קבוצות חכמות הן הדרך שלכן לארגן ולחלק את הארגון בקלות כדי לשייך לכל עובד את התכנים הרלוונטיים לו.

עם זאת, היצירה הראשונית של קבוצות חכמות עלולה לקחת לא מעט זמן, במיוחד במקרים בהם ישנם המון שדות משתמש עם הרבה אפשרויות שונות להן תרצו ליצור קבוצות חכמות.

כדי לחסוך לכם זמן יקר, תוכלו כעת ליצור קבוצות חכמות בצורה אוטומטית שמתבססות על שדות הבחירה המרובה בפרטי המשתמשים שלכם.

יצירת קבוצות חכמות אוטומטית תאפשר לכם את חלוקת הארגון לפי מחלקות, סניפים, צוותים או לפי כל שדה בחירה מרובה אחר שיצרתם.

במאמר זה נעבור על:

כדי לאפשר את היכולת ליצור אוטומטית קבוצות חכמות עבור שדה משתמש מסויים:

כעת, כל אפשרות חדשה תחת שדה הבחירה מרובה תיצור קבוצה חכמה חדשה ואוטומטית תוסיף את המשתמשים לקבוצות לפי האפשרויות המסומנות בפרופיל. הקבוצה החכמה תמשיך להתעדכן אוטומטית כך שבמידה וייעשה שינוי בפרופיל המשתמש, הוא יתווסף או יוסר מהקבוצה בהתאם לשינוי.

💡שימו לב: שינוי ההגדרות בשדות המשתמש דורש הרשאת מנהלי מערכת ל׳ניהול פרטי משתמש׳.

למדו עוד על הרשאות מנהלים בקטגוריית המשתמשים כאן.

בדוגמא מטה, יצרנו שדה משתמש עבור סניף. עבור כל אחת מהאפשרויות בשדה (תל אביב, באר שבע, חיפה, ירושלים ופתח תקווה) תוקם קבוצה חכמה אוטומטית וכל משתמש שיופיע לו בפרופיל אחד הסניפים ישוייך אוטומטית לקבוצה.

בקטגוריית הקבוצות החכמות בתפריט הצד, יוקמו קבוצות חכמות חדשות כשלצד הכותרת תופיע האות 'A' שמסמלת כי הקבוצה נוצרה בצורה אוטומטית ולא ידנית.

כותרת אסופת הקבוצות תהיה לפי שם השדה בפרופיל המשתמש (למשל, סניף) והיא לא ניתנת לעריכה או מחיקה אלא ממסך ניהול פרטי המשתמש.

💡שימו לב: יצירת הקבוצות החכמות בצורה אוטומטית מוגבלת לשדה בחירה מרובה הכולל עד 100 אפשרויות. במידה והשדה מכיל 101 אפשרויות ומעלה, לא ניתן להשתמש באפשרות יצירת הקבוצות האוטומטית.
​

כדי לבצע שינויים בקבוצות חכמות שנוצרו אוטומטית, גשו לקטגוריית משתמשים ופתחו את ניהול פרטי המשתמשים. מהמסך הזה, תוכלו לשנות את הכותרות, להוסיף או להסיר אפשרות או למחוק לגמרי את שדה המשתמש.

כדי לערוך כותרת של אסופת קבוצות או שמות קבוצות חכמות:

כדי להוסיף או להסיר אפשרות משדה בחירה מרובה:

כדי למחוק לגמרי שדה בחירה מרובה, רחפו מעל שם השדה ולחצו על אייקון האשפה.

מחיקת שדה משתמש עליו מבוססת יצירת קבוצות חכמות אוטומטית תמחק את אסופת הקבוצות ואת כל הקבוצות החכמות הקיימות תחתיה.

אם תרצו ליצור ולנהל את הקבוצות חכמות בצורה ידנית, תוכלו לכבות את ההגדרה של יצירת קבוצות חכמות אוטומטית עבור שדה משתמש מסויים. כדי לכבות את היצירה האוטומטית:

במידה ותכבו הגדרה זאת, תופיע לכם הודעה שתשאל האם למחוק את הקבוצות החכמות שנוצרו אוטומטית ומבוססות על השדה או האם להשאיר אותן. אם תבחרו למחוק, כל הקבוצות החכמות שנוצרו אוטומטית יימחקו. אם תבחרו להשאיר אותן, הקבוצות יהפכו לקבוצות חכמות ״רגילות״, מה שיאפשר לכם לערוך אותם מקטגוריית הקבוצות החכמות.

💡שימו לב: אם תכבו את הגדרת היצירה האוטומטית ולאחר מכן תדליקו אותה שוב- כל הקבוצות החכמות שלא נערכו יחזרו להיות קבוצות חכמות אוטומטיות. אם קבוצה נערכה בזמן שהיכולת הייתה כבויה, הקבוצה תישאר כפי שהיא (לא אוטומטית) וקבוצה אוטומטית חדשה תיווצר במקומה.

*שימו לב, יצירת הקבוצות האוטומטיות זמינה החל מתוכנית המתקדם אחד מההאבים*

צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה תוך פחות מ-5 דקות לכל שאלה.