השימוש בטפסים הולך וגובר וכך גם אפשרויות ניהול הטופס הקיימות, המאפשרות לכם לנהל את הטופס בצורה טובה ומקיפה יותר. לכל טופס ישנן הגדרות רבות המאפשרות לכם לנהל את הטופס מקצה לקצה ע"י אפשרויות שיתוף שונות והוספת שדות ניהול טופס שונים.

לקריאה על ההגדרות השונות לחצו כאן.

במאמר זה נסקור טופס שכיח - טופס בקשת הלוואה

בטופס כדוגמת בקשת הלוואה, תרצו שבסיום מילוי הטופס, המשתמש יעבירו לאישור של המנהל הישיר ולאחר מכן המנהל הישיר יעביר זאת לאישורה של חשבת השכר. כל פונקציה מאשרת תוכל גם לכתוב הערה או לחתום במידת הצורך.

במקרה זה, השתמשו באפשרויות שיתוף הטופס, בהן תאפשרו למשתמש לבחור את המנהל הישיר מתוך רשימת נמענים מוכנה מראש.

בנוסף השתמשו בשדות ניהול הטופס על מנת לאפשר למנהל לשנות את סטטוס הטופס ולהעבירו לחשבת השכר ואף להגדיר האם המשתמש יקבל על כך התראות.

1. בניית הטופס -ניתן ליצור ריבוי של דוחות אוטומטים ובכך תוכלו ליצור דוח לכל צורך קיים. להרחבה בנושא כיצד לבנות טופס - לחצו כאן.

2. מעבר להגדרות - אפשרויות שיתוף - בחרו באופציה השניה "אפשר למשתמשים לבחור נמענים מתוך רשימה" והזינו את רשימת המנהלים הישירים.
להרחבה בנושא אפשרויות שיתוף - לחצו כאן.

3. הגדרות - שדות ניהול הטופס- סדרו את השדות כך שיאפשרו ניהול פשוט לכל מי שמנהל את הטופס הספציפי.
בדוגמא הזו - ערכו את שמות השדות "הערה" ו"סטטוס" הקיימים ל"הערת מנהל ישיר" ו"סטטוס מנהל ישיר". הוסיפו שדה מסוג "חתימה" למנהל ישיר ושדה מסוג "מנהל" שבאמצעותו יוכל המנהל הישיר להעביר את הטופס לביצוע של חשבת השכר.
לסיום, הוסיפו שדות מסוג "הערה" ו"סטטוס" לחשבת השכר, עדכנו את שמם ל"הערת חשבת שכר" ו"סטטוס חשבת השכר" והגדירו אילו מן השדות יופיעו למשתמש ואילו לא. בדוגמא זו, חשבת השכר נותנת את הסטטוס הסופי ולכן רק שינוי הסטטוס הזה יתריע למשתמש על שינוי התוכן ואותו הוא יוכל לראות באפליקציה ובכך תוכלו גם לסגור מעגל ישירות מול העובד בזמן אמת.

להרחבה בנושא שדות ניהול הטופס - לחצו כאן.

1. המשתמש יגיש את הטופס ובסיום המערכת תבקש ממנו לבחור עם מי הוא מעוניין לשתף את הטופס (מתוך הרשימה שהגדרתם במערכת הניהול).

לחצו כאן לצפייה בסרטון המדגים את חוויית המשתמש.

2. לאחר בחירת משתמש ספציפי, אותו משתמש יקבל על כך הודעת פוש באפליקציה שמשתמש אחר שיתף איתו את הטופס.

3. בלחיצה על הודעת הפוש, האפליקציה תעבירו ישירות לטופס הרלוונטי ובו יוכל לעדכן את הנתונים השונים (הערה, סטטוס וחתימה).

לחצו כאן לצפייה בסרטון המציג את חווית המנהל הישיר.

4. לאחר עדכון השדות הרלוונטיים, המנהל הישיר ישייך את הטופס לחשבת השכר ע"י לחיצה על שדה מסוג "מנהל". בלחיצה על שדה זה, יוכל המשתמש להעביר את הטופס לכל מנהל מערכת בעל הרשאה לטופס זה ו/או לעצמו (המשתמש איתו שיתף העובד את הטופס).

5. לאחר ביצוע השיוך, חשבת השכר תקבל הודעת פוש שהמנהל הישיר שיתף איתה טופס ותוכל גם היא להיכנס לטופס דרך האפליקציה ולעדכן את השדות הרלוונטיים.