יומן עבודה (למשתמשים)

לאחר שלמדתם את הבסיס של יומן העבודה והמשמרות שלכם, נעבור על כמה שאלות נפוצות שיעזרו לכם להמשיך לעבוד בצורה טובה ויעילה יותר.

בלשונית היומן שלי, תוכלו לשנות את אופן הצגת המשמרות שלכם באמצעות מעבר בין תצוגות שונות. אפשרות זו מאפשרת לכם לעבור על המשמרות בצורה נוחה ומהירה יותר - בין אם אתם מעדיפים תצוגת רשימה נגללת או תצוגה בסגנון לוח שנה.

כדי להחליף תצוגות:

שימו לב: אפשרויות התצוגה האלו זמינות רק בלשונית רק אני ואינן זמינות בלשונית כולם.

לאחר שתיכנסו ליומן העבודה מהמחשב, יוצגו באופן אוטומטי יומני העבודה של כל חברי הצוות שלכם.
אם תרצו לצפות רק ביומן העבודה שלכם, תוכלו לעבור לתצוגת רק אני.

תוכלו לצפות בכל המשמרות שלכם, לאשר או לדחות אותן (אם האפשרות הופעלה ע״י מנהל המערכת שלכם), להצטרף למשמרות פתוחות, להוסיף או למחוק היעדרויות, לבקש החלפת משמרת ולראות האם ביקשו מכם להחליף משתמשים אחרים ועוד.

דרך מצוינת לתקשר עם מנהל המערכת לגבי שאלות, בעיות או אי-הבנות הקשורות למשמרות שלכם היא ליצור איתו קשר ישירות מתוך המשמרת. כדי לעשות זאת, פתחו את יומן העבודה הרלוונטי, מצאו את המשמרת הרצויה ולחצו על אייקון ההערה בפינה הימנית-תחתונה כדי לכתוב את ההודעה שלכם.

מנהל המערכת יקבל התראה ויוכל לצפות בהערה שלכם ישירות מתוך המשמרת, כך שיהיה לו הקשר טוב יותר לגבי הבעיה או הבקשה שלכם. במידת הצורך, הוא יוכל גם לפתוח איתכם צ'אט ישירות מתוך המערכת.

ניתן לבצע זאת בקלות גם דרך האפליקציה וגם דרך המחשב. נעבור על השלבים עבור כל אפשרות.

💡 טיפ: האפשרויות אינן בלעדיות, ולכן ניתן להוסיף גם חוסר זמינות וגם שעות מועדפות לעבודה באותו היום. לדוגמה, אם אתם מעדיפים לעבוד בין 09:00 ל-14:00, אך אינכם זמינים בין 15:00 ל-20:00.

שימו לב: האפשרויות האלו זמינות בהתאם להגדרות שמנהל המערכת הגדיר בארגון.

ייתכן שתוכלו להשתמש בשתי האפשרויות, רק בהוספת ״לא זמין״, או שלא תהיה לכם גישה לאפשרויות האלו כלל.

בהחלט! עברו ליומן העבודה ופתחו את לשונית הזמינות שלי, ולאחר מכן לחצו על אי הזמינות או העדפת העבודה הרלוונטיים. לאחר מכן, תוכלו לערוך ולבצע את השינויים הרצויים, כמו שינוי תאריך, הערה או שעות, ולאחר מכן לחצו על אישור. כדי למחוק את ההעדפה, פשוט לחצו על אייקון פח האשפה בפינה השמאלית-תחתונה. ההעדפה תוסר מהמערכת.

לצערנו, כרגע לא ניתן למחוק חוסרי זמינות חוזרים בצורה מרוכזת.
יש למחוק כל מופע בנפרד.

אם המשמרת אינה דורשת אישור מנהל מערכת - סיימתם! המשמרת תתווסף ליומן העבודה שלכם.

אם המשמרת דורשת אישור מנהל מערכת, הסטטוס שלה יוצג כ-ממתין לאישור מנהל מערכת.
לאחר שמנהל המערכת יעבור על הבקשה ויקבל החלטה, סטטוס המשמרת ישתנה ל-הצטרף/ה או נדחתה.

התהליך זהה גם כאשר רוצים להשתבץ למשמרות פתוחות דרך המחשב, כפי שמוצג בהמשך.

עליכם להיכנס להגדרות ההתראות ע״י לחיצה על אייקון הפעמון המופיע בפינה העליונה השמאלית של המסך. לאחר מכן, הפעילו את האפשרות "בעת פרסום יומן העבודה". לאחר הפעלת האפשרות, תקבלו התראה כאשר מנהל המערכת יפרסם משמרות פתוחות, כך שתוכלו להיות בין הראשונים להשתבץ אליהן.

5. כעת, הבקשה צריכה לקבל אישור מהמשתמש שאליו נשלחה בקשת ההחלפה.
תקבלו התראה לאחר שהמשתמש יאשר או ידחה את הבקשה. בנוסף, ייתכן שגם יידרש אישור של מנהל מערכת, בהתאם להגדרות שהוגדרו בארגון. במקרה כזה, תוכלו לראות את סטטוס ההחלפה בלשונית החלפות. לאחר שגם המשתמש וגם מנהל המערכת יאשרו את החלפת המשמרת, תקבלו התראה והמשמרת תוסר מיומן העבודה שלכם.

התהליך זהה גם כאשר רוצים לשלוח בקשה להחלפת משמרת דרך המחשב, כפי שמוצג בסרטון הקצר הבא:

אם תדחו את הבקשה - התהליך יסתיים.

אם תאשרו את הבקשה, המשמרת תתווסף באופן אוטומטי ליומן העבודה שלכם או שתידרשו להמתין לאישור מנהל מערכת, בהתאם להגדרות שהוגדרו בארגון.

אם ההחלפה דורשת אישור מנהל מערכת, לאחר שמנהל המערכת יאשר את השינוי תוכלו לראות שהבקשה אושרה:

התהליך זהה גם כאשר רוצים לאשר או לדחות בקשה להחלפת משמרת דרך המחשב, כפי שמוצג בסרטון הקצר הבא:

אם המשמרות הקרובות שלכם כבר לא מופיעות בפיד באפליקציה לנייד, למרות שבעבר הן הופיעו - אל דאגה 🙂 התחילו בבדיקה האם קיימת לכם משמרת מאושרת ומפורסמת בימים הקרובים ביומן העבודה.

כן. אם אתם משתמשים ביומני Google, ‏Microsoft או Apple, תוכלו לסנכרן את המשמרות שלכם עם היומן האישי שלכם בשני שלבים פשוטים בלבד.

לחצו כאן כדי ללמוד כיצד לעשות זאת.