1. רתימה של ההנהלה הבכירה: תנאי מקדים להצלחה בהטמעה של אפליקציה לתקשורת פנים ארגונית הוא רתימה וקבלת מחויבות של ההנהלה להצלחת התהליך. רתימה ומחויבות מתבטאים במספר נקודות בהן מנכ"ל/סמנכ"ל יהיה ה- sponser של המהלך ברמת ההנהלה. לרוב הפעילויות של ה sponsor יהיו:
ניהול הלו"ז להשקה ברמת אבני הדרך.
ניהול פגישת האפיון ותוצריה ברמת הארגון.
אחריות למפגש עם המנהלים בחברה (דרג ביניים) לייצר רתימה שלהם למהלך ומחויבות לחיבור העובדים לאפליקציה.
הובלת מפגש תכנים חודשי ברבעון הראשון.
2. השקה למנהלים: ברוב הארגונים במגזרי תעשיה, ריטייל ושירותים, הנסיון שלנו מראה כי ארגונים שקיימו מפגש פיזי עם המנהלים בארגון לטובת השקת האפליקציה הציגו באופן משמעותי אחוזי הורדה גבוהים יותר בשבוע ההשקה.
מטרת ההשקה למנהלים:
היכרות טובה עם האפליקציה כדי לספק מענה לעובדים.
מיצוב המנהלים כמובילים של המהלך בארגון, חלק אינטגרלי בתהליך.
לאתר מקבוצת המנהלים הצעות לשיפור וייעול ולהציג צרכים מהשטח.
לצייד את המנהלים בכלים להתמודד עם התנגדויות לאפליקציה במידה ויעלו מהעובדים
טיפ! מומלץ לראות מצגות השקה למנהלים מארגונים כגון: טמבור, ישרוטל, פלסאון, גלעם ואפיקים כאן
3. מפגש מנהלים כולל סקירה של מנכ"ל/סמנכ"ל משאבי אנוש לגבי המטרה לשמה משיקים את האפליקציה ומה היעדים של הארגון ליישום בתקשורת פנים ארגונית בשנה הקרובה. לרוב מפגש כזה כולל תכנים כגון:
מה התפקיד ואחריות המנהלים במהלך הזה.
העברת המסר כי הם גורם מוביל ואחראי להשקת האפליקציה.
לוודא שהעובדים תחת אחריותם יתקינו את האפליקציה - כולל מדידת מנהלים.
להיות מוכנים לתת תשובות לעובדים, לרתום אותם ולהתמודד עם קשיים.
להיות על תקן "ראש פתוח", להכיר את יכולות האפליקציה ולהבין מהשטח איזה שירותים נוספים כדאי להנגיש באמצעותה.
לשתף את מנהלי המערכת במידע שעולה מהשטח ומהנסיון שלהם בתקשורת עם עובדים. האפליקציה. - יש להם הרבה ידע ואנחנו רוצים לרתום אותם לתהליך.
לראות את התכנים באפליקציה לפני העובדים לטובת מתן משוב על התכנים ועד כמה אלו עונים על הצרכים הקיימים.
להציף למנהלי המערכת איזה תכנים חסרים באפליקציה ורעיונות לשיפור.
100% מהמנהלים צריכים להשתמש באפליקציה לפני ההשקה לעובדים.
טיפים:
4. העלאת כל התכנים לשבוע הראשון להשקה מראש במערכת הניהול ללא שיוך למשתמשים שיתבצע במהלך שבוע ההשקה.
מומלץ שהתוכן הראשון שיופיע בפיד כאשר העובדים יכנסו יהיה ברכת ברוכים הבאים ולאחריה סרטון הדרכה לשימוש באפליקציה. דוגמא לסרטון הדרכה של חברת דן בדרום , דוגמא לסרטון הדרכה של חברת פריגו, דוגמא לסרטון הדרכה להורדת האפליקציה של אסותא, דוגמא לסרטון הדרכה לשימוש באפליקציה של אסותא.
5. יצירת ציפייה / באז / התלהבות לפני ההשקה: מומלץ להתחיל כשבוע לפני מועד ההשקה עם טיזרים במספר ערוצים כגון: חתימה במייל, טיזר בסרטון, רולאפים שיפוזרו בארגון בחדר אוכל, כניסה לאזורי עובדים, פרסומים בטלוויזיות (דוגמא לסרטון השקה בתנובה), לוחות מודעות, פוסטרים עם QR קוד. כדאי לעדכן במייל למנהלים בארגון (לא מחליף מפגש פיזי עם מנהלים) הכולל תזכורת מדוע אנחנו משיקים אפליקציה, מה הם ימצאו בה ומה התפקיד שלהם מול העובדים בארגון.
6. יש לבצע סימולציה עם נציג Connecteam לשליחת סמס לקבוצה מסויימת של משתמשים אם בכוונתכם להזמין בכל יום קבוצה אחרת של עובדים להוריד את האפליקציה.
7. טיפ! ניתן לתמרץ את העובדים על ידי הכרזה על תחרות בין העובדים שמורידים את האפליקציה ביום הראשון. לדוגמא פרס שיוגרל בין העובדים שיחליפו תמונת פרופיל או יורידו את האפליקציה עד השעה 13:30.
8. תדרוך והדרכה לנאמני האפליקציה: צוות נאמני האפליקציה שאמור לתמוך במשתמשים שמתקשים להוריד ולהתקין את האפליקציה צריך להכיר את הקשיים שמשתמשים עלולים לחוות וידע לתת מענה בזמן אמת למשתמשים. שאלות שעל כל ארגון לענות בתכנון ההשקה:
מי האנשים בארגון שצריכים (וגם רוצים) להיות נאמני אפליקציה?
האם הם האנשים הנכונים להעביר לעובדים את יתרונות וחשיבות האפליקציה עבורם? הם צריכים להיות ה"שופר" של האפליקציה ומומלץ שבכל אתר / סניף יהיו לפחות שני עובדים בצוות נאמני אפליקציה.
איפה הם אמורים להיות (פיזית) בזמן ההשקה?
איזה מידע הם אמורים להכיר ביום ההשקה?
מידע נוסף וחשוב שנאמני אפליקציה אמורים להכיר: למה כדאי לי להוריד את האפליקציה? מה אפשר לעשות איתה? האם האפליקציה עוקבת אחרי?
יש לוודא שהלו"ז שלהם פנוי לימים / שעות בהם יוזמנו משתמשים להוריד את האפליקציה.
לוודא שיש להם גישה למערכת הניהול של Connecteam לתמיכת משתמשים בזמן אמת.
9. "ניקוי האפליקציה" והכנתה להפצה
יש מספר פעולות שחובה לבצע לפני שמזמינים את המשתמשים להתקין את האפליקציה אם לא עשיתם אותם עד כה.
הגדרת הרשאות למנהלי מערכת בארגון לאיזה תכנים, משתמשים ומידע הם יכולים לגשת כדי להגדיר מראש איזה מנהלי מערכת יוכלו לתקשר עם קבוצות משתמשים מסויימות.
החלטה על מדיניות ארגונית בנושא צ'אט ארגוני. האם לאפשר פיצ'ר זה למשתמשים במערכת ואם כן לאיזה משתמשים. טיפ: ברירת המחדל של המערכת יוצרת קבוצת צ'אט עבור כל המשתמשים בארגון. מומלץ למחוק קבוצה זו כדי למנוע אפשרות של עובדים מסויימים לייצר שיחה עם כלל העובדים בארגון. זה יכול להיות מציק :)
ניקוי תכנים ישנים באפליקציה שכבר לא רלוונטיים / לא בתוקף או כאלה שהעליתם לצורך התנסות במערכת ושכחתם למחוק.
דף מידע הכולל סנריו נפוצים לקשיים שמשתמשים עלולים לחוות בזמן ההשקה נמצא כאן.
למעבר לשלב 4 לחצו כאן