Los Grupos inteligentes son una excelente herramienta para organizar y estructurar tu empresa y distribuir fácilmente el contenido relevante a las personas relevantes, lo cual es clave cuando se dirige una empresa. Se pueden crear grupos para diferentes departamentos, como ubicaciones, habilidades o cualquier otra diferenciación que se adapte a las necesidades de tu empresa. ¡Todo lo que tienes que hacer es establecer el filtro o etiqueta del grupo, y el sistema hará el trabajo por ti, automáticamente!
Antes de profundizar en la función de Grupos inteligentes, repasemos lo que se discutirá en este artículo. Este artículo tratará sobre:
¡Empecemos!
¿Qué son los Segmentos y qué son los Grupos inteligentes?
Los Segmentos se componen de Grupos inteligentes. Puedes tener tantos Segmentos y Grupos inteligentes como desees. En pocas palabras, los Grupos inteligentes son grupos basados en reglas. Todos los usuarios que cumplan con la regla se agregarán automáticamente al grupo, y aquellos que no cumplan con la regla no se agregarán. Es tan simple como eso.
En el ejemplo a continuación, puedes ver que el segmento se etiqueta como Posiciones y los Grupos se etiquetan como Ventas, RR.HH. y Marketing.
¿Cuándo es útil utilizar grupos inteligentes?
¡Los Grupos inteligentes siempre son una buena idea! Especialmente si tiene múltiples departamentos en tu organización, como Ventas, Soporte al cliente o RR.HH. Al crear grupos inteligentes, podrás dividir a los usuarios en los grupos relevantes.
Configurar grupos inteligentes te permitirá:
Asignar gerentes a un grupo específico
Agregar y eliminar automáticamente personas de chats, horarios de trabajo, reloj checador, formularios o cualquier otra función asignada a un Grupo inteligente.
Enviar contenido automáticamente a los usuarios que cumplen con las reglas de un grupo inteligente
Bloquear automáticamente el contenido de los usuarios que no cumplen con las reglas del grupo.
¿Cómo se crean Grupos inteligentes?
Los Grupos inteligentes se crean creando un grupo y estableciendo una regla por la cual se filtrará el grupo. Todos los usuarios que cumplan con los criterios se filtrarán automáticamente en el Grupo inteligente.
Antes de comenzar a crear grupos, repasemos la terminología básica:
Los Campos personalizados son campos en el Perfil de usuario. Estos son completamente personalizables y se pueden editar para ser cualquier campo que tu empresa pueda necesitar. Ejemplos de estos son Sucursal, Departamento, Posición, Tamaño de camiseta, etc.
Cómo llegar al menú de Campos personalizados desde dentro del perfil del usuario:
El menú de Campos personalizados:
A continuación, puedes ver cómo se ven los Campos personalizados dentro del perfil de usuario:
Los filtros son las opciones que has establecido dentro de los campos personalizados. Por ejemplo, si el campo personalizado es Posición, las opciones podrían ser Marketing, Recursos Humanos o Gerente de Ventas.
Tip: Estas opciones se pueden crear en la sección de Administrar campos del perfil del usuario creando un campo personalizado de lista desplegable.
Ahora que sabemos lo que significa la terminología, repasemos los pasos para hacer esto a continuación:
Paso 1: Navega hasta la categoría de grupos inteligentes en la barra lateral izquierda
Paso 2: Primero, agrega un Segmento
Paso 3: Use el botón + Agregar grupo desde dentro del Segmento para crear un grupo y luego nombre el grupo.
En el ejemplo a continuación, puedes ver que creé un Segmento llamado Posiciones con el Grupo llamado Ventas en él.
Paso 4: Configura el filtro. Primero, elige el campo personalizado y finalmente selecciona los criterios por los cuales se definirá el grupo. Esto se hace eligiendo la opción que filtra el grupo.
En el ejemplo a continuación, puedes ver que configuramos el filtro como Posición es Ventas. Observa cómo la lista de participantes incluye solo aquellos cuya posición está configurado como Ventas en su perfil de usuario.
A continuación, puedes ver el proceso completo que seguimos al crear el Grupo inteligente de Ventas que se describió anteriormente.
Ahora que entendemos cómo crear un grupo inteligente, repasemos algunos ejemplos de cómo establecer filtros y los tipos de grupos que crearán.
Ejemplo 1: Posición (campo personalizado) es Ventas (filtro). Esto creará un grupo inteligente con todos los usuarios cuyo cargo es Ventas
Ejemplo 2: Sucursal (campo personalizado) es Midtown (filtro). Esto creará un grupo inteligente con todos los usuarios cuya Sucursal esté configurada en Midtown.
Creando grupos inteligentes con múltiples filtros
Ahora que tienes los conceptos básicos, ten en cuenta que podemos crear grupos más dinámicos y complicados.
Siguiendo con nuestros ejemplos anteriores, digamos que tengo un representante de ventas que trabaja en Midtown, pero también tengo uno que trabaja en Brooklyn. Es posible que no quiera que todos esos usuarios estén en el mismo grupo. ¿Por qué no? Bueno, alguna de la información del representante de ventas que trabaja en la sucursal de Midtown podría no ser relevante para aquellos que trabajan en la sucursal de Brooklyn y viceversa. Ahora que tienes la idea, veamos cómo solucionarlo creando un grupo basado en más de un filtro.
Paso 1: Como se hizo anteriormente, comienza creando el grupo inteligente y creando el filtro como se muestra arriba. En este caso, tendremos 2 filtros. Nombra al grupo Midtown Sales Reps.
Paso 2: Al igual que el filtro anterior, uno sería La Posición (campo personalizado) es Ventas (filtro). Esto recopilará a todos nuestros representantes de ventas.
Paso 3: Luego presionaremos el botón + en el lado izquierdo y agregaremos nuestro segundo filtro. Este será Sucursal (campo personalizado) es Midtown (filtro). Ahora, observa que todos los miembros del grupo son aquellos cuyo perfil de usuario contiene AMBOS el puesto de Ventas Y la sucursal de Midtown. ¡Voilà, has creado un grupo inteligente que solo contiene a tus representantes de ventas que trabajan en Midtown!
Veamos cómo se ve este criterio de filtro a continuación:
Tip: ¡Los filtros de los grupos inteligentes distinguen entre mayúsculas y minúsculas! Por esta razón, recomendamos utilizar campos personalizados de lista desplegable. Es muy importante que, si no utiliza un campo personalizado de lista desplegable, te asegures de que la información que estas escribiendo en el perfil del usuario coincida exactamente con el filtro que has establecido para el grupo inteligente, de lo contrario, los usuarios no se agregarán al grupo correcto.
¿Cómo se filtran automáticamente los grupos inteligentes?
En este punto, es posible que estés diciendo que entiendes cómo crear un grupo inteligente, y es genial, pero puede que te preguntes cómo hacer para que se actualicen automáticamente. Explicaremos esto utilizando algunos ejemplos de casos de estudio, que también puedes experimentar en tu empresa.
Ejemplo 1: Eliminando a un usuario de un grupo y agregándolo a otro.
Tengo un usuario llamado Daniela. Daniela es una representante de ventas y está en nuestro grupo inteligente Ventas, que se filtra por la posición Ventas. Daniela fue ascendida recientemente para ser gerente de ventas.
En su perfil de usuario, he cambiado su Campo Personalizado de Ventas a Gerente de Ventas. Como ya no cumple con el criterio de Posición Ventas, será eliminada automáticamente del Grupo Inteligente de Ventas. También será eliminada automáticamente de cualquier función asignada al Grupo Inteligente de Ventas.
Echa un vistazo a cómo se ve esto en el perfil de usuario de Daniela a continuación
Ahora echa un vistazo al grupo inteligente de Ventas antes y después de que se cambiara la posición de Daniela de Ventas a Gerente de Ventas. Observa que ya no está en la lista de participantes del grupo después de que se cambió su posición. Esto se debe a que ya no cumple con el criterio del grupo de que su posición es Ventas. Su eliminación del grupo se produjo automáticamente.
Ahora que sabemos que Daniela fue eliminada automáticamente de los Grupos de Ventas, hablemos de cómo puede ser automáticamente agregada a otro.
Digamos que tenía otro grupo inteligente llamado Gerentes de Ventas que se filtra por el criterio Posición es Gerente de Ventas. Dado que el Campo Personalizado de Daniela ahora contiene la opción Gerente de Ventas (ver arriba), también se le asigna automáticamente al Grupo Inteligente de Gerentes de Ventas y se agrega a cualquier función asignada al Grupo Inteligente de Gerentes de Ventas.
Echa un vistazo a continuación y observa que antes de que se cambiara la posición de Daniela a Gerente de Ventas, no estaba incluida en el Grupo Inteligente de Gerentes de Ventas. Después de cambiar su posición a Gerente de Ventas, observa cómo aparece en la lista de participantes dentro del grupo. Esto sucedió automáticamente y es porque ahora cumple con el criterio del grupo de que su posición es Gerente de Ventas.
Ejemplo 2: Tengo un usuario llamado Daniela. Trabajó en nuestra oficina de Brooklyn y ahora se cambia a la oficina de Midtown. ¿Cómo puedo asegurarme de que se mueva al grupo correcto?
Bien, recuerda que creamos nuestro Grupo Inteligente complicado arriba llamado Representantes de Ventas de Midtown, que se filtró por el criterio Posición es Ventas Y Sucursal es Midtown. Para asegurarnos de que Daniela entre en este grupo inteligente, iremos a su perfil de usuario y cambiaremos SOLO su Campo Personalizado Sucursal de la opción Brooklyn a la opción Midtown. Ahora cumple con el criterio del grupo Representantes de Ventas de Midtown y se agrega automáticamente a él.
Ejemplo 3: Contraté a un nuevo empleada llamada John y necesita ser agregado al Smart Group de Ventas.
¡Genial! Al crear el perfil de usuario de John, asegúrate de que su Campo Personalizado llamado "Posición" contenga la opción "Ventas". De esta manera, John será automáticamente agregado al Grupo Inteligente de Ventas que está filtrado por el criterio "Posición es Ventas". John también será automáticamente agregado a cualquier función, como el calendario, que esté asignada al Grupo Inteligente de Ventas.
Tip: Observa que puedes ver a qué Grupos pertenece un usuario actualmente en su perfil de usuario.
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