המדריך שלכם ליומן העבודה

יומן העבודה מאפשר ליצור ולנהל משמרות ועבודות שונות בצורה פשוטה ויעילה על מנת לוודא שלעובדים יש את כל המידע הנדרש לביצוע עבודתם. החל ממיקום, הוראות מיוחדות למשמרת, קבצים רלוונטים ועוד. כל זאת נשלח ישירות לטלפון הנייד שלהם על מנת לאפשר לעובדים להתעדכן בזמן אמת ולהכיר את יומן העבודה שלהם לשבוע הקרוב.

יומן העבודה בנוי כלוח שנה דינמי הכולל מגוון תצוגות שניתן להתאים לצורכי הארגון שלכם.
המערכת כוללת תצוגה יומית, תצוגה שבועית ותצוגה חודשית.

לדוגמה, בתצוגה השבועית תוכלו לראות את המשתמשים המשויכים ליומן העבודה מלמעלה למטה, ואת ימי השבוע מימין לשמאל.

לאחר שתבחרו את התצוגה הרצויה, תוכלו לבחור להציג את יומן העבודה לפי משתמשים, עבודות ושכבות משמרות, וכן לבחור אם להציג או להסתיר פרטים נוספים כמו העדפות עבודה, זמינות וקונפליקטים.

״רשומות העבודה״ הינן שכבת מידע המאפשרת לכם להגדיר את סוג הפעולה אותה מבצע העובד. עבודות יכולות לתאר את סוגי התפקידים שונים בארגון, או לחלופין להגדיר לקוחות שונים, פרויקטים, משמרות וכו׳. ע״י הגדרת העבודות תוכלו לראות את יומן העבודה שלכם בצורה נוחה המותאמת לפי סוג העבודות שהגדרתם.

על מנת להגדיר את העבודות השונות, כל שעליכם לעשות הוא ללחוץ על כפתור ה״רשמות העבודה״ שמופיע בצד השמאלי העליון של המסך ביומן העבודה, לשנות ולהוסיף את העבודות בהתאם לצרכים שלכם.

לאחר שהגדרתם את העבודות השונות, תוכלו לראות את יומן העבודה שלכם לפי העבודות שיצרתם וכך לוודא שאין עבודה שנותרה ללא מענה לאותו השבוע.

לחצו על אפשרויות תצוגה ובחרו באפשרות הצגה לפי עבודות כדי להציג את יומן העבודה לפי עבודות במקום לפי משתמשים.

יומן העבודה של קונקטים מאפשר מספר דרכים ליצירת משמרות כך שישרת אתכם בצורה הנכונה והמתאימה ביותר עבורכם.

כדי ליצור משמרת בודדת, תוכלו ללחוץ על כפתור ״הוסף״ ולבחור באפשרות הוסף משמרת בודדת, או לרחף עם הסמן מעל השורה של המשתמש ביום הרלוונטי וללחוץ על כפתור ה-+. לאחר מכן תפתח חלונית פרטי המשמרת

שימו לב שלאחר כל יצירת משמרת תוכלו לפרסם אותה מיידית או לחלופין לשמור אותה כטיוטה על מנת לפרסם אותה בהמשך.

תוכלו ליצור מספר משמרות בבת אחת על ידי לחיצה על כפתור ״הוסף״ ובחירה באפשרות הוסף משמרות.

ישנה אפשרות לייבא משמרות בכמות גדולה באמצעות קובץ Excel ‏(CSV) וכך תוכלו לחסוך זמן בניהול סידור העבודה השבועי שלכם. להסבר נוסף - לחץ כאן

תוכלו תמיד ליצור משמרת ולהקצות אותה למשתמשים בשלב מאוחר יותר.
כל עוד המשמרת נמצאת במצב טיוטה ולא הוקצו אליה משתמשים, היא תזוהה כ-״משמרת ללא משתמשים״ ותופיע בחלק העליון של לוח יומן העבודה:

כאשר תרצו להקצות את המשמרת למשתמשים, תוכלו לגרור אותה אל משתמש מסוים או ללחוץ על המשמרת כדי לערוך את המשתמשים המשויכים אליה.

אם ברצונכם ליצור משמרת ולתת לעובדים את היכולת להשתבץ בעצמם, כל שעליכם לעשות הוא להיכנס לחלונית המידע של המשמרת הרלוונטית, ללחוץ על ״אפשר למשתמשים להשתבץ בעצמם למשרת הזו״ . משמרת זאת תופיע תחת ״משמרות ללא משתמשים״ כאשר תוכלו לראות את המספר המציין כמה מקומות פנויים נותרו במשמרת עד לתפוסה מלאה

משמרות חוזרות הן משמרות שנוצרות כחלק מסדרה וחוזרות על עצמן לפי תדירות שנבחרה מראש.

מומלץ להשתמש במשמרות חוזרות כאשר מדובר במשמרת קבועה שחוזרת באופן קבוע לאורך זמן עם אותם מאפיינים - כמו אותן שעות, אותה עבודה ואותם משתמשים - במקום ליצור כל משמרת מחדש באופן ידני.

כדי לוודא שמנהל מערכת יוכל לערוך את יומן העבודה, תחילה יש להעניק לו הרשאות מנהל ליומן העבודה הרלוונטי.

כדי להוסיף מנהל מערכת ליומן עבודה מסוים, עברו אל לובי יומן העבודה דרך סרגל הצד ופתחו את יומן העבודה הרלוונטי.

לאחר מכן, לחצו על אייקון מנהלי המערכת בחלק העליון של העמוד והוסיפו את מנהלי המערכת הרצויים.

לאחר ההוספה, מנהל המערכת יוכל לראות את יומן העבודה הרלוונטי דרך מערכת הניהול שלו.

יומן העבודה של קונקטים מאפשר פעולות מהירות נוספות אשר יעזרו לכם לייעל את עבודתכם ולחסוך עבורם זמן יקר.

שמרו משמרות כתבניות כדי ליצור שיבוצים במהירות ובקלות. בגרירה פשוטה תוכלו לגרור ולהניח את התבנית בזמן והעובד הרלוונטי. תוכלו ליצור תבניות עבור עבודות ספציפיות, משמרות על פי שעות וכו׳ על פי בחירתכם.
תוכלו ליצור תבניות משמרת לפי עבודה מסוימת, טווח שעות או שילוב של השניים - לדוגמה: ״משמרת בוקר - מלצר/ית״.

לאחר יצירת התבנית, תוכלו פשוט לגרור אותה מתיקיית התבניות ישירות אל יומן העבודה.

כדי לצור תבנית חדשה לחצו על כפתור ״תבניות״ המופיע בצד שמאל -> לחצו על הוסף תבנית. דרך נוסף היא דרך חלון יצירת המשמרת ולחיצה על על ״שמור טיוטה״ המופיע בתחתית החלון.

בדומה לתבניות משמרות, גם תבניות שבועיות נועדו להפוך את תכנון יומן העבודה למהיר ויעיל יותר.

באמצעות תבנית שבועית תוכלו לשמור מראש משמרות עבור שבוע שלם ולהשתמש בהן שוב בעת הצורך, במקום ליצור מחדש את אותו יומן עבודה בכל שבוע.

כדי לצור תבנית משמרת לחצו על ״פעולות״ -> שמור תבנית שבועית.

כן. בעת יצירת משמרת חדשה תופיע רשימת אפשרויות עבור כותרת המשמרת.
זוהי רשימת השלמה אוטומטית הכוללת את כל כותרות המשמרות הקיימות ביומן העבודה שלכם. כדי להסיר אפשרות מסוימת מהרשימה, יש למחוק את המשמרת הרלוונטית מיומן העבודה. לאחר מחיקת המשמרת, כותרת המשמרת לא תופיע עוד ברשימת הבחירה.

כדי למחוק משמרת מיומן העבודה, רחפו מעל המשמרת הרלוונטית, לחצו על 3 הנקודות בפינה העליונה-ימנית של המשמרת ולאחר מכן לחצו על "מחיקה".

לאחר שהמשמרת תימחק, כותרת המשמרת לא תופיע עוד ברשימת אפשרויות הבחירה.

בקצרה, רק מנהלי מערכת בעלי הרשאה ליומן העבודה יכולים לערוך את יומן העבודה של המשתמשים שלהם.

בדומה לתכנים אחרים במערכת, גם ביומן העבודה ניתן להוסיף מנהלי מערכת לתוכן מסוים, כלומר ליומן עבודה מסוים. לאחר שמנהל מערכת נוסף ליומן העבודה, הוא יוכל לערוך את יומן העבודה - אך רק עבור המשתמשים המשויכים אליו.

כדי שמנהל מערכת יוכל לערוך יומן עבודה, עליו להיות גם מנהל מערכת של יומן העבודה הספציפי וגם מנהל מערכת של הקבוצה החכמה של המשתמשים הרלוונטיים.

הגדרות והגבלות אלו מסייעות ליצור הפרדה מסודרת בתוך הארגון ומבטיח שרק מנהלי מערכת מורשים יוכלו לבצע שינויים ביומן העבודה.

צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה לכל שאלה.