אפיון נכון לפי סדר הפעולות המוצע יוביל בהכרח להטמעה מוצלחת של האפליקציה בקרב כלל העובדים ולאורך זמן.
בתהליך האפיון נדון בסוגיות הבאות:
אילו מחלקות ונותני שירות בחברה יהיו צרכנים של האפליקציה?
איך נמתג ונמצב את האפליקציה בעיני העובדים?
איזה יכולות ותכנים אנחנו רוצים להנגיש לעובדים? נאפיין לכל חתך אוכלוסיה את התכנים הרלוונטיים לו.
מי מבעלי התפקיד צריכים לנהל את המערכת ומה זה ידרוש מהם?
"עשה ואל תעשה": שיתוף תובנות והמלצות על בסיס ניסיון של לקוחות אחרים ומתודולוגיה ארגונית לתקשורת עם עובדים באופן דיגיטלי.
שלב ראשון - פגישת אפיון - יריית הפתיחה לתהליך.
משך הפגישה: שעה וחצי עד שלוש שעות
נוכחים בפגישה: כל נציגי המחלקות/ התחומים אשר יהיו מנהלים של האפליקציה (דוגמא למחלקת רווחה שתפרסם באפליקציה הטבות לעובדים, מנהל הבטיחות של המפעל שיקבל פניות מהשטח על התראות בטיחות וכו'...).
הנציגים צריכים להכיר את יכולות המערכת ואת צרכי התקשורת הארגונית של המחלקות שלהם (וכמובן של העובדים). אנו ממליצים לתת ייצוג לכלל המחלקות בארגון, כגון: תקשורת פנים ארגונית, משאבי אנוש, רווחה, הדרכה, מערכות מידע, בטיחות, ביטחון, אחזקה, רכב, שיווק, מחלקה משפטית. ממליצים לראות דוגמאות לתכנים בשימוש נפוץ בארגונים שתמצאו כאן.
תצרי פגישת האפיון כוללים:
ביצוע Gap Analysis בין צרכי התקשורת הפנים ארגונית שלכם למצב בפועל.
תכנון מבנה האפליקציה ותמהיל התכנים הרלוונטיים על פני ציר הזמן.
החלטה על שיקוף המבנה הארגוני באפליקציה (קבוצות חכמות).
הגדרת מינהלת האפליקציה, תפקידים ומשימות.
תכנון לו"ז עד להשקת האפליקציה והאחראים לביצוע.
מצורף טמפלט לשימושכם ליצירת האפיון שלכם. דוגמאות לסיכום פגישת אפיון של ארגונים שונים: תכנון תכנים לפי שלב ראשון ושני, תכנון תכנים על ציר זמן, תכנון אפליקציה הלל יפה, אפיון חברת ריטייל.
נקודות להחלטה לאחר פגישת האפיון
1. תאריך השקה לכלל העובדים ותאריך השקה מוקדמת, לקבוצה מצומצמת ולקבוצת המנהלים בארגון. מתי (יום ושעה) נכון להשיק את האפליקציה?
יום מומלץ בשבוע - שני - שלישי. (תחילת שבוע)
לא בסמיכות לחופש/ חג/ סוף שבוע.
מומלץ מאוד להיצמד לאירוע עוגן המחייב ביצוע פעולה באמצעות האפליקציה כגון: הזמנת מתנה לחג, רישום לאירוע חברה, וכו'.
כאשר כלל העובדים נמצאים בשגרה (לא בזמן חופשה/ נופש וכו..).
2. בחירת שם לאפליקציה, אייקון ולוגו. חתימה על Permission Letter וטופס פרטי לקוח לעדכון. דוגמאות לתוצרים טובים והנחיות מלאות ניתן למצוא כאן.
3. בחירת הצוות שינהל את המערכת ברמת הארגון וסניפים/ מחלקות.
4. החלטה על שדות רלוונטיים בפרופיל המשתמש כגון תפקיד, מחלקה, סניף, שפה וכו'. השדות בפרופיל המשתמש יאפשרו לייצר קבוצות חכמות ולשייך תוכן באופן אוטומטי למשתמשים בכל חתך שתבחרו.
5. תיאום פגישת הדרכה למנהלי המערכת מיד כשסיימתם את האפיון.
6. פגישת הדרכה ראשונה עם מנהלי המערכת האחראים על פרסום וניהול התכנים באפליקציה. מטרתה:
היכרות עם סביבת הניהול ובניית האפליקציה על פי האפיון שבוצע.
הדרכת מנהלי מערכת לפרסום תכנים בפורמט הנכון ושיוך למשתמשים ראשונים.
חידוד של תמהיל התכנים האופטימלי.
"עשה ואל תעשה" - שיתוף מנסיונם של לקוחות אחרים.
סקירה של מערכת ההרשאות ופרופיל המשתמש.
מפגשי הדרכה יתבצעו באמצעות צוות customer success של חברת Connecteam או באמצעות שותף שהוסמך על ידה.
למעבר לשלב 2 לחצו כאן