פיצ׳ר הטפסים שלנו מאפשר לכם מעקב יעיל אחר הגשות המשתמשים שלכם במערכת. באמצעות אפשרויות השיתוף שלנו בהגדרות הטפסים תוכלו להגדיר במדויק לאן צריך להגיע כל טופס שמשתמש מגיש במערכת.

במאמר הבא אנו נעבור על אפשרויות השיתוף השונות במערכת:

לאחר הגשת הטופס ע"י המשתמשים, תוכלו להגדיר האם וכיצד ניתן לשתף את הטופס של המשתמש.

תחילה תוכלו לבחור באיזה אופן תרצו לקבל את ההגשה:

שימו לב כי ארגונים רבים חוסמים לעיתים באופן אוטומטי מיילים ובהם קבצים מצורפים ולכן הוספנו את האופציה של קישור להורדה ואת האפשרות לקבל את ההגשה בגוף המייל.

חשוב לציין כי הקובץ המצורף יהיה אותו הקובץ רק אופן קבלתו במייל תהיה שונה:

כעת נעבור על אפשרויות השיתוף השונות:

אפשרות זו מאפשרת לשתף את הגשות הטופס באופן מיידי לאחר ההגשה עם המנהל הישיר של העובד, גורמים מסויימים מתוך הארגון או גם וגם.

בבחירה לשתף כל הגשה באופן אוטומטי עם המנהל הישיר של המשתמש, הנתון ישאב מתוך שדה ״מנהל ישיר״ כפי שהוגדר בפרטי המשתמש תחת קטגוריית המשתמשים במערכת - במקרה הזה המנהל הישיר של העובד לא חייב להיות מנהל מערכת!

לחלופין ניתן לבחור במשתמשים קיימים במערכת או להזין כתובת מייל של גורם חיצוני (שאינו משתמש באפליקציה).

אפשרות זו תאפשר לכל אחד מהגורמים הנבחרים לקבל עדכון במייל בכל פעם שמשתמש מילא את הטופס ולקבל התראת פוש באפליקציה.

ההגשה תשלח למייל בפורמט של pdf, אקסל או הגשה בגוף המייל בהתאם לבחירתכם ותכלול את הגשת הטופס המלאה כולל תמונות, קבצים מצורפים וחתימה במידה ושדות אלו קיימים.

שימו לב - במידה ולא עדכנתם כתובת מייל עבור העובדים המצויינים באפשרויות השיתוף אותם עובדים לא יקבלו מייל ויוכלו לגשת להגשות הטפסים ששותפו איתם דרך האפקליציה, באמצעות כניסה ללשונית הפרופיל, תחת תיקית שותפו איתי.

בנוסף, תוכלו להחליט האם לסנן את ההגשות הנשלחות למייל לפי חוקיות אותה תגדירו.

הכוונה היא כי תוכלו להגדיר למערכת באילו מקרים תשלח הגשת הטופס של המשתמש לכתובת המייל המוגדרת, למשל תוכלו להגדיר בטופס דיווח על תקלה, כי רק במידה והמשתמש בחר בשאלת "מהי רמת חומרת התקלה?"בתשובה "חמורה מאוד" תשלח ההגשה לכתובת המייל. כל ההגשות בהן המשתמשים יענו על אותה שאלה בערך "לא חמורה בכלל", ההגשה לא תשלח לכתובות המייל המוגדרות.

אפשרות זו תהיה שימושית כאשר תרצו לאפשר למשתמש לשתף את הטופס עם משתמשי מערכת אחרים (שאינם חייבים להיות מנהלי מערכת). בסיום הגשת הטופס, העובד יבחר את המשתמש מתוך רשימת הנמענים אותה תגדירו מראש.

בנוסף, תוכלו להוסיף את המנהל הישיר של המשתמש כנמען אופציונלי בהתאם לפרטי המנהל הישיר שהוזנו עבור המשתמש בשדות המשתמש שלו.

באפשרות זו, תוכלו לבחור האם להזין רק את שמות המשתמשים הנבחרים או להוסיף כותרת בחלק השמאלי של שם המשתמש. כך לדוגמא, תוכלו לבקש מהעובד לשתף את הטופס על בסיס השייכות שלו למחלקה ספציפית כמו בדוגמא:

בסיום מילוי הטופס, המערכת תציג למשתמש את אותה רשימת נמענים אשר הגדרתם מראש רגע לפני שליחתו:

בעת שיתוף הטופס עם אותו משתמש, המשתמש יקבל הודעת פוש לטלפון האישי שלו ויוכל לראות את ההגשה של המשתמש ששיתף עימו את הטופס. בנוסף, במידה וכתובת המייל מוזנת לו בפרופיל המשתמש, הוא יקבל עותק למייל.

שימו לב!

במידה ואותו משתמש ששיתפו עימו טפסים של משתמשים אחרים ירצה לראות את אותם טפסים, כל שעליו לעשות הוא להיכנס ללשונית ״פרופיל״ ותחת תיקיית ״שותפו איתי״, יוכל למצוא את כל הטפסים ששותפו עימו בעבר.

שימושי כאשר נרצה לאפשר למשתמש לבחור כתובת מייל בעצמו, איתה ירצה לשתף את הטופס בסיום הגשתו. לדוגמא- כאשר משתמש מסיים להזין טופס אותו הוא רוצה לשלוח ללקוח לו הוא נותן שירות, יוכל להזין את כתובת המייל של הלקוח בסיום מתן השירות.

בסיום מילוי הטופס יהיה על המשתמש להזין כתובת מייל והטופס ישלח כPDF לכתובת שהוזנה.

צריכים סיוע נוסף? 🙋 צוות התמיכה שלנו זמין בלייב (בפינה הימנית התחתונה של המסך) לענות ולסייע לכל שאלה שלכם.
​