הגדרות הטופס- שדות ניהול הטופס

שדות ניהול בטופס מאפשרים למנהלי המערכת או למשתמש איתו שיתפו את הטופס להוסיף שכבת מידע נוספת על גבי הגשת המשתמש. באמצעות שדות אלו, תוכלו להוסיף מידע מגוון על ההגשה של העובד כגון סטטוס, הערה, תאריך, חתימה, צירוף קובץ והעברת הטופס למנהל מערכת נוסף להתייחסות.

טפסים רבים עוברים בין גורמים שונים בארגון לטובת ניהול הטופס. לדוגמא, במקום לקחת טופס ידני ולהעביר אותו למנהל ישיר כדי שיתן הערה ויחתום ולאחר מכן למנהל בכיר לשינוי סטטוס ואישור סופי, התהליך יכול לקרות באמצעות שדות אלו ישירות דרך האפליקציה במובייל.

כמו כן, שדות הניהול מאפשרים לסגור מעגל עם המשתמש אשר מילא את הטופס. ניתן לבחור עבור כל שדה בנפרד האם הוא יוצג למשתמש או ישאר כמידע פנימי וכן האם הוא יקבל התראה (פוש) בזמן נתון כשיש שינוי בשדה ספציפי. את ההגדרות ניתן לשנות בקלות עבור כל שדה באמצעות הפעלת ההגדרה (שינוי למצב מופעל בצבע ירוק).

ניתן להוסיף מספר שדות מאותו הסוג וכן מומלץ לסדר את השדות בסדר כרונולוגי כפי שהייתם מעבירים את הטופס במציאות.

ניתן להוסיף שדות ניהול לטופס קיים או במהלך יצירת טופס חדש.

כדי להוסיף שדות ניהול:

טפסים רבים עוברים בין גורמים שונים בארגון לטובת ניהול הטופס.

לדוגמא, במקום לקחת טופס ידני ולהעביר אותו למנהל ישיר כדי שיתן הערה ויחתום ולאחר מכן למנהל בכיר לשינוי סטטוס ואישור סופי, התהליך יכול לקרות באמצעות שדות ייעודיים, ישירות דרך האפליקציה במובייל.

במאמר זה תוכלו לקרוא על הנושאים הבאים:

תחת פיצ׳ר הטפסים שלנו ניתן לייצר מספר סוגי שדות בשדות הניהול הטופס, להלן:

שדה מסוג הערה - בטופס "בקשת הלוואה" תוכלו להשתמש בשדה מסוג הערה לצורך הערות של גורמים שונים בתהליך. לדוגמא ״הערת מנהל ישיר״ וכן ״הערת חשבת שכר״.

שדה מסוג סטטוס - בטופס "דיווח תקלה" על ידי משתמש, תוכלו להשתמש בשדה סטטוס על מנת לאפשר למנהל הבטיחות המחלקתי לשנות את הסטטוס של הבקשה ואף להוסיף "הערת מנהל מפעל" אשר חשופה למשתמש וכן שולחת התראה כדי שידע כיצד לפעול בהתאם.

לאחר שעברנו על סוגי השדות השונים, כדי להוסיף שדות ניהול לטופס שיצרתם במערכת, היכנסו לטופס הרלוונטי > לחצו על ״אפשרויות״ > ״הגדרות״ ועברו ללשונית ״שדות ניהול הטופס״ > הוסף עמודה.

שדות הניהול מאפשרים לסגור מעגל עם המשתמש אשר מילא את הטופס. ניתן לבחור עבור כל שדה בנפרד האם הוא יוצג למשתמש או ישאר כמידע פנימי ובנוסף ניתן לבחור האם הוא יקבל התראה (פוש) בזמן נתון כשיש שינוי בשדה ספציפי.

בנוסף אנו יכולים להגדיר למי אנו נותנים הרשאה לעריכת שדות ניהול הטופס, כאשר אנו יכולים לתת הרשאות ל:

בהתאם להגדרות אלו, אנו יכולים להגדיר שהמנהל הישיר של כל עובד שהוגדר בשדות פרטי המשתמש תחת לשונית המשתמשים שלנו יערוך את שדות הניהול של כל אחד מהעובדים שלו. לחלופין אנו יכולים להעניק הרשאות עריכה למשתמשים ספציפיים, גם כאלה שאינם מנהלים במערכת לערוך את הטופס וניתן לשלב בין השניים.

את ההגדרות ניתן לשנות בקלות עבור כל שדה באמצעות הפעלת ההגדרה (שינוי למצב מופעל בצבע כחול).

טיפ מקצועי: ניתן להוסיף מספר שדות מאותו הסוג וכן מומלץ לסדר את השדות בסדר כרונולוגי כפי שהייתם מעבירים את הטופס במציאות.

בשדות ניהול הטופס ניתן לצפות משלושה מקומות שונים: ממשק הניהול במחשב, לשונית הניהול באפליקציה ומן הפרופיל האישי באפליקציה עבור משתמשים ששותף עימם הטופס.

בכל טופס חדש מתווספת כברירת מחדל עמודת סטטוס עם האפשרויות "בוצע" ו-"בטיפול".
בהגדרות שדות הניהול תוכלו להוסיף סטטוסים נוספים או לערוך סטטוסים קיימים.

כדי להוסיף סטטוסים נוספים, לחצו על שדה הסטטוס כדי לפתוח את ההגדרות ולאחר מכן לחצו על "הוספת סטטוס".

כמנהלי מערכת, תוכלו לשנות את הסטטוס של טופס, להשאיר הערות, להוסיף חתימה ועוד — דרך ההגשות של הטופס.

בהתאם להגדרות שלכם, משתמשים באפליקציה לנייד יוכלו לצפות בשדות הניהול של ההגשה.

כדי לשלוח למשתמשים התראה על שינוי בשדה ניהול, הפעילו את האפשרות "הצג עמודה זו באפליקציית המשתמשים".

משתמשים באפליקציה יקבלו התראה על שינוי סטטוס כפי שמופיע בתמונה למטה.

כדי לצפות בהיסטוריית ההגשות של משתמש, על העובדים להיכנס ללשונית הפרופיל > היסטוריית ההגשות שלי.

צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה לכל שאלה.