שימושים נפוצים באוטומציות

אוטומציות יכולות לחסוך מכם משימות שחוזרות על עצמן, לצמצם עבודה ידנית ולעזור לוודא ששום דבר לא מתפספס. בין אם אתם קולטים עובדים חדשים, מנהלים מסמכים או רוצים לשמור את הצוות מעודכן, יש אינספור דרכים שבהן אוטומציות יכולות לחסוך זמן ולעזור לתהליכי העבודה להתנהל בצורה חלקה.

בהמשך תמצאו כמה מהשימושים הנפוצים ביותר שיעזרו לכם להתחיל.

כדי להגדיר אוטומציה חדשה:

אוטומציות מחברות בין חלקים שונים בקונקטים, כך שכאשר פעולה מסוימת מתרחשת, השלב הבא מתבצע באופן אוטומטי. כך תוכלו לשמור על תהליכים עקביים ולהפחית את הצורך במעקב ידני.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-משתמש נכנס לשעון, ולאחר מכן בחרו את שעון הנוכחות הרלוונטי.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-שליחת הודעה לקבוצה. בחרו את הצ'אט הקבוצתי שבו ההודעה תישלח, את המפרסם שממנו תישלח ההודעה והתאימו את תוכן ההודעה.

ניתן גם להוסיף משתנים, כפי שמוצג בדוגמה למטה, כדי לכלול באופן אוטומטי את השם המלא של המשתמש שהפעיל את האוטומציה.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-זמן מאז תאריך ההתחלה, ולאחר מכן הגדירו מתי התזכורת תישלח, למשל יום אחד לאחר תאריך ההתחלה של המשתמש, ובחרו את השעה.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-שליחת הודעה למשתמש. התאימו את הודעת התזכורת והוסיפו משתנים, למשל השם הפרטי של המשתמש, כדי להפוך אותה לאישית יותר.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-מבחן הוגש, ולאחר מכן בחרו את המבחן הרלוונטי.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-שליחת מטבעות למשתמש. בחרו כמה מטבעות המשתמש יקבל לאחר הגשת המבחן.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-משתמש ביקש חופש, ולאחר מכן בחרו את מדיניות החופשה הרלוונטית במידת הצורך.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-שליחת הודעה לצוות. בחרו לשלוח את ההודעה למנהל הישיר של המשתמש שהפעיל את האוטומציה והתאימו את ההודעה באמצעות משתנים, למשל שם המשתמש והתאריכים המבוקשים.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-משתמש השלים קורס, ולאחר מכן בחרו את הקורס הרלוונטי.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-הוספת תיוג למשתמש. בחרו את התיוג שתרצו להוסיף לפרופיל המשתמש, למשל מוסמך או קליטת עובדים הושלמה, והגדירו את המשתמש שהפעיל את האוטומציה כנמען.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-זמן מאז תאריך ההתחלה, ולאחר מכן הגדירו כמה זמן המשתמש צריך לעבוד בחברה לפני שהאוטומציה תפעל.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-שיוך למדיניות חופשות. בחרו את מדיניות החופשה המתאימה שיש לשייך למשתמש כאשר הוא מגיע לוותק שהוגדר, והגדירו את המשתמש שהפעיל את האוטומציה כנמען.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-משתמש יצא מהאתר הגיאוגרפי, ולאחר מכן בחרו את האתר הגיאוגרפי הרלוונטי.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-שליחת הודעה למשתמש, ובחרו לשלוח אותה למנהל הישיר של המשתמש שהפעיל את האוטומציה. התאימו את ההודעה והוסיפו משתנים, למשל שמו המלא של המשתמש.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-משימה פורסמה, ולאחר מכן בחרו את לוח המשימות הרלוונטי.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-שליחת SMS. כתבו את ההודעה שתרצו שהנמענים יקבלו והתאימו אותה באמצעות משתנים במידת הצורך, למשל שם המשימה.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-משתמש מאחר למשמרת, ולאחר מכן בחרו את יומן העבודה הרלוונטי והגדירו כמה דקות לאחר זמן תחילת המשמרת המתוכנן יפעילו את האוטומציה.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-שליחת הודעה למשתמש, ובחרו לשלוח אותה למנהל הישיר של המשתמש שהפעיל את האוטומציה. לאחר מכן בחרו את המפרסם שממנו תישלח ההודעה והתאימו אותה באמצעות משתנים, למשל שם המשתמש ושעת תחילת המשמרת.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-משתמש השלים קורס, ולאחר מכן בחרו את הקורס שיפעיל את השיוך הבא.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-שיוך קורס. בחרו את הקורס שישויך באופן אוטומטי לאחר השלמת הקורס הקודם. לדוגמה, מנהל חדש יכול להידרש להשלים קודם את קורס ׳טרום קליטה׳ לעובדים חדשים, ורק לאחר מכן לקבל שיוך לקורס קליטת עובד חדש.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-זמן מאז תאריך ההתחלה, והגדירו שהאוטומציה תפעל יום אחד לאחר תאריך תחילת העבודה.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-שיוך קורס ובחרו את קורס קליטת העובדים שישויך באופן אוטומטי לעובדים חדשים.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-חזרה קבועה, ולאחר מכן הגדירו את התדירות. לדוגמה, אחת ל-3 חודשים, ביום הראשון של החודש בשעה 09:00. לאחר מכן הגדירו מתי החזרה תתחיל.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-שליחת הודעה לקבוצה ובחרו את צ'אט מנהלי המערכת או ההנהלה. לאחר מכן בחרו את טופס הערכת הביצועים הרלוונטי והתאימו את ההודעה כך שמנהלי המערכת יוכלו לגשת אליו ולהשלים אותו במהירות.

טריגר: הגדירו את הטריגר ל-יום הולדת של עובד.

פעולה: הגדירו את הפעולה ל-שליחת הודעה למשתמש. התאימו את ברכת יום ההולדת והוסיפו משתנים, למשל שמו הפרטי של המשתמש, כדי להפוך אותה לאישית יותר.

💡 טיפ: למרות שרבות מהדוגמאות למעלה משתמשות בהודעות צ'אט, ניתן להגדיר אוטומציות גם לשליחת הודעות SMS לפי הצורך.

צריכים עזרה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו זמין דרך בועת הצ'אט בפינה התחתונה של המסך וישמח לעזור בכל שאלה.