מאפשר לשייך את התוכן למשתמשים הקיימים היום במערכת.

באפשרותכם לשייך את התוכן למשתמשים באופן ידני ע"י בחירת השמות מטבלת המשתמשים או על בסיס סינון של שדות משתמש במערכת.

להמחשה, ניתן לקרוא לאפשרות השיוך ״בחירת משתמשים״ גם שיוך ״חד-פעמי״. מאחר ובשיטת שיוך זו הבחירה מתבצעת מתוך רק מתוך רשימת העובדים הקיימת עכשיו במערכת.

ניתן לסנן את הרשימה לפי כל נתון שקיים על המשתמש במערכת (סניף, תפקיד וכו׳), כולל ביצוע חיתוכים ולשייך כרגע את התוכן. כך, נבטיח את שיוך התוכן רק למי שצריך לראותו. לדוגמא: סקר שביעות רצון מאירוע חברה שמשויך לכלל העובדים בחברה עכשיו. כך, עובד שהצטרף לאחר האירוע לחברה לא ישויך לסקר, שהרי זו הכוונה.

קבוצה חכמה מורכבת מחוקים הנקבעים מראש המגדירים מי מהמשתמשים יכנס ויצא מהקבוצה בצורה אוטומטית. ומסייעת בשליחת תוכן למשתמשים שנמצאים במערכת עכשיו ומשתמשים חדשים שבעתיד יעמדו גם כן בחוקי הקבוצה.

כאשר משתמשים עומדים בחוקי הקבוצה הם יקבלו את התוכן. הכנסה והוצאה אוטומטית של משתמשים מקבוצות חכמות בהתאם לפרטים שלהם (שם, תפקיד, מחלקה, צוות, תאריך תחילת עבודה, תאריך לידה וכו׳) חוסכת זמן רב בשיוך משתמשים חדשים והסרת שיוך למשתמשים וותיקים.

שיוך נכון יכול ליצור סדר באפליקציה של כל עובד בצורה אוטומטית. לדוגמא: הצגת תוכן מסוג ״קליטת עובד חדש״ לכל מי שעובד בחברה פחות מ-4 חודשים.

קבוצה חכמה אינה שומרת משתמשים אלא מכילה סינון של משתמשים (קיימים ועתידיים) ולפיכך יכולה להשתנות בכל יום באופן אוטומטי על בסיס שינוי בכמות המשתמשים במערכת.

לדוגמא: קבוצה אשר בנויה מסינון שמציג את כל מי שהתפקיד שלו הוא נהג, דירוג הנהיגה הינו מדרגה 4 או 5, והמיקום שלו הוא אינו מחוז צפון. אם נהג ביצע עבירת תנועה שבעקבותיה נפגע דירוג הנהיגה שלו כך שכעת הוא 3, אותו נהג כבר לא יהיה משויך לקבוצה הנ״ל ולא יקבל תוכן שנהגים אחרים שתואמים את סינון הקבוצה מקבלים.

התוכן שמשויך לקבוצה חכמה כולל כל משתמש שעומד בחוקי הקבוצה בהווה ובעתיד. כלומר, משתמשים עתידיים ייהנו מקבלת תוכן באופן אוטומטי במידה ועומדים בחוקי הקבוצה, ללא כל צורך לשייך אותם לקבוצות אוכלוסיה כמו בעבר.

את הקבוצות ניתן לחלק לסגמנטים (אסופת קבוצות) לצורך סדר ונוחות, ללא הגבלה כמותית ואין עוד צורך להסתפק ״רק״ בסניפים ומחלקות.

את קבוצות האוכלוסייה הקודמות שלכם סידרנו בעמוד המשתמשים תחת חוק שלמעשה משאיר את המצב על כנו מבחינת התוכן הקיים במערכת הניהול שלכם.

פרסום ברכת חג שמח לפסח לכלל העובדים בחברה נשלח לפי משתמשים מאחר והתוכן רלוונטי רק לעובדים שנמצאים כרגע בארגון ולא רלוונטיים להצגה לעובדים שיצטרפו לאחר פסח.

פרסום ברכה של קבלת פנים לאפליקציה - נבחר לשייך לפי קבוצה חכמה של כלל המשתמשים מפני שנרצה שכלל העובדים היום וכלל העובדים העתידיים בחברה יקבלו אותה כאשר הם פותחים לראשונה את האפליקציה.

פרסום קורס מניעת הטרדה מינית פעם בשנתיים - נבחר בשיוך לפי משתמשים- מכיוון שקורס זה בד"כ רלוונטי ל 100% ממצבת העובדים הקיימת בזמן פרסום הקורס ורק הם צריכים לבצע את ההדרכה. כאשר עובד חדש שיצטרף עוד חודש לא יידרש להשלים את הקורס אלא רק במועד הבא.

פרסום קורס עובדים חדשים נפרסם את התוכן לקבוצה חכמה המורכבת מסינון לפי תאריכים. לדוגמא לכל העובדים שנמצאים בארגון פחות מ 3 חודשים. המערכת תשייך לכל עובד שיצטרף לארגון באופן אוטומטי את התוכן הרלוונטי על פי פרופיל המשתמש (שעומד בקריטריונים של עובד חדש).

פרסום של נהלי עבודה חדשים לאגף התפעול הוא מידע שנרצה שכל עובד באגף יקבל, עובדים שנמצאים בארגון כרגע או כאלה שיצטרפו בעתיד ולכן נשייך את התוכן לקבוצה חכמה.

חשוב לציין: פרסום התוכן לכלל המשתמשים בחברה אפשרי גם למשתמשים וגם לקבוצה חכמה.