אחת האפשרויות להוספת משתמשים למערכת הניהול היא ייבוא משתמשים באמצעות קובץ CSV. בדרך כלל נשתמש באפשרות זו כשקצב חילופי העובדים וקבלת עובדים חדשים הוא גבוה.
טעינת קובץ CSV תתבצע פעם ביום/שבוע/ חודש בהתאם לצורך הארגון.
שימו לב! בתהליך ייבוא המשתמשים ע"י הקובץ, המערכת לא שולחת הודעת התחברות באופן אוטומטי.
תהליך הייבוא
על מנת לטעון קובץ CSV, הכנסו לקטגוריית המשתמשים ולחצו על כפתור "הוסף משתמשים״ ואז על "יבא מקובץ" בצד שמאל למעלה:
לאחר מכן, עקבו אחר הצעדים הבאים:
1. שלב ראשון - הכנת הקובץ לייבוא:
2. הורדה של תבנית קובץ עם שמות השדות לעדכון פרטי משתמשים. תבנית הקובץ מגיעה מהשדות שבחרתם בפרופיל המשתמש.
יש להעלות לקובץ את פרטי המשתמשים לפי השדות שנבחרו.
לשמור את הקובץ בפורמט CSV כדי שתוכלו לטעון אותו למערכת.
במקרים בהם טוענים את הקובץ ממערכת השכר, אין צורך לעבור על השלב הראשון אלא להכין את המסמך שיותאם לייבוא משתמשים:
וידוא שהשדות שם פרטי שם משפחה וטלפון נייד קיימים בדיוק בשמות הללו (שמות המערכת), לא ניתן לשנות את שמות השדות הללו
וידוא שמות השדות הנוספים זהים לשמות שהגדרתם בפרופיל המשתמש במערכת (לדוגמא, אם הוספתם שדה "מחלקה", שהשדה יקרא כך גם בקובץ האקסל)
שמירת המסמך כקובץ CSV שאותו נטען למערכת
3. לחיצה על הכפתור "הבא".
לבחירתכם שלוש אפשרויות להגדרות ייבוא הקובץ:
הוסף משתמשים חדשים והתעלם ממשתמשים קיימים (זוהי ברירת המחדל אשר מעדכנת נתונים קיימים ולא משנה מידע אם קיים כבר בפרופיל המשתמש שאין בגינו עדכון.)
הוסף משתמשים חדשים ועדכן משתמשים קיימים.
התעלם ממשתמשים חדשים ועדכן משתמשים קיימים.
לאחר הבחירה, לחצו על כפתור ״הבא״
4. יש להעלות את הקובץ שהכנתם בפורמט CSV.
שימו לב להעלות את מסמך הCSV ולא את מסמך האקסל שעבדתם איתו מתלכתחילה.
לחצו על כפתור הבא
5. טיפול במידע לא ידוע
במידה והמערכת לא מוצאת התאמה בין שמות העמודות בקובץ שלכם לבין שמות השדות בפרופיל המשתמש, המערכת תציג לכם אותם כי נדרשת מעורבות שלכם לטובת המשך התהליך.
לכל שדה כזה תהיה לכם אפשרות להתאים אותו על ידי שיוך שלו לשדה מותאם אישית קיים, יצירת שדה מותאם אישית חדש, או התעלמות מהשדה. לדוגמא: רשמתם בשם השדה בקובץ שהעליתם "דוא״ל", ובמערכת רשמתם "אימייל״. המערכת תשאל אתכם לבחור לאיזה שדות מפרופיל המשתמש לשייך את המידע. בדוגמא מטה נתאים את השדה ״דוא״ל״ לשדה מותאם אישית קיים שנקרא ״אימייל״:
6. המערכת תציג את שמות המשתמשים לטעינה. במקרה ויש שגיאות במידע שברצונכם לעלות, רשומות אלה יוצגו בטבלה והאפשרות לתקן את המידע תהיה זמינה לכם. במידה ויש שגיאה, המערכת תציג בחלק הימני העליון את מספר השגיאות, תכתוב "שגיאה" לצד הרשומה ותסמן באדום את השגיאה.
7. המערכת תציג סיכום של הנתונים שייטענו למערכת מבחינת משתמשים חדשים, משתמשים שפרטיהם עודכנו או משתמשים שעברו לארכיון.
כשהמערכת תסיים את ייבוא המשתמשים היא תציג את ההודעה הבא:
העברת משתמשים לארכיון
על מנת שהמערכת תעביר משתמשים באופן אוטומטי לארכיון, צרו עמודה נוספת בקובץ האקסל בשם archive, הזינו את הערך 1 לכל משתמש שצריך לעבור לארכיון. בייבוא המשתמשים, ברגע שהמערכת מזהה את העמודה ואת הערך 1 אצל משתמש, הם יועברו לארכיון אוטומטית.
בדוגמא הבאה - המשתמשים עדי ואלון יועברו לארכיון בסיום תהליך ייבוא המשתמשים.
שליחת זימון להורדת האפליקציה
על מנת לשלוח הודעת סמס להצטרפות לאפליקציה, שימו לב לסמן את הריבוע המסומן מטה בשלב הסיכום:
צפייה בתהליך המלא במערכת הניהול:
צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו בלייב, שנמצא בפינה השמאלית התחתונה של המסך, יענה על כל שאלה.