כיצד לנהל את רשומות העבודה שלכם (עבודות, לקוחות, כלי רכב ואתרים)

לשונית רשומות העבודה מאפשרת לכם לנהל את העבודות, הלקוחות והאתרים שלכם בצורה יעילה יותר, על ידי ריכוז רשומות העבודה מכל שעוני הנוכחות ויומני העבודה במקום אחד. מכאן תוכלו לנהל את כל העבודות, הלקוחות, הפרויקטים וכל סוג עבודה שאליו תרצו שהמשתמשים יוכלו להיכנס למשמרת או להיות משויכים למשמרות.

⚠️ חשוב: במאמר זה נשתמש בלקוחות כדוגמה לעבודות. עם זאת, עבודה יכולה להיות כל דבר שמתאים לצרכים שלכם, כולל מיקומי עבודה, שמות פרויקטים, תפקידים בחברה, לקוחות ועוד.

לשונית רשומות העבודה נמצאת בסרגל הצד בלוח הבקרה למנהלים. כאן תוכלו לראות את כל רשומות העבודה בחשבון החברה שלכם, לצד מידע נוסף כגון רשומות משנה, מיקום, משתמשים מורשים ושעוני הנוכחות ויומני העבודה שבהם הרשומות מופיעות.

כדי לבצע שינויים בעבודות דרך לשונית רשומות העבודה, שעון הנוכחות או יומן העבודה, עליכם לקבל הרשאת מנהל ללשונית רשומות העבודה. אם למנהל אין הרשאה ללשונית רשומות העבודה, הוא לא יוכל לערוך עבודות, לקוחות או אתרים דרך שעון הנוכחות או יומן העבודה, גם אם יש לו גישה לתכונות אלה.

כדי להוסיף עבודה, לקוח, אתר או כלי רכב חדשים:

💡 טיפ: אם אתם רוצים ליצור עבודות אך עדיין לא מוכנים להשתמש בהן, תוכלו ליצור את העבודה מבלי לשייך אותה לשעון נוכחות או ליומן עבודה. כשתרצו להתחיל להשתמש בה, פשוט ערכו אותה ושייכו אותה לשעון הנוכחות ו/או ליומן העבודה הרלוונטיים.

כדי לקבוע אילו שדות יופיעו ברשומת העבודה שלכם ולהוסיף שדות נוספים, עברו להגדרות בעמוד רשומות העבודה.

מכאן תוכלו לבחור אילו שדות תרצו לכלול ברשומה, כגון טקסט, מספר טלפון או שדה בחירה מותאם אישית. אפשרות זו שימושית במיוחד כאשר רשומות העבודה שלכם הן לקוחות, מכיוון שתוכלו, לדוגמה, להוסיף את מספר הטלפון של הלקוח.

בעת יצירת עבודה חדשה, תוכלו גם להוסיף רשומות משנה. רשומות משנה מאפשרות לכם ליצור עבודות שמקושרות לרשומה הראשית. לדוגמה, אם הרשומה הראשית מייצגת לקוח עם מספר פרויקטים, תוכלו ליצור כל אחד מהפרויקטים כרשומת משנה תחת אותו לקוח.

כאשר מוסיפים רשומת משנה, כברירת מחדל ההגדרות שלה זהות לאלה של הרשומה הראשית. כלומר, משתמשים שמורשים לעבוד ברשומה הראשית יהיו מורשים גם ברשומת המשנה. ניתן לשנות זאת על ידי ביטול הבחירה באפשרות השתמש באותן הגדרות כמו הרשומה הראשית.

לאחר מכן תוכלו לבחור משתמשים או קבוצות חכמות אחרים שיהיו מורשים לעבוד ברשומת המשנה, וכן להתאים פרטים נוספים כגון מיקום, תיאור וקוד עבודה, כך שניתן יהיה לזהות כל רשומת משנה בנפרד.

שימו לב: בעת יצירת משמרת ביומן העבודה ובחירת עבודה ראשית הכוללת רשומות משנה, יש לבחור גם את העבודה הראשית וגם את רשומת המשנה הספציפית. העבודה הראשית משמשת כקטגוריה כללית לרשומות המשנה שלה. אם תבחרו רק עבודה ראשית שיש לה רשומות משנה מבלי לבחור רשומת משנה מסוימת, לא תשויך עבודה למשמרת.

קונקטים מאפשרת לכם לוודא שכל משתמש משויך רק לעבודות שהוא מורשה לעבוד בהן, בהתאם לתפקיד, למיקום, ליכולות שלו ועוד. ניתן להגדיר קבוצות חכמות ו/או משתמשים ספציפיים כמשתמשים מורשים עבור כל עבודה. כאשר משתמש מורשה לעבוד בעבודה מסוימת, היא תופיע עבורו כאפשרות בעת הכניסה למשמרת דרך שעון הנוכחות.

אם אתם משתמשים ביומן העבודה או בשעון הנוכחות לא רק לניהול עבודות, אלא גם למעקב או לתזמון של לקוחות, פרויקטים או אתרים, תוכלו לשנות את השם "עבודות" כך שיתאים טוב יותר לצורכי העסק שלכם.

התאמה זו מאפשרת לכם להגדיר את הרשומה בהתאם למה שהיא מייצגת בפועל בעסק שלכם, בין אם מדובר בסוגי עבודות שהעובדים מבצעים, בגורמים שהחברה מחייבת עבורם כמו לקוחות או פרויקטים, או בנכסים פיזיים המשויכים לעובדים או למשמרות, כגון משאיות או טאבלטים.

כדי לבצע את השינוי, היכנסו ללשונית עבודות דרך סרגל הצד, לחצו על כפתור העיפרון בפינה השמאלית העליונה ובחרו מתוך התפריט את האפשרות המתאימה ביותר לעסק שלכם.

כדי לערוך עבודה קיימת, לחצו עליה ובצעו את השינויים הרלוונטיים ולאחר מכן לחצו על שמירת עבודה.

💡 טיפ: אם תבטלו את השיוך של עבודה משעון נוכחות או מיומן עבודה, היא תוסר אוטומטית גם משעון הנוכחות או מיומן העבודה שמסונכרן איתו.

אם יש עבודה שאינכם צריכים כרגע אך ייתכן שתצטרכו אותה בעתיד, או אם תרצו לשמור את כל ההיסטוריה שלה, תוכלו להסיר את השיוך שלה מכל שעוני הנוכחות ויומני העבודה מבלי למחוק אותה.

כדי לעשות זאת, היכנסו לעבודה, עברו לאזורים שבהם מוגדרים שעוני הנוכחות ויומני העבודה שבהם היא נמצאת בשימוש, הסירו את כל הבחירות ושמרו את השינויים.

כדי למחוק עבודה, העבירו את העכבר מעליה, לחצו על שלוש הנקודות ולאחר מכן על מחיקה.

כדי למחוק מספר עבודות בבת אחת, סמנו את תיבות הסימון לצד שמות העבודות ולחצו על מחיקה.

אם תרצו לייבא מספר עבודות בבת אחת, תוכלו להשתמש בתהליך הייבוא.

כדי להתחיל, לחצו על ייבוא ופעלו בהתאם לשלבים שיופיעו על המסך.

כדי לייצא את רשימת העבודות והפרטים שלהן, לחצו על ייצוא.

יומן עבודה: מהן עבודות ואיך להשתמש בהן

יומן עבודה: שיוך עבודות למשתמשים

צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה לכל שאלה.