משתמשים בשעון הנוכחות באופן קבוע? רוצים להכיר יכולות נוספות שיעזרו לכם לנהל את שעות העבודה של העובדים בצורה יעילה יותר? במאמר הזה נכיר כמה מהיכולות החשובות של שעון הנוכחות, שיעזרו לכם לחסוך זמן, לייעל את העבודה השוטפת ולנהל את הצוות שלכם בצורה טובה יותר.
במאמר זה נעבור על:
הגבלות
העובדים מחתימים כניסה מוקדם מדי לפני תחילת המשמרת או שוכחים להחתים יציאה בסוף יום העבודה? הגבלות שעון הנוכחות יכולות לעזור לכם להתמודד עם המצבים האלה.
באמצעות יכולת זו תוכלו להגדיר כמה זמן לפני תחילת המשמרת העובדים רשאים להחתים כניסה, ומתי המערכת תבצע עבורם החתמת יציאה אוטומטית.
רוצים ללמוד עוד על הגבלות שעון הנוכחות? תוכלו לקרוא את המאמר המלא כאן.
דוחות אוטומטיים
אם אתם רוצים לחסוך זמן בעזרת אוטומציה, תוכלו להגדיר שדוחות שעון הנוכחות יישלחו אליכם באופן אוטומטי ישירות לתיבת הדואר האלקטרוני.
כל מה שצריך לעשות הוא לבחור את תדירות שליחת הדוח, מועד השליחה, הנמענים וסוג הדוח שתרצו לקבל.
כך תוכלו לקבל את דוחות השכר שלכם באופן קבוע, ללא צורך להפיק ולשלוח אותם ידנית בכל פעם.
רוצים ללמוד עוד על דוחות אוטומטיים? תוכלו לקרוא את המאמר המלא כאן!
תיחום גיאוגרפי
כדי לוודא שהעובדים מחתימים נוכחות מהמיקום הנכון ולמנוע דיווחי שעות לא מדויקים, תוכלו להגדיר אתר גיאוגרפי בשעון הנוכחות. כדי להגדיר זאת, היכנסו להגדרות בפינה השמאלית העליונה של שעון הנוכחות ובחרו באפשרות מיקום גיאוגרפי בתפריט הצדדי.
לאחר שתגדירו שהמיקום הגיאוגרפי הוא חובה, תוכלו להוסיף אתרי עבודה שונים ולהגדיר עבור כל אחד מהם כתובת ורדיוס גיאוגרפי שבו העובדים יוכלו להחתים נוכחות.
רוצים ללמוד עוד על תיחומים גיאוגרפיים? תוכלו לקרוא את המאמר המלא כאן!
תובנות על רשומות עבודה (Job Insights)
רוצים להבין טוב יותר כיצד שעות העבודה של העובדים מתחלקות בין רשומות העבודה השונות? תובנות על רשומות עבודה מאפשרות לכם לקבל מידע מפורט על שעות העבודה שהושקעו בכל רשומה. בתחתית לשונית גיליונות השעות בשעון הנוכחות תוכלו למצוא את אזור התובנות על רשומות העבודה. לחצו על הצגת כל רשומות העבודה כדי לקבל מידע מפורט על כל רשומה.
לאחר מכן תוכלו להשתמש בסינון מתקדם כדי להתמקד ברשומת עבודה מסוימת, לייצא את הנתונים לצורכי חיוב לקוחות, או להעמיק בנתוני השעות של משתמש מסוים ולייצא אותם.
רוצים ללמוד עוד על תובנות על רשומות עבודה? תוכלו לקרוא את המאמר המלא כאן!
פעולות מהירות
רוצים לייעל את תהליך הכנת גיליונות השעות לשכר? שעון הנוכחות כולל מגוון פעולות מהירות שיעזרו לכם לבצע שינויים ולנהל את נתוני העובדים בקלות.
בואו נכיר אותן:
מעבר לעובד הבא: בפינה השמאלית העליונה תוכלו לעבור במהירות בין עובדים ולבדוק את גיליונות השעות האישיים שלהם.
צ׳אט: לחיצה על אייקון הצ׳אט תאפשר לכם לפתוח שיחה ישירה עם העובד ולשאול שאלות הקשורות לגיליון השעות שלו.
הוספת משמרת: אם משמרת מסוימת לא נוספה לגיליון השעות, תוכלו להוסיף אותה ישירות מכאן.
הוספת הפסקה: אם אתם משתמשים בהפסקות ידניות והפסקה מסוימת לא נוספה לעובד, תוכלו להוסיף אותה.
הוספת חופשה: תוכלו להוסיף ימי חופשה ישירות לגיליון השעות של העובד.
ייצוא: תוכלו לייצא את גיליון השעות של העובד בפורמט Excel או PDF.
הוספת משמרת מתוך שורה: כאשר תעמדו עם העכבר על שורה בגיליון השעות, יופיע כפתור פעולה מהירה להוספת רשומת משמרת. מומלץ להכיר את ההבדלים בין אפשרות זו לבין כפתור הוספת המשמרת הרגיל.
מחיקת משמרת: כאשר תעמדו עם העכבר על שורה בגיליון השעות, תוכלו גם להסיר משמרת במהירות.
בצד המסך תוכלו להוסיף הערות מנהל כדי לתעד פרטים נוספים הקשורים למשמרת מסוימת.
באופן דומה, העובדים יכולים להוסיף הערות בעת החתמת יציאה או בעת עריכת משמרת.
קיצורי דרך לעריכה
כדי להפוך את עריכת גיליונות השעות לפשוטה ומהירה יותר, תוכלו להשתמש בקיצורי הדרך הבאים:
עריכת שעות כניסה ויציאה: שינוי שעות החתמת הכניסה והיציאה של העובד.
עריכת שעות הפסקה: עדכון משך ההפסקות שנרשמו.
הוספת שעות יומיות: הוספת מספר שעות עבודה ליום מסוים, ללא צורך בהגדרת שעות כניסה ויציאה.
הוספת שעות שבועיות: הוספת מספר שעות עבודה לשבוע מסוים, ללא צורך בהגדרת שעות כניסה ויציאה.
תעריפי שכר
חישוב השכר של העובדים הוא חלק חשוב בניהול העסק, אבל הוא גם עלול להיות מורכב. טעויות בחישוב השכר עשויות להוביל לתשלומים שגויים, לצורך בתיקונים ולעלויות מיותרות.
לשם כך, קונקטים מציעה את יכולת תעריפי השכר, שמאפשרת לכם להגדיר את התעריף של כל עובד ולצפות בשכר המחושב שלו בסוף תקופת השכר.
כדי להגדיר תעריפי שכר לעובדים:
היכנסו להגדרות החשבון.
עברו ללשונית תעריפי שכר.
הפעילו את האפשרות הפעלת תעריפי שכר.
בחרו את המטבע והגדירו את הרשאות המנהלים.
לחצו על שמירת שינויים.
לאחר מכן:
היכנסו לפיצ׳ר משתמשים בתפריט הצדדי.
לחצו על השורה של המשתמש הרלוונטי.
בלשונית שכר, שמופיעה בצד המסך, לחצו על הגדרת תעריף שכר.
בחרו את סוג התשלום, התעריף ותאריך הכניסה לתוקף.
לחצו על עדכון שכר.
רוצים ללמוד עוד על תעריפי שכר? תוכלו לקרוא את המאמר המלא כאן.
הפסקות אוטומטיות
העובדים שלכם זכאים לזמן הפסקה קבוע במהלך יום העבודה? רוצים לוודא שזמן ההפסקה מחושב או מנוכה באופן אוטומטי משעות העבודה שלהם?
באמצעות יכולת הפסקות אוטומטיות, תוכלו להגדיר את משך ההפסקות כך שהמערכת תנכה באופן אוטומטי את זמן ההפסקות שאינן בתשלום מסך שעות העבודה היומיות של כל עובד, בהתאם להגדרות שעון הנוכחות.
כדי להפעיל את היכולת:
היכנסו לעמוד המשתמשים וגשו ללשונית נהלים ארגוניים.
לחצו על לשונית הפסקות.
צרו נוהל חדש או בחרו באפשרות נהל הפסקות על מנת ליצור הפסקה חדשה.
הפעילו את האפשרות הפסקות אוטומטיות.
הגדירו את משך ההפסקה שהעובדים מקבלים.
וזהו! ההפסקות יחושבו באופן אוטומטי בהתאם להגדרות שלכם.
💡 טיפ: העובדים שלכם יוצאים למספר הפסקות במהלך יום העבודה? תוכלו להוסיף כמה הפסקות שתצטרכו באמצעות לחיצה על כפתור ה-+ הכחול שמופיע לצד שורת ההפסקה.
צריכים עזרה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו זמין עבורכם בצ׳אט, בפינה השמאלית התחתונה של המסך, וישמח לעזור בכל שאלה.