הגדרות הטופס- אפשרויות שיתוף

פיצ׳ר הטפסים שלנו מאפשר לכם מעקב יעיל אחר הגשות המשתמשים שלכם במערכת. באמצעות אפשרויות השיתוף שלנו בהגדרות הטפסים תוכלו להגדיר במדויק לאן צריך להגיע כל טופס שמשתמש מגיש במערכת.

במאמר הבא אנו נעבור על אפשרויות השיתוף השונות במערכת:

לאחר הגשת הטופס ע"י המשתמשים, תוכלו להגדיר האם וכיצד ניתן לשתף את הטופס של המשתמש.

להגדרת אפשרויות השיתוף, בצע את השלבים הבאים:

​בכל אחת מאפשרויות השיתוף תוכלו לבחור באיזה פורמט תרצו לקבל את ההגשה:

שימו לב כי ארגונים רבים חוסמים לעיתים באופן אוטומטי מיילים ובהם קבצים מצורפים ולכן הוספנו את האופציה של קישור להורדה ואת האפשרות לקבל את ההגשה בגוף המייל.

חשוב לציין כי הקובץ המצורף יהיה אותו הקובץ רק אופן קבלתו במייל תהיה שונה:

אפשרות זו מאפשרת לשתף את הגשות הטופס באופן מיידי לאחר ההגשה עם המנהל הישיר של העובד, גורמים מסויימים מתוך הארגון או כל כתובת אימייל, גם של גורם חיצוני שאינו משתמש באפליקצייה. אפשר לבחור את אחת מאפשרויות השיתוף, או מספר אפשרויות - לפי הצורך. זוהי דרך מצוינת להישאר מעודכן בכל רשומה ולשמור על עדכון שוטף של המנהלים. לדוגמה, רואה חשבון יכול לקבל אוטומטית את כל רשומות הטפסים הקשורות להחזרי הוצאות עסקיות.

בבחירה לשתף כל הגשה באופן אוטומטי עם המנהל הישיר של המשתמש, הנתון ישאב מתוך שדה ״מנהל ישיר״ כפי שהוגדר בפרטי המשתמש תחת קטגוריית המשתמשים במערכת - במקרה הזה המנהל הישיר של העובד לא חייב להיות מנהל מערכת!

אפשרות זו תאפשר לכל אחד מהגורמים הנבחרים לקבל עדכון במייל בכל פעם שמשתמש מילא את הטופס ולקבל התראת פוש באפליקציה.

בנוסף, תוכלו להחליט האם לשתף אץ הטופס אם משתמשים בודדים או עם אחת מהקבוצות שהגדרתם במערכת.

אפשרות זו מאפשרת לך להגדיר כללים נוספים, כולל תנאים ספציפיים, לשיתוף אוטומטי של רשומות חדשות, כלומר הרשומות ישותפו רק אם התנאים מתקיימים. זה נוח כאשר אתה צריך שבעלי העניין הרלוונטיים יקבלו התראה אם שדה מסוים מולא או לא מולא, או כאשר אתה צריך לקבל רשומות ממחלקה ספציפית בלבד.

בדוגמה למטה, ניתן לראות שנוצר כלל בשם "אירוע - פציעה", אשר ישלח רשומה חדשה אוטומטית רק כאשר משתמש מסמן את האירוע כ'פציעה' בטופס.

ליצירת כלל חדש, בצע את השלבים הבאים:

אתה יכול גם להוסיף סינונים נוספים על ידי לחיצה על "הוסף סינון". לדוגמה, אם ברצונך שהתנאי יהיה סוג אירוע 'פציעה', עבור קבוצה חכמה ספציפית.

אפשרות זו אידיאלית כאשר יש צורך לשתף רשומות טפסים עם אנשים ספציפיים בהתבסס על תרחישים מסוימים. לדוגמה, בחברת בנייה, צוותים מרובים עשויים למלא את אותו דוח אירוע, אך המנהל של כל צוות צריך לקבל את ההגשות של הצוות שלו. להגדרת אפשרות זו, בצע את השלבים הבאים:

אפשרות זו תהיה שימושית כאשר תרצו לאפשר למשתמש לשתף את הטופס עם משתמשי מערכת אחרים (שאינם חייבים להיות מנהלי מערכת). בסיום הגשת הטופס, העובד יבחר את המשתמש מתוך רשימת הנמענים אותה תגדירו מראש.

בנוסף, תוכלו להוסיף את המנהל הישיר של המשתמש כנמען אופציונלי בהתאם לפרטי המנהל הישיר שהוזנו עבור המשתמש בשדות המשתמש שלו.

בסיום מילוי הטופס, המערכת תציג למשתמש את אותה רשימת נמענים אשר הגדרתם מראש רגע לפני שליחתו:

בעת שיתוף הטופס עם אותו משתמש, המשתמש יקבל הודעת פוש לטלפון האישי שלו ויוכל לראות את ההגשה של המשתמש ששיתף עימו את הטופס. בנוסף, במידה וכתובת המייל מוזנת לו בפרופיל המשתמש, הוא יקבל עותק למייל.

שימו לב!

במידה ואותו משתמש ששיתפו עימו טפסים של משתמשים אחרים ירצה לראות את אותם טפסים, כל שעליו לעשות הוא להיכנס ללשונית ״פרופיל״ ותחת תיקיית ״שותפו איתי״, יוכל למצוא את כל הטפסים ששותפו עימו בעבר.

ייתכנו מקרים בהם תרצה שמשתמשים ישתפו רשומת טופס עם מישהו שאין לך את האימייל שלו. לדוגמה, אם עובד משלים עבודת ניקיון בבית של לקוח והלקוח רוצה דוח על העבודה שנעשתה, אפשרות זו היא המתאימה! היא מאפשרת למשתמשים להזין ידנית כל אימייל, ולהבטיח שגם לקוחות של נמצאים במערכת יקבלו את רשומת הטופס.

אם נבחר לשתף טופס עם משתמש שקיים במערכת , המשתמש יוכל לצפות ברשומת הטופס באפליקציית Connecteam על ידי כניסה לאפליקצייה, מעבר לפיד > תחת לשונית ״שותפו איתי״.

אם בחרת משתמש עם אימייל הרשום בכרטיס המשתמש שלו או הוספת ידנית כתובת אימייל, הם יקבלו את הרשומה באמצעות אימייל, באחד מהפורמטים שהוזכרנו לעיל: קישור להורדהֿֿֿ/ קובץ מצורף/ בגוף המייל.

צריכים סיוע נוסף? 🙋 צוות התמיכה שלנו זמין בלייב (בפינה הימנית התחתונה של המסך) לענות ולסייע לכל שאלה שלכם.
​