שדות ניהול הטופס מאפשרים למנהלי המערכת או למשתמש איתו שיתפו את הטופס להוסיף שכבת מידע נוספת על גבי הגשת המשתמש.

באמצעות שדות אלו, תוכלו להוסיף מידע מגוון על ההגשה של העובד כגון סטטוס, הערה, תאריך, חתימה, צירוף קובץ והעברת הטופס למנהל מערכת נוסף להתייחסות.

באמצעות שדות ניהול הטופס תוכלו לאפשר תהליך מלא של ניהול הטופס.

טפסים רבים עוברים בין גורמים שונים בארגון לטובת ניהול הטופס.

לדוגמא, במקום לקחת טופס ידני ולהעביר אותו למנהל ישיר כדי שיתן הערה ויחתום ולאחר מכן למנהל בכיר לשינוי סטטוס ואישור סופי, התהליך יכול לקרות באמצעות שדות אלו ישירות דרך האפליקציה במובייל.

כמו כן, שדות הניהול מאפשרים לסגור מעגל עם המשתמש אשר מילא את הטופס. ניתן לבחור עבור כל שדה בנפרד האם הוא יוצג למשתמש או ישאר כמידע פנימי וכן האם הוא יקבל התראה (פוש) בזמן נתון כשיש שינוי בשדה ספציפי. את ההגדרות ניתן לשנות בקלות עבור כל שדה באמצעות הפעלת ההגדרה (שינוי למצב מופעל בצבע ירוק).

ניתן להוסיף מספר שדות מאותו הסוג וכן מומלץ לסדר את השדות בסדר כרונולוגי כפי שהייתם מעבירים את הטופס במציאות.

שדה מסוג הערה - בטופס "בקשת הלוואה" תוכלו להשתמש בשדה מסוג הערה לצורך הערות של גורמים שונים בתהליך. לדוגמא ״הערת מנהל ישיר״ וכן ״הערת חשבת שכר״.

שדה מסוג סטטוס - בטופס "דיווח תקלה" על ידי משתמש, תוכלו להשתמש בשדה סטטוס על מנת לאפשר למנהל הבטיחות המחלקתי לשנות את הסטטוס של הבקשה ואף להוסיף "הערת מנהל מפעל" אשר חשופה למשתמש וכן שולחת התראה כדי שידע כיצד לפעול בהתאם.

הערה- הערה מילולית על גבי הטופס עצמו בשדה הייעודי לכך.

סטטוס- יכולת לעדכן את סטטוס הטופס. בשדה סטטוס תוכלו לערוך את הערכים בהתאם לצורך. לדוגמא סטטוס ״בטיפול״, ״מאושר״ ועוד.

מנהל- לעיתים נדרש אישור של מנהל נוסף לטופס שהוגש ע"י המשתמש. הוספת שדה מנהל תאפשר למנהל מערכת בעל הרשאה לטופס או למשתמש איתו שיתפו את הטופס לבחור מתוך רשימה לאיזה מנהל נוסף הם ירצו להעביר את הטופס (שימו לב כי ברשימת המנהלים, יופיעו אך ורק מנהלי מערכת עם הרשאה לטופס). בעת תיוג המנהל אליו נרצה להעביר את הטופס, המערכת תשלח מייל והודעת פוש אודות ההגשה שמחכה לאישורו.

חתימה- לאחר הגשת הטופס המנהל יוכל להוסיף חתימה דיגיטלית לטופס המשתמש.

תאריך- בכל הגשה המנהל יוכל להוסיף תאריך לשיתוף עם המשתמש שמילא את הטופס, לדוגמא בטופס בקשת חופשה המנהל יוכל להוסיף את התאריך בו אושר למשתמש לנצל את החופשה.

קובץ- לאחר הגשת הטופס המנהל יוכל להצמיד קובץ לטופס. לדוגמא- צירוף מסמך חתום של הנהלת כספים לטופס בקשת הלוואה.

דוגמא מורחבת ליכולת זו תוכלו למצוא כאן.

טפסים רבים עוברים בין גורמים שונים בארגון לטובת ניהול הטופס.

לדוגמא, במקום לקחת טופס ידני ולהעביר אותו למנהל ישיר כדי שיתן הערה ויחתום ולאחר מכן למנהל בכיר לשינוי סטטוס ואישור סופי, התהליך יכול לקרות באמצעות שדות אלו ישירות דרך האפליקציה במובייל.

במאמר זה תוכלו לקרוא על הנושאים הבאים:

תחת פיצ׳ר הטפסים שלנו ניתן לייצר מספר סוגי שדות בשדות הניהול הטופס, להלן:

לאחר שעברנו על סוגי השדות השונים, כדי להוסיף שדות ניהול לטופס שיצרתם במערכת, היכנסו לטופס הרלוונטי > לחצו על ״אפשרויות״ > ״הגדרות״ ועברו ללשונית ״שדות ניהול הטופס״.

שדות הניהול מאפשרים לסגור מעגל עם המשתמש אשר מילא את הטופס. ניתן לבחור עבור כל שדה בנפרד האם הוא יוצג למשתמש או ישאר כמידע פנימי ובנוסף ניתן לבחור האם הוא יקבל התראה (פוש) בזמן נתון כשיש שינוי בשדה ספציפי.

בנוסף אנו יכולים להגדיר למי אנו נותנים הרשאה לעריכת שדות ניהול הטופס, כאשר אנו יכולים לתת הרשאות ל:

בהתאם להגדרות אלו, אנו יכולים להגדיר שהמנהל הישיר של כל עובד שהוגדר בשדות פרטי המשתמש תחת לשונית המשתמשים שלנו יערוך את שדות הניהול של כל אחד מהעובדים שלו. לחלופין אנו יכולים להעניק הרשאות עריכה למשתמשים ספציפיים, גם כאלה שאינם מנהלים במערכת לערוך את הטופס וניתן לשלב בין השניים.

את ההגדרות ניתן לשנות בקלות עבור כל שדה באמצעות הפעלת ההגדרה (שינוי למצב מופעל בצבע כחול).

טיפ מקצועי: ניתן להוסיף מספר שדות מאותו הסוג וכן מומלץ לסדר את השדות בסדר כרונולוגי כפי שהייתם מעבירים את הטופס במציאות.

בשדות ניהול הטופס ניתן לצפות משלושה מקומות שונים: ממשק הניהול במחשב, לשונית הניהול באפליקציה ומן הפרופיל האישי באפליקציה עבור משתמשים ששותף עימם הטופס.

שדה מסוג הערה - בטופס "בקשת הלוואה" תוכלו להשתמש בשדה מסוג הערה לצורך הערות של גורמים שונים בתהליך. לדוגמא ״הערת מנהל ישיר״ וכן ״הערת חשבת שכר״.

שדה מסוג סטטוס - בטופס "דיווח תקלה" על ידי משתמש, תוכלו להשתמש בשדה סטטוס על מנת לאפשר למנהל הבטיחות המחלקתי לשנות את הסטטוס של הבקשה ואף להוסיף "הערת מנהל מפעל" אשר חשופה למשתמש וכן שולחת התראה כדי שידע כיצד לפעול בהתאם.

צריכים סיוע נוסף? 🙋 צוות התמיכה שלנו זמין בלייב (בפינה הימנית התחתונה של המסך) לענות ולסייע לכל שאלה שלכם.