במרכז ידע (Knowledge Base), ניתן לרכז את כל המידע של החברה או מידע בנושא מסוים, של מחלקה מסוימת בחברה, והכל במקום אחד! במרכז הידע תוכלו לסדר את המידע בדרך שבה אתם רוצים שהעובדים שלכם יקבלו את המידע (באמצעות תיקיות, טקסט, קישורים או מסמכים). ארגונים רבים משתמשים במרכז ידע על מנת לפרסם את נהלי הארגון או על מנת להעביר לעובדי החברה מידע בנושאים שונים כגון רווחה, תפעול ועוד.
יצירת קטגוריה חדשה של מרכז ידע:
בתפריט הצד לחצו על כפתור ״הוסף קטגוריה״ תחת כל איזור שתרצו והוסיפו את קטגוריית ״מרכז ידע״.
ערכו את שם הקטגורייה והאייקון - לאחר הוספת הקטגוריה, ניתן לערוך את האייקון ושם הקטגורייה ובכך תסייעו לעובדים להבין אילו תכנים צפויים להיות תחת אותה קטגוריה.
על מנת לערוך את שם הקטגורייה והאייקון רחפו עם העכבר מעל הקטגוריה החדשה ובהופעת הסימון של שלוש הנקודות בחרו ב״עריכה״.
בלשונית העריכה תוכלו לערוך את שם הקטגוריה, לבחור את הצבע המתאים וכן לשנות את האייקון.
לאחר עריכת כותרת הקטגורייה והאייקון, שימו לב ללחוץ על כפתור שמור שינויים.
כמו כן, שימו לב, כי ניתן לפתוח במערכת מספר קטגוריות של מרכז ידע, כך שניתן ליצור במערכת כמה מרכזי ידע וכל אחד מהם יכיל מידע בנושא אחר, או יתייחס למחלקה מסוימת או לצוות מסוים!
כעת, החלו לבנות את מרכז הידע שלכם באמצעות סידור המידע בתיקיות השונות.
יצירת תיקיות ראשיות בתוך מרכז ידע:
לאחר שתיצרו קטגורייה של מרכז ידע, עליכם להוסיף לתוך הקטגוריה תיקיות ראשיות.
התיקיות הראשיות ישמשו כבסיס שאליו תוסיפו תיקיות משנה ואשר בתוכן יתווסף המידע שתבחרו להוסיף והן יאפשרו לכם לייצר סדר במידע.
על מנת להוסיף תיקיה ראשית ראשונה, לחצו במרכז המסך על ״הוסף תיקייה״.
במידה ותרצו ליצור תיקיות נוספות באותה רמת היררכיה, גשו לפינה הימנית התחתונה של המסך ולחצו על כפתור ״הוסף תיקיה״ ולאחר מכן הוסיפו שם לתיקיה.
טיפ מאיתנו - אנו ממליצים להקדיש זמן מראש לתכנון מרכז הידע שלכם, ולחשוב על התיקיות הראשיות שאתם מעוניינים לבנות!
תכנון מוקדם יאפשר לכם לארגן את המידע בתוך התיקיות השונות בדיוק כפי שאתם רוצים שהעובדים שלכם יראו.
יצירת תיקיות משנה בתוך מרכז ידע:
לאחר שהוספתם את כל התיקיות הראשיות, תוכלו להוסיף תיקיות משנה, שהן למעשה תת תיקיות לתיקיות הראשיות. זאת, על מנת לשמור על הסדר והארגון של המידע שתרצו להעביר.
כך למשל, תוכלו לבנות תיקייה ראשית בשם ״נהלי החברה״ ובתוכה ליצור תיקיית משנה בשם ״נהלי בטיחות״ ו/או ״מדיניות החברה בנושא הקורונה״.
בהמשך, תוסיפו לתיקיות אלה את כל המידע הנדרש.
כדי ליצור תיקיית משנה, בחרו את התיקיה הראשית ולחצו עליה קליק כפול. לאחר מכן לחצו על הכפתור הכחול מימין של ״הוסף״ ולחצו על הכפתור של ״הוסף תיקיה״.
העלאת המידע של החברה לתוך מרכז ידע:
לאחר שהוספתם תיקיות ראשיות שיחלקו את המידע שלכם למקטעים ולאחר שהוספתם תיקיות משנה שיחלקו את המידע שלכם לתתי סעיפים, הגיע הזמן להתחיל להוסיף את המידע שלכם!
את המידע תוכלו להוסיף באמצעות אובייקטים שונים כגון טקסט, קישורים וקבצים. כמו כן, תוכלו להוסיף בכל תיקייה תיקיות נוספות (שגם בהן תוכלו להעלות מידע באמצעות האובייקטים השונים) אשר יארגנו את המידע בסדר מסוים בתוך תיקיית המשנה.
על מנת להוסיף את המידע, היכנסו לתיקיה שאליה תרצו להוסיף את המידע ובחרו בכפתור הכחול ״הוסף״ או לחצו על כפתורי האובייקטים השונים שנמצאים במרכז המסך. לאחר מכן, בחרו איזה סוג אובייקט ברצונכם להוסיף ולחצו עליו (טקסט, קישור, קובץ או תיקיה).
בואו נעבור על כל אחד מהאובייקטים ונראה איך הם נראים!
אובייקט ״טקסט״: באמצעות אובייקט טקסט תוכלו לכתוב את המידע שברצונכם להעביר או להדביק מידע שכתבתם במקום אחר. בעת בחירה באפשרות ״הוספת טקסט״ יופיע בפניכם חלון שיאפשר לכם להקליד כל מידע טקסט שתרצו, ואף להעתיק מידע ממקומות אחרים במערכת או במחשב שלכם. זכרו כי הכתבן מאפשר לכם יכולות עריכה, שינוי גודל, עיצוב והוספת לוגו. לאחר שתסיימו, לחצו על ״שמור שינויים״.
שימו לב! בעתיד אובייקט הטקסט יאפשר בתוכו חיפוש פנימי למילים ספציפיות ועל כן אנו ממליצים בחום להשתמש בו!
אובייקט ״קישור״: באמצעות אובייקט קישור תוכלו להפנות משתמשים למידע שנמצא מחוץ לאפליקציית Connecteam. זה יכול להיות סרטון על החברה שלכם, קישור לאתר החברה ועוד הרבה יותר! כל שעליכם לעשות הוא לתת שם לקישור, להדביק את הקישור הנבחר ולאחר מכן ללחוץ על כפתור ״אישור״.
אובייקט ״קבצים״: באמצעות אובייקט קבצים תוכלו לצרף לתיקיות מסמכים שונים המכילים מידע ישירות מהמחשב שלכם. המסמכים יכולים להיות PDF, מסמכי Word, תמונות, סרטונים או אפילו גיליון אקסל!
אובייקט ״תיקייה״: ניתן להוסיף תיקיות לתיקיות משנה לצורך ארגון נוסף, וניתן להשתמש בהן במגוון דרכים. לדוגמא תוכלו ליצור תיקייה ראשית בשם ״לקוחות״ ובתוכה תיקיית משנה בשם ״לקוחות שטח״ ובה עוד שתי תיקיות בשם ״לקוח x״ ו״לקוח y״.
כדי להוסיף תיקיה בתוך תיקיית משנה, פשוט לחצו על תיקיית המשנה הרלוונטית ואז לחצו על הכפתור הכחול ״הוסף״ ובחרו באפשרות של ״הוסף תיקיה״ ותנו שם לתיקייה.
שימו לב! ניתן לשנות את הסדר של האובייקטים השונים!
לא משנה מהו האובייקט בין אם הוא תיקיה, טקסט, קישור או קובץ, תמיד ניתן להזיז אותו על ידי ריחוף על האובייקט הרלוונטי ולחיצה על תשע הנקודות האפורות שיאפשרו לכם לגרור את האובייקט למקום בו תרצו שהוא יהיה לפי הסדר הנכון.
אם אתם צריכים להעביר אובייקט של טקסט, קובץ או קישור מתיקיה אחת לתיקיה אחרת, ניתן לעשות זאת גם. כל שעליכם לעשות הוא לרחף מעל האובייקט הרלוונטי וללחוץ על 3 הנקודות האפורות בצד שמאל, בחירה באפשרות ״העבר קובץ ל״ ובחירה בתיקייה הרלוונטית בה תרצו לשים את האובייקט.
חיפוש מידע בתוך מרכז ידע:
שימו לב שבתוך מרכז ידע מחכה עבורכם סרגל חיפוש רב עוצמה אשר באמצעותו תוכלו לחפש כל דבר במרכז הידע על ידי הקלדת מילת מפתח בשורת החיפוש שלה.
טיפ! שנו את שמות הקבצים לשם המתאים לתוכן בתוכו, כדי שהעובדים יוכלו לבצע חיפוש מתקדם גם לרמת הקובץ.
לסיכום - הרמות השונות וההבדלים ביניהן:
מרכז ידע - הרמה העליונה בקטגוריית מרכז ידע רק אותה ניתן לשייך לקבוצות/משתמשים שונים יחד עם כל המידע בתוכה.
תיקייה ראשית - באמצעות שימוש בתיקיות תוכלו ליצור סדר במידע. תחת כל תיקייה תוכלו לבנות תתי תיקיות נוספות ולרכז כמה סוגים של אובייקטים.
תיקית משנה (תת תיקייה) - באמצעות שימוש בתת תיקיות תוכלו ליצור סדר והיררכיה במידע הקיים בתיקייה שלכם.
אובייקט- הרמה התחתונה בקטגוריית "מרכז ידע". באמצעות האובייקטים תוסיפו את המידע עצמו לאותה תיקייה. ניתן ליצור אובייקטים שונים תחת התיקיות השונות (טקסט, קישור, קבצים ותיקיות).
לחצו כאן על מנת לקבל רעיונות ליצירת מרכזי ידע במערכת שלכם.