סידור עבודה יכול להיות מטלה מתישה שגוזלת זמן רב. בתור מנהלים שמבצעים את הסידור, יש לקחת בחשבון גורמים רבים כמו כמות המשמרות והעבודות שצריך לשבץ השבוע, זמינות העובדים, ההסמכה שלהם והגבלות נוספות.

אז אם עייפתם ממטלת סידור העבודה, השיבוץ האוטומטי ביומן העבודה היא היכולת בשבילכם! כל שתצטרכו הוא ללחוץ על הכפתור ולצפות בקסם קורה.

במאמר הזה נעבור על:

שיוך המשמרות האוטומטי כאן כדי לתת לכם ראש שקט ולמנוע טעויות אנוש בשלב סידור העבודה.

גם אם העובדים שלכם סימנו שהם לא זמינים בכמה ימים השבוע וגם אם המשמרת דורשת הסמכה ספציפית שאין לכל המשתמשים, השיוך האוטומטי ייקח זאת בחשבון.

הנה פירוט הגורמים שהשיוך האוטומטי מתייחס אליהם בעת הסידור:

💡 שימו לב: אנחנו ממשיכים לשדרג ולפתח את יכולת הסידור האוטומטי. בהמשך תהליך השיוך ייקח בחשבון גם העדפות עבודה של עובדים ובקשות השתבצות למשמרות פתוחות שממתינות לאישור.

אחרי שסקרנו את הגורמים ששיוך המשמרות האוטומטי לוקח בחשבון, בואו נבין כיצד להשתמש בו. כדי להתחיל תצטרכו שיהיו לכם משמרות מוכנות לשיוך ביומן עבודה.

בין אם אתם יוצרים משמרת בודדת, משתמשים בתבניות משמרות מוכנות או מייבאים את המשמרות מקובץ אקסל, תצטרכו ליצור את השמשרות שלכם כטיוטה ולא משויכות למשתמשים כדי להשתמש ביכולת השיוך האוטומטי. משמרות שטרם שויכו למשתמשים יופיעו בחלקו העליון של היומן, כמו בדוגמא כאן:

אחרי שהמשמרות שלכם מוכנות, לחצו על אייקון השרביט לצד ׳משמרות ללא משתמשים׳:

לחצו על שייך אוטומטית x משמרות וצפו במשמרות שלכם מחולקות בין העובדים, ככה פשוט!
​

שימו לב שכל המשמרות המשוייכות יופיעו עדיין במצב טיוטה, כלומר הן עדיין לא יפורסמו למשתמשים בסיום התהליך.

בתהליך שיוך המשמרות האוטמטי תוכלו להחליט אילו תנאי יילקחו בחשבון. אם תרצו שהגדרה מסוימת תקבל עדיפות נמוכה יותר, תוכלו לכבות אותה לפני אישור שיבוץ המשמרות:

אחרי שהפעלתי את שיוך המשמרות האוטומטי קיבלתי הודעה שx משמרות לא שויכו, מה זה אומר?

אם תראו את השגיאה הבאה זה אומר שהיו כמה משמשרות שמערכת קונקטים לא הצליחה למצוא להן התאמה מדוייקת בסידור הנוכחי. במקרים אלו, המשמרות יישארו תחת האזור של ״משמרות ללא משתמשים״ ואם תרצו עדיין לשייך אותם למשתמשים תוכלו לעשות זאת בצורה ידנית.

האם ניתן לשייך חלק מהמשרות ידנית ולהפעיל את השיוך האוטומטי על שאר המשמרות?

בהחלט! התחילו בשיוך המשמרות שתרצו לשייך ידנית בעצמכם ואחר כך השתמשו בשיוך האוטומטי כדי לשייך את המשמרות שנותרו.

במידה ואני לא מרוצה מחלוקת המשמרות האוטומטית יש אפשרות לבטל אותה?

כרגע, האפשרות היחידה היא להשתמש באפשרות הבחירה המרובה ביומן העבודה. סמנו את כל המשמרות ובטלו את ההקצאה של כל המשתמשים למשרות המסומנות בלחיצת כפתור.

לאחר מכן תוכלו להשתמש שוב באפשרות השיוך האוטומטי ולקבל אופציה נוספות לסידור עבודה. צפו בסרטון כדי להבין איך התהליך נראה:
​

*שימו לב, שיוך המשמרות האוטומטי זמין החל מתוכנית המומחה בהאב התפעול*
​