התאמה אישית להגדרות שעון הנוכחות

שעון הנוכחות נועד לאפשר לכם לעקוב בקלות אחר שעות העבודה של הצוות ולהפוך את תהליך הכנת השכר לפשוט יותר. מבחינת העובדים, בכמה לחיצות בלבד הם יכולים להיכנס ולצאת ממשמרת דרך המכשיר הנייד או המחשב. כמנהלים, תוכלו לראות בקלות מה קורה עם העובדים שלכם מדי יום, לתקשר איתם, לערוך את דוחות הנוכחות שלהם ולייצא את המידע לצורך הכנת השכר.

עובדים יכולים לעקוב אחר שעות העבודה שלהם בקונקטים במספר דרכים: כניסה ויציאה ממשמרת דרך האפליקציה לנייד, דרך מכשיר החברה באמצעות אפליקציית הקיוסק, ישירות מיומן העבודה או באמצעות הוספת רישומי זמן לדוח הנוכחות. התאמה אישית של אופן הכניסה והיציאה ממשמרת מאפשרת לכם לבחור אילו אפשרויות יהיו זמינות לעובדים, בהתאם לאופן שבו הארגון שלכם מנהל את שעות העבודה, ולקבוע כיצד ומאיזה מכשיר העובדים יוכלו לדווח על שעות העבודה שלהם.

כדי להתאים אישית את האופן שבו העובדים שלכם ייכנסו למשמרת:

העמוד מחולק לשני חלקים. בחלק הראשון תוכלו לבחור את מכשירי הכניסה למשמרת, כלומר המכשירים שדרכם העובדים יוכלו להיכנס למשמרת, ואת אפשרויות הכניסה למשמרת, שבהן תוכלו לקבוע אם העובדים יוכלו להיכנס רק למשמרות שאליהן שובצו, ללא משמרת מתוכננת, או בשני המקרים.

החלק השני מתייחס לדוחות הנוכחות, ובו תוכלו לקבוע אם העובדים יוכלו לגשת לדוחות הנוכחות שלהם ולערוך אותם.

בחלק זה תוכלו לבחור מאילו מכשירים העובדים רשאים להיכנס למשמרת. לדוגמה, אם כל העובדים נכנסים למשמרת באמצעות קיוסק או תג NFC במשרד, תוכלו להשבית את האפשרויות האחרות ולאפשר כניסה רק דרך המכשירים האלה. לעומת זאת, עבור עובדי שטח שעובדים במיקומים שונים, תוכלו לאפשר כניסה למשמרת דרך המכשירים הניידים שלהם.

בחלק זה תוכלו להתאים שתי אפשרויות, שבהן ניתן להשתמש בנפרד או יחד: כניסה למשמרות שאליהן העובדים שובצו, וכניסה ללא משמרת מתוכננת.

כאשר אפשרות זו מופעלת, העובדים יוכלו להיכנס ולצאת ממשמרת רק אם הם משובצים למשמרת מתוכננת.

לחצו על סמל גלגל השיניים כדי לבחור באילו מכשירים העובדים יוכלו להשתמש כדי להיכנס למשמרות שלהם. לדוגמה, אם המשמרות מתקיימות במשרד פיזי, תוכלו להגביל את הכניסה למשמרת למכשיר קיוסק או ל-NFC. בחלון זה תוכלו גם לבחור מאילו יומני עבודה העובדים יוכלו להיכנס למשמרת.

כאשר אפשרות זו מופעלת, העובדים יוכלו להיכנס למשמרת בכל זמן, גם אם לא שובצו למשמרת מתוכננת.

כפי שראינו קודם, לחיצה על סמל גלגל השיניים מאפשרת לבחור מאילו מכשירים העובדים יוכלו להיכנס למשמרת. לדוגמה, אם העובדים מבצעים משימות שוטפות ללא משמרות מתוכננות, תוכלו לאפשר להם להיכנס למשמרת תוך כדי תנועה דרך המכשירים הניידים שלהם.

💡 שימו לב: האפשרויות אינן סותרות זו את זו. תוכלו להפעיל את שתיהן אם אתם רוצים לאפשר לעובדים להיכנס גם למשמרות שאליהן שובצו וגם ללא משמרת מתוכננת. הדבר נכון גם לגבי המכשירים שדרכם העובדים נכנסים ויוצאים ממשמרת. תוכלו לבחור מכשיר אחד, שניים או את כולם.

לאחר שהחלטתם כיצד העובדים ייכנסו למשמרת, תוכלו לקבוע אם הם יוכלו לגשת לדוחות הנוכחות שלהם ואילו שינויים, אם בכלל, הם יוכלו לבצע בהם.

האפשרות הראשונה קובעת אם לעובדים תהיה גישה כלשהי לדוח הנוכחות שלהם. אם תשביתו אותה, העובדים לא יוכלו לצפות בדוחות הנוכחות שלהם, וכאשר ייכנסו לשעון הנוכחות הם יראו רק את האפשרות להיכנס למשמרת.

כאשר אפשרות זו מופעלת, העובדים יוכלו לערוך או להסיר משמרות והפסקות מדוח הנוכחות שלהם. תוכלו גם להגדיר ששינויים אלה ידרשו אישור מנהל, כך שתוכלו לוודא שכל שינוי בדוח הנוכחות של העובד נבדק על ידי מנהל.

אפשרות זו מאפשרת לעובדים להוסיף משמרות או הפסקות באופן ידני לדוח הנוכחות שלהם, גם אם הם לא נכנסו למשמרות האלה או לא שובצו אליהן. תוכלו גם להגדיר שהמשמרות וההפסקות שנוספו ידרשו אישור מנהל, כדי לוודא שכל תוספת לדוח הנוכחות נבדקת על ידי מנהל.

כאשר אפשרות זו מושבתת, העובדים יכולים לערוך את המשמרות וההפסקות שלהם רק עבור היום הנוכחי או תאריכים קודמים, ולא עבור תאריכים עתידיים.

עכשיו, לאחר שהכרנו את האפשרויות הבסיסיות להתאמה אישית של אופן הכניסה והיציאה ממשמרת, נעבור על כמה מההגדרות הנפוצות ביותר.

באפשרות זו, העובדים יוכלו להיכנס ולצאת ממשמרת רק דרך אפליקציית הקיוסק.

כדי לעשות זאת, הפעילו את אפשרויות הכניסה למשמרת הרצויות ובחרו רק באפשרות הקיוסק מרשימת המכשירים.

בדוגמה שלמטה, העובדים יכולים להיכנס למשמרת עם או ללא משמרת מתוכננת, אך רק דרך אפליקציית הקיוסק.

באפשרות זו, העובדים לא יוכלו להיכנס ולצאת ממשמרת דרך שעון הנוכחות כלל, אך הם יוכלו להוסיף אליו משמרות והפסקות באופן ידני.

כדי להגדיר זאת, השביתו את אפשרויות הכניסה למשמרת והפעילו את אפשרויות העריכה הרלוונטיות. במידת הצורך, תוכלו גם להגדיר שהוספות ושינויים ידרשו אישור מנהל.

כך ההגדרה נראית:

באפשרות זו, העובדים יוכלו להיכנס רק למשמרות שאליהן שובצו. כדי להגדיר זאת, הפעילו רק את האפשרות שמאפשרת כניסה למשמרת מתוכננת ובחרו את המכשיר שממנו העובדים יוכלו להיכנס למשמרת.

בדוגמה שלמטה, העובדים יכולים להיכנס למשמרות שאליהן שובצו דרך האפליקציה לנייד.

במקרים מסוימים, ייתכן שתרצו לאפשר לעובדים להיכנס למשמרת מבלי לבחור רשומת עבודה. אפשרות זו מפשטת ומקצרת את תהליך הכניסה למשמרת במקרים שבהם אין צורך לבחור רשומת עבודה, למשל בעסקים שאינם עוקבים אחר נוכחות לפי רשומות עבודה או עבור תפקידים שבהם קיימת רשומת עבודה אחת קבועה.

כדי לאפשר לעובדים להיכנס למשמרת מבלי לבחור רשומת עבודה, עברו ללשונית רשומות לגבי משמרת בהגדרות שעון הנוכחות והשביתו את האפשרות.

צריכים עזרה נוספת? 🙋
צוות התמיכה שלנו, בפינה הימנית התחתונה של המסך, זמין לענות על כל שאלה.