התכנית המתקדמת בהאב התפעול

האב התפעול כולל את הפיצ׳רים הבאות: שעון נוכחות, יומן עבודה, טפסים ומשימות מהירות.

התכנית המתקדמת מעניקה לכם את כל הכלים הדרושים לניהול העסק בקלות, גם כשהוא צומח. בקיצור, אפשר ללכת לים, להתרווח וליהנות מפינה קולדה! בעזרת אפשרויות התאמה אישית ופעולות בכמות גדולה, תוכלו לנהל את הצוות במינימום מאמץ ולהגיע למקסימום תוצאות. בואו נכיר את הערך של התכנית המתקדמת.

התאימו אישית את חוויית הכניסה והיציאה מהמשמרת: בחרו כיצד הצוות נכנס ויוצא מהמשמרת בהתאם לצרכים העסקיים שלכם, תוך שמירה על תפעול שוטף.

אם בחברה שלכם יש כוח עבודה גמיש יותר שעובד בהתאם למשמרות או לביקוש, ייתכן שתרצו לאפשר לעובדים להיכנס גם למשמרות מתוזמנות וגם ללא משמרת. לשם כך, תוכלו להגדיר בשעון הנוכחות ששתי האפשרויות יהיו זמינות, וגם לקבוע מאילו מכשירים ניתן לבצע כניסה ויציאה: האפליקציה לנייד, המחשב ו/או אפליקציית הקיוסק.

לאחר ההגדרה, העובד יוכל לבחור להיכנס לאחת מהמשמרות המתוזמנות שלו להיום, או להיכנס ללא משמרת באמצעות בחירת אחת העבודות שאליהן הוא משויך.

✨ למידע נוסף על התאמה אישית של אופן הכניסה והיציאה מהמשמרת, לחצו כאן

מעקב אחר עובדים לפי מיקום: גניבת זמן עולה למעסיקים בארצות הברית מיליארדי דולרים מדי שנה, ו־49% מעובדי המשמרות מודים שעשו זאת. בתכנית המתקדמת ניתן להגדיר עד 10 אתרי עבודה עם גדר גיאוגרפית, כך שהעובדים יוכלו להיכנס למשמרת רק כשהם מגיעים לאתר ולצמצם עלויות מיותרות.

נניח שאתם חברת בנייה ורוצים לוודא שעובדים יכולים להיכנס למשמרת רק כשהם מגיעים לאתר הבנייה, או חברת ניקיון שרוצה שהעובדים יתחילו את שעון הנוכחות רק כשהם מגיעים לבית הלקוח. תוכלו להגדיר גדר גיאוגרפית סביב אתר העבודה. העובדים יוכלו לראות במפה אם הם נדרשים להימצא באזור מסוים כדי להיכנס למשמרת, ואת מיקומם ביחס לאזור שהוגדר.

✨ למידע נוסף על יצירת תיחום גיאוגרפי, לחצו כאן

זהו את הפער בין השעות ביומן העבודה לשעות העבודה בפועל: ראו במהירות את ההבדל בין שעות העבודה שתוכננו לבין השעות שבוצעו בפועל באמצעות גיליון נוכחות ברור. כך תוכלו לוודא שאתם משלמים רק עבור שעות העבודה שבוצעו, לחסוך בעלויות ולעקוב אחר ביצועי העובדים.

כאשר תעברו על גיליון הנוכחות של עובד, עמודה תציג את ההפרש בין השעות המתוזמנות לבין שעות העבודה בפועל. בלחיצה עליה תוכלו להשוות בין הזמנים, ובמידת הצורך אפילו לפתוח שיחה עם העובד ישירות משם.

✨ למידע נוסף על השוואה בין שעות מתוזמנות לשעות עבודה בפועל, לחצו כאן

הפכו את תהליך השכר לאוטומטי יותר: אפשרו לעובדים להגיש את גיליונות הנוכחות כשהם מוכנים, ולאחר מכן עברו עליהם ואשרו אותם. בכמה לחיצות תוכלו להשלים את תהליך השכר, לצמצם טעויות ולוודא שכולם מקבלים את השכר הנכון ובזמן.

כאשר מגיע הזמן להכין את השכר, העובדים יכולים לעבור על גיליונות הנוכחות שלהם מהאפליקציה לנייד או מהמחשב וללחוץ על "הגשת גיליון נוכחות".

לאחר מכן מנהלי המערכת יכולים לסנן את התצוגה כך שיופיעו רק גיליונות שהוגשו, לעבור על שעות העבודה ועל חופשות שאושרו, לוודא שהכול מדויק ולבסוף לאשר את גיליון הנוכחות. העובד יקבל מיד אינדיקציה שהגיליון אושר.

✨ למידע נוסף על אישור גיליונות נוכחות לצורכי שכר, לחצו כאן

התאימו אישית את ייצוא גיליונות הנוכחות: הוסיפו או הסירו עמודות ושנו את הסדר שלהן בהתאם לצורכי הדיווח שלכם, כדי לעמוד בדרישות החוק ובמדיניות החברה בצורה פשוטה יותר.

אם אתם צריכים דוח מותאם אישית, למשל כדי להתאים לתבנית של ספק השכר, להציג מידע מסוים או לענות לבקשה של מחלקה אחרת או לקוח, תוכלו ליצור ייצוא מותאם. בחרו אם אתם צריכים דוח גיליון נוכחות או דוח משמרות, ולאחר מכן הוסיפו או הסירו עמודות, שנו את הסדר שלהן ושנו את שמותיהן לפי הצורך.

✨ למידע נוסף על ייצואים מותאמים אישית, לחצו כאן

בתכנית המתקדמת ניתן ליצור עד 3 שעוני נוכחות.

חסכו זמן ומאמץ באמצעות אפשרויות ייבוא: במקום להזין מידע ידנית, תוכלו לייבא בקלות מידע על עבודות ומשמרות מקובץ אקסל, לחסוך זמן ולהקים את הצוות במהירות.

בין אם אתם עוברים ממערכת ישנה ל־Connecteam ובין אם אתם עוברים מניהול באמצעות ניירת וקבצים ידניים, תוכלו לנצל את אפשרות הייבוא. לדוגמה, אם נוספה קבוצה חדשה של לקוחות ואתם צריכים להוסיף אותם כעבודות, תוכלו לייבא אותם בכמות גדולה בכמה לחיצות. כך גם לגבי משמרות: ניתן לייבא אותן בכמות גדולה ולהעביר את לוחות הזמנים של העובדים בלי להזין כל משמרת ידנית.

✨ למידע נוסף על ייבוא משמרות לחצו כאן, ולמידע על ייבוא עבודות לחצו כאן

הימנעו מאי הבנות ומשגיאות בשיבוץ: אפשרו לעובדים להגדיר אי־זמינות והעדפות עבודה, כדי שתוכלו לשבץ אותם בזמנים שמתאימים גם להם וגם לעסק. כך ניתן לצמצם התנגשויות ולשמור על תיאום טוב יותר.

העובדים יכולים להגדיר את העדפות העבודה שלהם מכל מקום ואף להוסיף הערות. כך, עוד לפני בניית היומן, תוכלו לדעת מתי עובדים אינם זמינים מסיבות אישיות, כמו תור לרופא, ומתי הם מעדיפים לעבוד. המידע הזה עוזר ליצור יומן עבודה שמתאים לכולם.

✨ למידע נוסף על הגדרת שעות עבודה מועדפות ואי־זמינות, לחצו כאן

פשטו את תהליך החלפת המשמרות: אפשרו לעובדים להחליף משמרות עם עמיתים מוסמכים וזמינים, לצמצם היעדרויות ולמנוע כאבי ראש של הרגע האחרון. כך ניתן לשמור על כיסוי מלא של המשמרות ועל תפעול רציף.

נניח שלעובד יש משמרת הערב אך הוא חלה ואינו יכול להגיע. במקום שמנהל המערכת יצטרך לחפש מחליף ולשלוח הודעה בנפרד לכל עובד מתאים, העובד יכול לשלוח בקשת החלפה לכל העמיתים הזמינים והמוסמכים בבת אחת. ניתן גם להגדיר אם ההחלפה מתבצעת אוטומטית או דורשת אישור מנהל. אם היא אוטומטית, העובד הראשון שיאשר את הבקשה יקבל את המשמרת.

✨ למידע נוסף על החלפת משמרות, לחצו כאן

ייעלו את אישור הבקשות למשמרות פתוחות: צמצמו את זמן האישור והעומס הניהולי. עובדים יוכלו לבקש רק משמרות שהם מוסמכים לבצע, בעוד שמנהלי המערכת שומרים על השליטה באמצעות אישור או דחייה של הבקשות. כך ניתן לצמצם טעויות ולשמור על עמידה בדרישות.

נניח שיש לכם חמש משמרות של אחראי משמרת בשבוע הבא וכמה עובדים מתאימים לתפקיד. אתם רוצים לאפשר להם לבחור משמרת אחת או יותר בהתאם לזמינות שלהם. רק עובדים שמוסמכים לתפקיד יוכלו לראות ולבקש את המשמרות הפתוחות. מנהל המערכת יוכל לעבור על הבקשות ולאשר או לדחות אותן, בידיעה שרק עובדים מתאימים הגישו בקשה.

✨ למידע נוסף על אישור משמרות פתוחות, לחצו כאן

חסכו זמן בתכנון יעיל של יומן העבודה: קצצו את זמן השיבוץ באמצעות תבניות יומיות ושבועיות, העתקת שבועות קודמים ומשמרות חוזרות. כך תוכלו להתמקד בנושאים חשובים אחרים ועדיין לשמור על יומן מדויק ומוכן.

צרו משמרת אחת, יום עבודה או שבוע עבודה ושמרו אותם כתבנית לשימוש חוזר בעתיד. ניתן לגשת לכל התבניות מאותו מקום ביומן ולגרור את התבנית הרצויה ישירות אליו.

אותו עיקרון חל גם על משמרות חוזרות: אם עבודה מתבצעת באופן קבוע, מדי יום, שבוע או חודש, אפשר ליצור משמרת אחת ולהגדיר אותה כחוזרת.

✨ למידע נוסף על תבניות יומן ומשמרות חוזרות לחצו כאן

שפרו את התקשורת והתכנון מול לקוחות: שתפו קישור חי ליומן עם לקוחות או גורמים חיצוניים, כדי שיוכלו לראות בבירור את שעות העבודה המתוכננות ואת לוחות הזמנים להשלמת העבודות. כך כולם נשארים מתואמים וניתן לחזק את הקשר העסקי.

נניח שאתם מציעים שירותי ניקיון וללקוח ותיק יש כמה משרדים והוא רוצה לדעת מהו היומן בכל אחד מהם. תוכלו ליצור תצוגה מסוננת כך שיוצגו רק המשמרות הרלוונטיות, ולאחר מכן לשתף קישור חי ליומן. הלקוח יוכל לראות בזמן אמת את שעות העבודה המתוכננות ואת לוחות הזמנים לכל אחד מהמיקומים שלו.

✨ למידע נוסף על שיתוף היומן מחוץ לאפליקציה, לחצו כאן

עודדו משוב כן באמצעות טפסים אנונימיים: טפסים אנונימיים יכולים לעודד עובדים לשתף משוב כן ובלתי מוטה ולאפשר לכם לקבל תובנות בעלות ערך בלי חשש מהזדהות.

כאשר עובד ממלא טופס, הוא יראה מיד אם הטופס אנונימי. לכן נושאים רגישים, כמו משוב על מנהלים או אחראי משמרת, מתאימים במיוחד לשימוש בטופס אנונימי. הדבר יכול לעודד משוב איכותי יותר והגשות תכופות יותר.

ודאו שהעובדים מספקים את כל המידע הדרוש: הגדירו שדות מסוימים כחובה כדי לצמצם הגשות חלקיות ולוודא שכל טופס כולל את המידע הנדרש בצורה מלאה ומדויקת.

הגדירו שדות חשובים, כמו חתימת עובד או לקוח, כשדות חובה. כך העובד לא יוכל להגיש את הטופס לפני שהשלים את השדות הנדרשים.

שמרו על דיוק ואמינות התמונות: קבעו אם עובדים יכולים לצרף תמונות מהמצלמה, מהגלריה או משני המקורות. כך תוכלו לשמור על איכות ואמינות התיעוד החזותי שמתקבל.

נניח שאתם מנהלים עובד בסיור וצריכים שהוא ימלא טופס במהלך המשמרת ויצרף תמונות בזמן אמת בנקודות בדיקה מסוימות. תוכלו להגדיר שמקור התמונה יהיה המצלמה בלבד.

כאשר העובד יגיע לנקודת הבדיקה, הוא לא יוכל לבחור תמונה קיימת מהגלריה ויהיה חייב לצלם אותה במקום.

הזכירו לעובדים להגיש טפסים בזמן: שלחו תזכורות אוטומטיות לעובדים כדי לוודא שהטפסים מוגשים בזמן, ללא צורך לרדוף אחריהם ידנית.

התזכורת יכולה להיות חד־פעמית או חוזרת. אם יש טופס שצריך להגיש עד מועד מסוים, הגדירו תזכורת וכל העובדים שעדיין לא הגישו את הטופס יקבלו הודעה.

✨ למידע נוסף על הגדרת תזכורות אוטומטיות לטפסים, לחצו כאן

קבעו מי יכול ליצור ולהקצות משימות בחברה: ודאו שרק האנשים המתאימים יכולים ליצור ולהקצות משימות. כך נשמרת אחריותיות והמשימות מנוהלות על ידי מי שמכיר את ההקשר ואת סדרי העדיפויות.

לדוגמה, אם אתם רוצים שרק עובדים שמוסמכים לבצע משמרות של אחראי משמרת יוכלו ליצור משימות עבור עובדים אחרים, תוכלו להגדיר זאת דרך הרשאות המשתמשים במשימות מהירות. כך חוויית המשימות של אחראי משמרת יכולה להיות שונה מזו של עובד שאינו שייך לקבוצה הזו.

✨ למידע נוסף על הרשאות משתמשים במשימות מהירות, לחצו כאן

חסכו זמן בניהול משימות החברה: נהלו משימות בקלות באמצעות תפריט הפעולות המהירות. בלחיצה אחת תוכלו להזכיר לעובדים להשלים משימה, לסמן אותה כהושלמה, לשכפל אותה או להעביר אותה לארכיון.

אם יש משימות שכבר אינן רלוונטיות, אין צורך לפתוח כל אחת מהן בנפרד כדי להעביר אותה לארכיון או למחוק אותה. פשוט סמנו את המשימות הרצויות, עברו לתפריט הפעולות והעבירו אותן לארכיון בכמות גדולה.

צרו משימות חוזרות: הגדירו משימות כך שיחזרו באופן אוטומטי, כדי להבטיח שפעילויות חשובות מתבצעות בזמן. כך תוכלו לשמור על עקביות ולעזור לצוות להתמקד בסדרי העדיפויות בלי לפספס משימות.

נניח שבחברת בנייה יש עובד שאחראי לבצע בדיקות בטיחות באתרי עבודה בכל שבוע. באמצעות יצירת משימה חוזרת לבדיקות האלה, מנהלי המערכת יכולים לוודא שהצוות מקבל תזכורות בזמן ומשלים אותן לפי התכנון. אפשר אפילו להגדיר שהמשימה תסתיים ביום האחרון שבו צפוי פרויקט הבנייה להסתיים.

✨ למידע נוסף על משימות חוזרות, לחצו כאן

צריכים עזרה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו זמין (בפינה הימנית התחתונה של המסך) וישמח לענות על כל שאלה.