קבוצות חכמות הן כלי מצויין לנהל את הארגון ולפלח את העובדים לקבוצות על פי סינון. הן מאפשרות למפות ולחלק את העובדים לקבוצות מדויקות אשר מופעלות על ידי אוטומציה וסינון קבוע כדי לוודא שהאנשים הרלוונטים מקבלים את התוכן המתאים להם - תמיד.

קבוצות חכמות מבוססות סינוני זמן מייצרות קבוצות שמחושבות על פי נתון של תאריך מהפרופיל האישי של העובד. קבוצות חכמות אלו מחייבות לכלול בחוקיות של הקבוצה לפחות שדה אחד שהינו שדה מסוג ״תאריך״.

קבוצות חכמות מבוססות סינוני זמן נבנות לפי הסינונים השונים הקשורים לנתוני התאריך. הסינונים יכולים להיות אתמול, היום, מחר, שבוע שעבר, בשבוע הבא, בחודשים שחלפו, השנה הנוכחית, בטווח השבועות ועוד רבים אחרים.

השלבים ביצירת קבוצות חכמות מבוססות נתוני זמן:

זכרו! המשתמשים השונים בקבוצות החכמות אינם קבועים! החישוב של הסינון מתבצע אחת לתקופת זמן (בהתאם לסינון שבחרתם- יומי/ שבועי/ חודשי). כלומר, עובד שנמצא היום בקבוצה לא מתחייב שיהיה בה גם למחרת. כמו כן, יתכן ויהיו ימים שהקבוצה תהיה ריקה לחלוטין היות ובאותם ימים אין עובד שעונה על החוקיות של הסינון אותו יצרתם.

בקבוצות החכמות, ככלל, ניתן ליצור סינונים לפי שדות מהפרופיל האישי של העובד. במערכת ישנם שני סוגים של שדות תאריך. הראשון, שדה ״יום הולדת״ והשני, שדה ״תאריך״ ממנו ניתן ליצור כל שדה מותאם אישית של תאריך שקשור לעובד. למשל - תאריך תחילת עבודה, תאריך הסמכה או תאריכים נוספים מותאמים לעבודה השוטפת בארגון.

כדי להוסיף שדה מסוג ״תאריך״ יש לגשת לקטגוריית ״משתמשים״, להיכנס לפרופיל אישי של אחד העובדים וללחוץ על ״ניהול שדות״. בלשונית שנפתחת ניתן לראות את כל השדות המותאמים אישית שיש לכלל העובדים במערכת. באמצעות לחיצה על כפתור ״+ הוסף שדה״, ניתן להוסיף שדה ״יום הולדת״ וכל שדה מסוג ״תאריך״ שתרצו ליצור.

לאחר יצירת שדות אלו, אין צורך ליצור אותם בשנית והם אוטומטית מתווספים לכל הפרופילים של המשתמשים במערכת.

כל שנותר לעשות הוא לוודא כניסה לפרופיל האישי של העובדים כדי להזין להם את התוכן המתאים או לחלופין לבצע ייבוא משתמשים ולהזין את הנתונים לכמה עובדים בו זמנית.

קבוצה חכמה מבוססת תאריך יום הולדת ל״חוגגים היום״.

קבוצה זו יכולה להיות לפי הסינון של שדה ״יום הולדת״ בחוקיות של ״היום״ ותשמש לתזמון עידכוני מזל טוב אוטומטיים לקבוצה הזו בכל יום.
קבוצה זו יודעת להתעלם גם מנתון השנה כדי להבטיח שהנתון של ״היום״ הוא הקובע.

קבוצה חכמה ל״עובדים חדשים״.

הקבוצה תתבסס על הסינון של שדה ״תאריך תחילת עבודה״ בחוקיות של ״שלושה חודשים אחרונים״ ותוכל להיות שימושית לשליחת מידע על הארגון, טפסים למילוי והדרכות שיש לעבור בתחילת הדרך.

קבוצה לעובדים ב״ותק של שנה״.

הקבוצה תתבסס על הסינון של שדה ״תאריך תחילת עבודה״ בחוקיות של ב״טווח הימים״ 0 ל365 ימים.

קבוצה כזו תוכל להיות שימושית לשליחת ברכה לעובד לרגל יום השנה או עידכון לכל הארגון מי העובדים שחוגגים שנה בחברה.
​

קבוצה ל״מוסמכי מלגזה״.
קבוצה מסוג זה תבסס את הסינון על שדה של ״תאריך סיום הסמכה״ בחוקיות של ״בשנה הקרובה״. כך כל העובדים שיופיעו אינם מוסמכים מהשנה שחלפה וצריכים לעשות רענון הדרכה.
​

הקבוצות החכמות המבוססות זמנים יכולות לייעל את העבודה שלכם בצורה משמעותית ויכולת להיווצר לדוגמאות רבות.

**יכולת זו במערכת מיועדת לתוכניות במסלול מומחה ומעלה - במידה ותרצו מידע נוסף על היכולות פנו למנהל הלקוח שלכם**