מעוניניים לשייך לעובדים שלכם משימות בקלות מכל זמן ומכל מקום? רוצים שהעובדים שלכם ידעו אילו משימות הם נדרשים לעשות במהלך יום העבודה שלהם בקלות? רוצים לראות בצורה פשוטה האם העובדים שלכם ביצעו את המשימות או שיש להם שאלות על משימה שנתתם להם? יש לנו את הפתרון המושלם עבורכם, קטגוריית ניהול משימות במערכת קונקטים.
קטגוריית ניהול משימות היא קטגורייה פשוטה ואינטואיטיבית שתאפשר לכם להקצות משימות למשתמשים ספציפיים בכל עת ומכל מקום. תוכלו לשייך משימות למספר משתמשים במקביל או לשייך משימה משותפת למספר משתתפים ואף תוכלו לנהל את המשימות שנתתם לעובדים בקלות, בכל זמן ובכל מקום.
במאמר זה נעבור על הדברים הבאים:
איך להפעיל את קטגוריית ניהול משימות במערכת קונקטים
איך להגדיר את ההרשאות שלכם במערכת ניהול משימות
איך ליצור משימה חדשה ממערכת הניהול ומהנייד, ומהן האפשרויות ביצירת משימה
איך לסמן משימה כבוצעה
הפעילו את קטגוריית ניהול משימות במערכת קונקטים:
כדי להפעיל את קטגוריית ניהול משימות במערכת, גשו לתפריט הצד, בחרו באזור שבו תרצו להוסיף את הקטגורייה ולחצו על כפתור "הוסף קטגוריה" הנמצא בחלקו התחתון של האזור ובחרו בקטגוריית ניהול משימות.
אם קטגוריות ניהול משימות כבר מופיעה בתפריט הצד שלכם, לחצו עליה ואז לחצו על כפתור "הוסף משימה״.
כעת קטגורית ניהול משימות הופעלה במערכת והגעתם ללובי של ניהול המשימות שלכם!
הגדירו הרשאות בקטגוריית ניהול משימות:
ברגע שתפעילו את קטגוריית ניהול המשימות, כל המשתמשים בארגון יקבלו הודעה על כך. לכן זה חשוב שהשלב הבא שלכם לאחר הפעלת הקטגורייה יהיה הגדרת ההרשאות בקטגורייה, כך שתגדירו מי יכול ליצור משימה.
אלו השלבים להגדרת הרשאות הקטגוריה:
ראשית, לחצו בעמוד הקטגוריה על כפתור "אפשרויות" המופיע בחלק העליון של המסך בצד שמאל ולאחר מכן בחרו בלשונית "הגדרות".
לאחר מכן הגדירו בעמוד ההגדרות את ההרשאות בקטגורייה על ידי בחירה באחת מהאפשרויות הבאות:
רק מנהלים יכולים ליצור משימות למשתמשים - בחירה באפשרות זאת תגרום לכך שרק מנהלים יוכלו ליצור משימות במערכת ומשתמשים רק יוכלו לראות משימות ששויכו עבורם, אך לא ליצור משימות חדשות.
התר רק למשתמשי אפליקציה הרשומים מטה ליצור ולשייך משימות למשתמשים אחרים - בחירה באפשרות זאת תגרום לכך שרק מנהלים עם הרשאה לקטגוריית ניהול משימות וכן רק משתמשים מסוימים שאותם תבחרו יוכלו ליצור משימות ולא רק לראות משימות ששויכו להם.
(שימו לב, המשתמשים שתבחרו באפשרות זאת יוכלו ליצור משימות).
התר לכלל המשתמשים ליצור ולשייך משימות למשתמשים אחרים אלא אם הם נמצאים ברשימה למטה - בחירה באפשרות זאת תגרום לכך שכלל המשתמשים בארגון יוכלו ליצור משימות דרך האפליקציה בנייד למעט משתמשים מסוימים שתבחרו שלא יוכלו לעשות זאת.
(שימו לב, המשתמשים שתבחרו באפשרות זאת לא יוכלו ליצור משימות).
יצירת משימות:
לאחר שהוספתם את קטגוריית ניהול המשימות והגדרתן הרשאות בקטגורייה, צרו עכשיו משימות שונות עבור עובדי הארגון.
כדי ליצור משימה חדשה בצעו את הפעולות הבאות:
כדי ליצור משימה חדשה, לחצו על כפתור "הוסף משימה" הנמצא בחלקו העליון של המסך בצד שמאל.
לאחר מכן, לחצו על לשונית משימה בודדת.
כעת, הכניסו את פרטי המשימה. ככל שהמשימה שלכם תהיה מפורטת יותר, כך יהיו פחות אי הבנות מול המשתמשים. כל מה שתכתבו בפרטי המשימה יהיה נגיש למשתמש שלו אתם משייכים את המשימה.
שימו לב, כי כל המשימות שתצרו חייבות לכלול "כותרת" ו"שיוך".
עוד שימו לב, כי תוכלו לשייך משימה נפרדת למספר משתמשים, כך שכל משתמש יבצע את המשימה בעצמו וכן תוכלו לשייך משימה קבוצתית למספר משתמשים, כך שהמשימה תושלם על ידי מספר משתמשים ביחד.
לאחר בחירת שיוך המשימה תוכלו להוסיף למשימה מספר דברים כגון:
מיקום - היכן המשתמשים נדרשים לבצע את המשימה.
תדירות - תוכלו להגדיר משימה שתהיה יחידה - חד פעמית ואז לקבוע לה מועד התחלה ומועד סיום, וכן תוכלו לקבוע משימה חוזרת שתחל במועד מסוים ותחזור על עצמה בכל יום/שבוע/חודש לפי בחירתכם.
תיוג - תוכלו לתייג משימות על מנת ליצור סדר בין המשימות השונות שתתנו לעובדים. כך למשל תוכלו לתייג משימות כמשימות תפעול או משימות רווחה, כך שתוכלו לנהל בצורה נוחה את המשימות שיצרתם עבור עובדי הארגון.
תת משימות - עבור כל משימה תוכלו להוסיף תת משימות שהמשתמשים יידרשו לבצע על מנת להשלים את המשימה. לדוגמה, אם המשימה היא לנקות את המשרד, תוכלו להוסיף תתי פריטים כמו הוצאת האשפה וטאטוא הרצפה. הוספת תתי משימות יכולה להתבצע בעת יצירת המשימה או עריכה של משימה על ידי לחיצה על ״הוסף פרטים נוספים״, גלילה מטה ובחירה ב"הוסף תת משימה".
עכשיו כל שנותר לעשות הוא ללחוץ על כפתור פרסם משימה והמשימה תפורסם למשתמשים אליהם שייכתם את המשימה! שימו לב, אם תרצו שבינתיים המשימה לא תפורסם על מנת לערוך אותה בהמשך, שמרו אותה כטיוטה ופרסמו אותה במועד מאוחר יותר.
יצירת משימות מרובות:
מלבד יצירת משימה בודדות, תוכלו ליצור גם משימות מרובות, כלומר מספר משימות במקביל.
כדי ליצור משימות מרובות, לחצו על כפתור "הוסף משימה" בחלקו העליון של המסך בצד שמאל ואז בחרו בלשונית "הוסף משימות מרובות".
כעת, מלאו את כל המידע הרלוונטי ולחצו על כפתור "הוסף משימות" בפינה השמאלית התחתונה של המסך כדי לשמור את המשימות שיצרתם.
טיפ: האם ידעתם שאתם יכולים לשכפל משימה? זה הופך את העבודה שלכם של שיחזור משימות קודמות להרבה יותר קל. כדי לשכפל משימה פשוט רחפו עם העכבר מעל המשימה, לחצו על אייקון החץ ובחרו ״שׁכפל״ מהרשימה הנפתחת.
יצירת משימה מהאפליקציה בנייד:
שימו לב כי תוכלו ליצור משימות גם מהנייד בכל זמן ובכל מקום. כדי לעשות זאת, גשו לאפליקציה ולחצו על לשונית הניהול (כפתור עם כתר), כעת לחצו על קטגוריית ניהול משימות ולחצו על כפתור "צור משימה" שנמצא בתחתית המסך ובנו את המשימה שלכם בדיוק כפי שניתן לעשות במחשב.
שימו לב שכל המשימות שתצרו חייבות לכלול כותרת ושיוך.
סימון ביצוע משימות:
דיברנו עד כה כיצד ניתן ליצור משימות ולנהל אותן ממערכת הניהול. כעת, נסקור בקצרה את הדרכים לסמן משימה כהושלמה.
סימון ביצוע משימה כבוצעה במערכת הניהול:
כדי לסמן משימה כבוצעה במערכת הניהול, בחרו את המשימה שברצונכם לסמן כהושלמה, לחצו על כפתור פעולות במרכז המסך ולחצו על לשונית ״סמן כבוצע״.
שימו לב, כי תוכלו לסמן משימה כבוצה במערכת הניהול בדרך נוספת.
לחצו על המשימה שברצונכם לסמן כהושלמה, וחלון עריכת המשימה יופיע בחלק השמאלי של המסך. כעת לחצו על כפתור "סמן משימה כהושלמה" בתחתית החלון.
סימון ביצוע משימה כבוצעה באפליקצייה בנייד:
שימו לב כי גם אתם וגם משתמשי הארגון יוכלו לסמן בקלות משימה כבוצעה גם מהאפליקציה בנייד. כל שיש לעשות הוא להיכנס לקטגוריית ניהול משימות בנייד, להיכנס למשימה אותה תרצו לסמן וללחץ על הכפתור הירוק ״סמן משימה כהושלמה״.
שימו לב כי בכל משימה תוכלו להוסיף גם תגובה ובכך לנהל שיח בנוגע למשימה ששויכה לכם.
עכשיו יש לכם את כל הבסיס על מנת להתחיל וליצור משימות!
צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה תוך פחות מ-5 דקות לכל שאלה.