כיצד לנהל את הגשות העובדים שלכם בקלות

באמצעות פיצ׳ר הטפסים במערכת קונקטים, העובדים בארגון יכולים למלא טפסים, דוחות, רשימות, ביקורת, בקשות ועוד מכל מקום ובכל זמן דרך האפליקציה בנייד.

נגמרו הימים של מילוי ניירת באמצעות עט ונייר ושמירתם בתוך קלסרים בארונות. עם פיצ׳ר הטפסים במערכת קונקטים, מילוי הטפסים מקל על העבודה היומית של העובדים בארגון.

אך לא רק העובדים נהנים מפיצ׳ר הטפסים, גם לכם, כמנהלים, יש יכולות ויתרונות רבים בפיצ׳ר זה. כך למשל תוכלו לדעת בקלות מי העובדים שמילאו טופס מסוים ומי לא ולשלוח הודעה על כך למי שנדרש, וכך למשל תוכלו לערוך הגשות של עובדים, להגדיר שדוחות של הגשות ישלחו אל המייל האישי שלכם או לנייד מבלי שתצטרכו לעשות דבר. בנוסף, תוכלו ליצור טפסים מתגלגלים שיעברו בין גורמי ניהול שונים בארגון ואף תוכלו להיות בבקרה 24/7 על סטטוס ההגשות.

במסגרת מאמר זה נעבור על הדברים הבאים:

כמנהלים, כאשר טפסים מתפרסמים לעובדים, חשוב להיות מסוגלים לראות במהירות איזה עובד הגיש או לא הגיש את הטופס. כאשר תיכנסו לטופס ותעברו אל הלשונית של המשתמשים, תוכלו לראות בקלות את הסטטוס של כל עובד ששויך לטופס; בין אם הגיש או לא הגיש את הטופס.

אם אתם רוצים לקבל תובנות ספציפיות יותר על הגשות של טופס מסוים, כמו למשל רשימה של העובדים שלא הגישו את הטופס, או לראות מי מהעובדים במחלקה מסוימת הגיש את הטופס או מי הגיש את הטופס בשבוע האחרון, אתם יכולים ללחוץ מעל טבלת ההגשות על כפתור הסינון ולבקש לראות את הטבלה על בסיס חוקיות מסוימת.

כך למשל, תוכלו ללחוץ על כפתור בחר ולבקש לראות בטבלה רק עובדים שלא הגישו את הטופס. שימו לב, כי במקרה זה, מעבר ללראות מי העובדים שלא הגישו את הטופס תוכלו גם לשלוח לאותם עובדים הודעה ולבקש מהם להגיש את הטופס המסוים. כל שעליכם לעשות הוא לאחר הגדרת הסינון, ללחוץ על האייקון של הצאט הנמצא על יד מספר העובדים שלא הגישו את הטופס.

כדי לראות הגשות של טופס מסוים, כל שעליכם לעשות הוא לעבור ללשונית ההגשות.

שם תחכה לכם טבלה עם כל ההגשות של טופס מסוים, כאשר לכל הגשה תוכלו לראות את השם של מי שהגיש אותה ואת פרטיו (בתנאי שלא הגדרתם את הטופס כאנונימי), מה סימן כל עובד בשאלות השונות וכן מה הייתה התייחסות מנהלים על טופס זה.

בלשונית זו יש לכם אפשרות לצפות בהגשות בטבלת הגשות, כפי שרואים בצילום למעלה, או לעבור לתצוגת ׳תיבה׳. תצוגה זו אידיאלית לבחינת כל הגשה באופן פרטני לצורך אישור או דחייה. ניתן לנהל את ההגשות בצורה יעילה, מה שהופך אותה למתאימה למצבים הדומים לניהול קריאות שירות, כגון דוחות אירועים, בקשות להחזרי הוצאות ותהליכי אישור.

ההגשות מופיעות בלוח צד ימני, בדומה לתיבת דואר נכנס במייל.

להורדה מהירה של הגשה מסוימת, פשוט לחצו על שלוש הנקודות המופיעות בהגשה הרלוונטית, ובחרו ב׳הורדה׳. כמובן שתוכלו גם להדפיס אותה, למחוק אותה ואף להוריד את הקבצים מההגשה באותה דרך.

במידה ותרצו להוריד מספר הגשות, סמנו את ההגשות שתרצו להוריד (סימון העיגול לצד ההגשות) ואז לחצו על כפתור פעולות ובחרו בדרך הרלוונטית עבורכם להורדה.

במידה ותרצו להוריד קובץ אקסל של כלל הגשות תוכלו פשוט ללחוץ על כפתור הייצוא שנמצא מעל הטבלה.

אם תרצו לראות מה נכתב בהגשה מסוימת תוכלו פשוט לבחור בהגשה ולזוז עם העכבר לשאלות של הטופס או לרחף על הגשה וללחוץ על הנייר המופיע לצידה.

קבלת סיכום כולל של הגשת טופס על ידי עובד מסוים וצפייה בנתונים של הגשה מסוימת זו בהחלט יכולת מצוינת, אבל קבלת סיכום מפורט של כל שאלה בטופס היא יכולת אפילו טובה יותר. בקונקטים אנחנו יודעים שהשגת תובנות בנוגע לטופס מסוים יכולה לשנות את הדרך שבה הארגון שלכם פועל ואת ההחלטות שמתקבלות בארגון.

באמצעות תצוגת הסיכום, תוכלו לקבל פירוט מפורט של כל שדה (שאלה) ושדה בטופס מסוים. בלשונית הסטטיסטקות, תוכלו לראות את מספר העובדים שענו על שדה מסוים או שלא ענו עליו, וכן את מספר העובדים שנחשפו לשדה מסוים במידה והטופס הוא טופס מותנה.

אם הטופס מכיל שדה שבו העובדים בארגון צריכים לבחור תשובה מסוימת מתוך מספר אפשרויות, תוכלו לראות פירוט מלא של כל תשובה עם מספר העובדים שענו עליה ואחוז הבחירה בה.

יכולת זו יכולה לעזור לכם ללמוד אילו אפשרויות תשובה הן הפופולריות ביותר, או אם יש שאלות שצריך להבהיר יותר כי העובדים פשוט לא ענו עליהם.

בתוך תצוגת הסיכום בלחיצה על לשונית התשובות ניתן לצפות בעובדים שמילאו שדה ובתשובתיהם לשדה זה. כך למשל, תוכלו לראות שלשאלה האם יש פגיעה בבטיחות העובדים או הלקוחות, עובד מסוים סימן את התשובה כן ועובד אחר סימן את התשובה לא.

יכולת זו למעשה מאפשרת לכם לראות את התשובות הרלוונטיות לשדה מסוים במקום מרוכז אחד.

כיצד ניתן לדעת אם התשובה לשאלה מסוימת בטופס השתנתה?

בעת מעבר על הגשות של טופס מסוים, ישנם מקרים שבהם אתם או מנהלים אחר צריכים לערוך הגשה של טופס מסוים.

בקונקטים תוכלו לראות ממש בקלות תשובה שנערכה על ידי מנהל ואף תוכלו לראות מי המנהל שערך את התשובה.

כאשר עובד השאיר שדה מסוים ריק, לא השיב לשאלה, ולאחר מכן מנהל מסוים הוסיף תשובה לשדה, תופיע לצד השדה נקודה כחולה. בריחוף על הנקודה הכחולה תוכלו לראות בדיוק איזה מנהל הוסיף את התשובה ומתי.

כשעובד ענה תשובה לשדה מסוים אך מנהל שינה את תשובותו (ערך את תשובותו) בשל בקשה של אותו עובד או בשל טעות שהמנהל שם לב אליה, תופיע נקודה כתומה לצד השאלה. באמצעות ריחוף מעל הנקודה ניתן לראות מי המנהל שערך את התשובה ובאיזה מועד מדויק הוא עשה זאת.

טיפ: אם ראיתם שתשובה שעובד מסוים ענה לשדה ואתם מעוניינים לראות את ההגשה של אותו עובד, לחצו על ציור הטופס שנמצא מתחת לשם העובד ומיד תיפתח לכם ההגשה שלו בצד המסך.

צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה לכל שאלה.