המדריך המלא לפרטי משתמש

שדות מותאמים אישית הם דרך חכמה לזהות ולסנן את המשתמשים השונים בארגון.
שדות אלו מאפשרים לכם המנהלים לבנות את פרופיל המשתמש ולהתאים אישית את המידע שחשוב לכם לשמור עבור כל המשתמשים. שדה מותאם אישית הוא שדה מידע שנמצא בתוך פרופיל המשתמש, כך שלכל עובד ניתן לתת את הערך המתאים בשדה ספציפי. שדות אלו יכולים להיות שדות כמו תפקיד, מחלקה, יום הולדת, תאריך תחילת עבודה של העובד, מידת מדי עבודה ועוד הרבה יותר! שדות אלו חשובים מכיוון שהם מאפשרים לכם לסנן את העובדים שלכם בכל עת, ובהמשך, הם גם יעזרו לכם ליצור קבוצות חכמות כדי לנהל טוב יותר את העובדים.

עכשיו בואו נתחיל!

ניתן ליצור ולנהל בקלות שדות מותאמים אישית ישירות מתוך קטגוריית המשתמשים. כדי ליצור שדה מותאם אישית היכנסו לפרופיל של אחד המשתמשים ובחרו בסמל ההגדרות בפינה השמאלית העליונה. כאן תוכלו ליצור, לערוך או למחוק קטגוריות שונות של פרטי העובדים ושדות מותאמים אישית.

כעת, לאחר שהבנתם מדוע שדות מותאמים אישית כל כך חשובים והיכן הם נמצאים, בואו נעבור על סוגי השדות המותאמים אישית שקיימים. אתם יכול ליצור שדה מותאם אישית בצורה של מייל, תאריך, מספר, טקסט, מספר טלפון, בחירה מרובה, קובץ, קישור ומיקום.

כעת נעבור על כמה דוגמאות כיצד זה עשוי להיראות.

דוגמה 1: תוכלו ליצור שדה מסוג טקסט כדי ליצור שדה מותאם אישית בשם תפקיד, שבו המשתמשים או מנהלי המערכת יכולים להזין את תפקידי העובדים בחברה.

דוגמה 2: תוכלו ליצור שדה מסוג בחירה מרובה כדי ליצור שדה מותאם אישית בשם מידת מדי עבודה, עם אפשרויות מידות כגון Small, Medium, Large, מהן המשתמשים או המנהלים יכולים לבחור את המידה הרצויה.

דוגמה 3: תוכל להשתמש בשדה מסוג תאריך כדי ליצור שדה מותאם אישית בשם תאריך תחילת העסקה. זה ייתן למנהלים או למשתמשים אפשרות להוסיף מאוחר יותר תאריך בפרופיל של כל משתמש.

לאחר שניווטתם לדף פרופיל המשתמש כפי שנעשה למעלה, תוכלו ליצור שדה מותאם אישית. פשוט לחצו על הוסף שדה ובחרו את סוג השדה הרצוי.

לאחר מכן תנו לו שם ולחצו על שמור. בדוגמה למטה תוכלו לראות שיצרנו שדה מסוג בחירה מרובה בשם תפקיד. לאחר יצירת השדה, הוא יתווסף לכל אחד מהפרופילים של המשתמשים שלכם באופן אוטומטי. המנהל יצטרך רק לעדכן את הערך עצמו עבור כל משתמש בשדה שנוצר בכל פרופיל.

טיפ למקצוענים: כברירת מחדל לפרופיל המשתמש יש שתי קטגוריות של שדות: פרטים אישיים ופרטי חברה, אך תמיד תוכלו ליצור קטגוריות נוספות או לשנות את שמם. כדי להוסיף קטגוריה פשוט לחצו על + הוסף קטגוריה.

לאחר שהוספתם שדה חדש חשוב להגדיר את ההגדרות שלו. ניתן לעשות זאת במהלך יצירת השדה, או לאחר מכן. על מנת להיכנס להגדרות, לחצו על שלוש הנקודות מצד שמאל של השדה הרלוונטי, ולחצו על עריכה. כאן מוצגות בפניכם מספר אפשרויות.

אם תעברו ללשונית הרשאות מנהלי מערכת תוכלו לבחור אילו מנהלים יוכלו לראות מידע בשדה מותאם אישית מסוים (בכל טבלת משתמשים במערכת ניתן לראות את שדות פרופיל המשתמש. במצב זה תוכלו לוודא שרק מנהלים ספציפיים יוכלו לראות את הערך בשדה זה עבור המשתמשים השונים)

עכשיו שאתם יודעים הכל על יצירה ועריכה של שדות פרטי משתמש, בואו נעבור על איך אלה נראים וכיצד ניתן לעדכן את הערכים שלהם בפרופיל המשתמש. ברגע שנכנסים לפרופיל המשתמש, תוכלו לראות את השדות המותאמים אישית הרשומים תחת הקטגוריות השונות.

בדוגמה למטה אנו יכולים לראות שיש שדות מותאמים אישית כגון מספר עובד, צוות וסניף.

כדי לעדכן את הערכים של השדה עבור משתמשים שונים, לחצו על השדה והוסיפו את הערך הרלוונטי עבור כל משתמש.

הזמן הטוב ביותר ליצירת שדות מותאמים אישית הוא לפני הוספת המשתמשים למערכת. כך תוכלו לדעת אילו נתונים תצטרכו עבור כל אחד מהמשתמשים שלכם ואף למלא אותם מבעוד מועד.

כן כמובן. ישנן שתי דרכים שבהן תוכל לעדכן פרטי משתמש עבור כמה משתמים במקביל.

הראשונה נמצאת בעמוד המשתמשים. בחרו את המשתמשים שתרצו לעדכן להם את השדות המותאמים אישית, לחצו על פעולות, בחרו בעדכן פרטי משתמש, בחרו את השדה הרלוונטי והזינו את הערך הרצוי. במידה ומדובר בשדה עם בחירה מרובה, תצטרכו לבחור אם להוסיף את השדה לערכים הקיימים או לדרוס את הערכים הקיימים.

האופציה השניה היא דרך הגדרות המשתמשים. לחצו על השדה הספציפי, בחרו את המשתמשים הרלוונטיים שתרצו לשנות עבורם את השדה, לחצו על פעולות ובחרו באופציה עדכן פרטי משתמש. במידה ומדובר בשדה עם בחירה מרובה, תצטרכו לבחור אם להוסיף את השדה לערכים הקיימים או לדרוס את הערכים הקיימים.

כן! ברגע שתיכנסו להגדרות המשתמשים, תוכלו לראות עבור כמה משתמשים הוזן כל שדה. ניתן לפלטר רק לפי משתמשים שלא הוזן עבורם שדה ספציפי כדי שתוכלו לעדכן את הנתונים בצורה נוחה יותר.

צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה לכל שאלה.