כיצד משתמשים חותמים על מסמכים
משתמשים יכולים לחתום על המסמך שיצרתם כך:
גשו לפרופיל באפליקציה ולחצו על מסמכי עובד.
אתרו את המסמך הרלוונטי ופתחו אותו.
לחצו על Fill document והתחילו למלא את השדות (תאריך, שם, חתימה וכו’).
לאחר מילוי כל השדות הנדרשים, לחצו Review ובדקו שהמידע נכון ומלא. כשתהיו מוכנים, שלחו את המסמך לבדיקת המנהל.
* עד 2 מסמכים עם חתימה אלקטרונית זמינים בתוכנית המתקדמת בהאב הדרכה ואנשים.
* עד 10 מסמכים עם חתימה אלקטרונית זמינים בתוכנית המומחה בהאב הדרכה ואנשים.
צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה לכל שאלה.