יומן העבודה עוזר לכם לזהות בעיות בשיבוץ לפני שהן משפיעות על הצוות שלכם. סוגיות מסמנות באופן אוטומטי בעיות פוטנציאליות ביומן העבודה, כגון משמרות חופפות, אי-זמינות או משמרות שמפרות את כללי הקצאת המשמרות שלכם. כך תוכלו לבדוק ולפתור את כל הסוגיות במקום אחד, ליצור יומן עבודה מסודר יותר ולהימנע מהפתעות עבורכם ועבור העובדים שלכם.
סוגיות זמינות בכל החבילות. סוגי הסוגיות שיוצגו לכם תלויים בתכונות השיבוץ שבהן החשבון שלכם משתמש. לדוגמה, סוגיות מסוג אי-זמינות יופיעו כאשר תכונת אי-הזמינות מופעלת, וסוגיות מסוג מאחרים יופיעו כאשר יש בחשבון משתמשי שעון נוכחות. סוגים מסוימים, כגון כללי הקצאת משמרות, דורשים תכונות הזמינות החל מחבילת המומחה. תוכלו לבחור אילו סוגי סוגיות יוצגו דרך לשונית סוגיות בהגדרות יומן העבודה.
אם עדיין אינכם מכירים את יומן העבודה, מומלץ להתחיל עם המדריך שלנו לתחילת העבודה עם יומן העבודה.
סוגי סוגיות
יומן העבודה יכול לסמן את סוגי הסוגיות הבאים. ניתן להפעיל או לכבות כל סוג דרך לשונית סוגיות בהגדרות יומן העבודה, וחלק מהסוגים יופיעו רק כאשר תכונת השיבוץ הרלוונטית מופעלת.
משמרות חופפות: עובד משובץ לשתי משמרות או יותר שחופפות בזמנים שלהן.
אי-זמינות: משמרת נקבעה בזמן שהעובד סימן שאינו זמין. סוגיה זו מופיעה כאשר תכונת אי-הזמינות מופעלת.
כללי הקצאת משמרות: משמרת מפרה כלל הקצאת משמרות שהוגדר ברמת החברה או כלל מותאם אישית, כגון מספר שעות מרבי ביום, מספר משמרות מרבי ביום, זמן מינימלי בין משמרות, מספר שעות או משמרות מרבי בשבוע, או מספר שעות או משמרות מינימלי בשבוע. סוגיה זו מופיעה כאשר מוגדרים כללי הקצאת משמרות.
סוגיות בשעות העבודה הרגילות: משמרת נקבעה מחוץ לשעות העבודה הרגילות שהוגדרו לעובד. סוגיה זו מופיעה כאשר מוגדרת בחברה מדיניות שעות עבודה.
משמרות שנדחו: עובד דחה משמרת שהוקצתה לו. סוגיה זו מופיעה כאשר האפשרות לדחות משמרות מופעלת.
משמרות שלא הוקצו: נוצרה משמרת, אך אף עובד עדיין לא הוקצה אליה.
בקשות החלפה הממתינות לאישור מנהל / בקשות החלפה הממתינות לתגובת המשתמש: קיימת בקשה פתוחה להחלפת משמרת שממתינה לפעולה. מצב זה כולל שני תרחישים: בקשה שמשתמש שלח לעמית וממתינה לתגובתו תופיע תחת בקשות החלפה הממתינות לתגובת המשתמש, ואילו בקשה שעמית כבר אישר וממתינה לאישור מנהל תופיע תחת בקשות החלפה הממתינות לאישור מנהל. כך תוכלו לזהות משמרות שעלולות להישאר ללא עובד. סוגיות אלה מופיעות כאשר האפשרות להחלפת משמרות מופעלת.
משמרות שלא אושרו: משמרת שפורסמה אך העובד שאליו הוקצתה עדיין לא אישר אותה. סוגיה זו מופיעה כאשר האפשרות לאשר או לדחות משמרות מופעלת.
משמרות שלא פורסמו: קיימות משמרות במצב טיוטה שעדיין לא פורסמו לעובדים.
מאחרים: עובד לא ביצע כניסה בזמן לתחילת המשמרת שלו. סוגיה זו מופיעה כאשר יש בחשבון משתמשי שעון נוכחות.
התראות בהתראה קצרה: משמרת פורסמה או נערכה בתוך חלון הזמן שהגדרתם להתראה קצרה, בסמוך למועד תחילת המשמרת. תוכלו להגדיר את מספר השעות דרך לשונית סוגיות.
ניתן גם להפעיל התראות בהתראה קצרה, המסמנות משמרות שפורסמו או נערכו בתוך מספר שעות מוגדר לפני תחילתן. את מספר השעות ניתן להגדיר דרך לשונית סוגיות.
בחירת הסוגיות שיוצגו
דרך לשונית סוגיות בהגדרות יומן העבודה תוכלו לבחור אילו סוגיות יוצגו ביומן העבודה ובסרגל הסוגיות שלא נפתרו. כיבוי של סוג סוגיה מסוים מסתיר אותו מיומן העבודה, כך שתוכלו להתמקד רק בבעיות הרלוונטיות לתהליך העבודה שלכם.
כדי לבחור אילו סוגיות יוצגו:
לחצו על סמל הגדרות בחלק העליון של יומן העבודה.
פתחו את לשונית סוגיות.
הפעילו או כבו כל סוג סוגיה באמצעות המתג המתאים.
עבור כללי הקצאת משמרות ו-סוגיות בשעות העבודה הרגילות, לחצו על ניהול כדי לפתוח את מדיניות החברה הרלוונטית ולשנות את הכללים שיוצרים את הסוגיות הללו.
הגדירו את מספר השעות עבור התראות בהתראה קצרה אם תרצו לקבל התראה על שינויים של הרגע האחרון ביומן העבודה.
שימו לב: סוגים מסוימים של סוגיות יופיעו בלשונית זו רק כאשר התכונה הרלוונטית פעילה. לדוגמה, מאחרים יופיע כאשר יש בחשבון משתמשי שעון נוכחות, ובקשות החלפה הממתינות לאישור מנהל ובקשות החלפה הממתינות לתגובת המשתמש יופיעו כאשר האפשרות להחלפת משמרות מופעלת.
💡 טיפ: התחילו מסוגי הסוגיות החשובים ביותר לצוות שלכם, ובהמשך הפעילו סוגים נוספים ככל שתחדדו את תהליך השיבוץ.
כיצד להפעיל סוגיות ביומן העבודה
הפעלת אי-זמינות
ניתן להגדיר אי-זמינות בהגדרות יומן העבודה, ולאפשר לעובדים לסמן את הזמנים שבהם אינם זמינים ו/או לציין את שעות העבודה המועדפות עליהם. כך ניתן לפשט את תהליך השיבוץ ולקבל תמונה ברורה של זמינות הצוות.
הגדרת כללי הקצאת משמרות
כללי הקצאת משמרות עוזרים לכם לעמוד במדיניות החברה ובדרישות חוקי העבודה, ובמקביל להימנע משעות נוספות מיותרות. ניתן ליצור כללי הקצאת משמרות בשתי דרכים: באמצעות מדיניות שיבוץ כלל-חברתית או באמצעות הגדרת כללים מותאמים אישית לעובדים ספציפיים.
מדיניות שיבוץ כלל-חברתית
אלו הן מדיניויות כלליות שניתן להחיל על קבוצות עובדים מסוימות. לדוגמה, תוכלו ליצור מדיניות לעובדים במשרה מלאה, לעובדים במשרה חלקית או לעובדים מתחת לגיל 18.
כדי להגדיר מדיניות כלל-חברתית, עברו ללשונית משתמשים, לחצו על מדיניות החברה, וצרו את המדיניויות שתרצו להחיל, לדוגמה, מדיניות לעובדים במשרה חלקית או לעובדים במשרה מלאה. רוצים ללמוד עוד על הגדרת כללי הקצאת משמרות? עיינו ב-מדריך לתחילת העבודה עם כללי הקצאת משמרות ומכסות משמרות.
כללי הקצאת משמרות מותאמים אישית
כדי להגדיר כללים מותאמים אישית לעובדים ספציפיים, עברו ללשונית העסקה בתוך לשונית משתמשים. שם תוכלו להגדיר מגבלות שיבוץ ספציפיות לכל משתמש, כגון מספר שעות מרבי בשבוע, מספר שעות מרבי ביום ועוד.
כיצד לצפות בסוגיות ביומן העבודה
עברו אל יומן עבודה דרך סרגל הצד השמאלי ופתחו את היומן הרלוונטי.
הפעילו את הסוגיות על ידי לחיצה על אפשרויות תצוגה והפעלת האפשרות סוגיות. כך תוכלו לזהות בקלות בעיות בשיבוץ.
כעת תוכלו לזהות סוגיות ישירות ביומן העבודה. סוגיות מסומנות בסימן קריאה אדום על גבי המשמרת. אם תרחפו מעל סימן הקריאה האדום, יוצגו פרטים על סוג הסוגיה, כפי שמוצג בתמונה למטה.
כדי לקבל סקירה של כל הסוגיות, עברו אל לשונית סוגיות על ידי לחיצה על סימן הקריאה האדום בפינה הימנית העליונה, ליד ההגדרות. שם יוצגו כל הסוגיות הקרובות ופרטים נוספים, כפי שמוסבר בהמשך.
התראות שבועיות ויומיות על סוגיות
ניתן לצפות בהתראות על סוגיות גם בתצוגה השבועית של יומן העבודה. בתצוגה זו, המספר הכולל של ההתראות יופיע בסרגל הצד השמאלי מתחת לשם המשתמש בכל פעם שמתבצעת חריגה ממגבלה שבועית או יומית. תוכלו לראות מאיזה כלל ספציפי התבצעה החריגה, וכך לטפל בסוגיה ולפתור אותה בקלות.
הדבר נכון גם לגבי התצוגה היומית, כפי שמוצג למטה.
💡 טיפ: ניתן לגשת בקלות לכללי הקצאת המשמרות של העובדים ישירות מהתצוגה השבועית ביומן העבודה בזמן שאתם בוחנים את הסוגיות.
ניהול ופתרון סוגיות
כעת, לאחר שהסברנו כיצד להפעיל את הסוגיות וכיצד לגשת אליהן ביומן העבודה, נבין כיצד הן מוצגות וכיצד ניתן לנהל אותן. כפי שניתן לראות, לשונית סוגיות כוללת שתי לשוניות משנה: קרובות והיסטוריה. לשונית קרובות מציגה את כל סוגיות השיבוץ שמתרחשות היום או בעתיד, ואילו לשונית היסטוריה מציגה את כל הסוגיות מהעבר.
הסוגיות מחולקות לקטגוריות לפי סוג, בהתאם לכללי הקצאת המשמרות שהוגדרו עבור כל משתמש או בהתאם למדיניויות החברה השונות. יוצג לכם תיאור מפורט של כל כלל הקצאת משמרות שהייתה ממנו חריגה. לדוגמה, אם משתמש חורג ממספר שעות העבודה המרבי המותר לו בשבוע, המנהל יקבל התראה המציינת שהסוגיה נגרמה עקב חריגה ממגבלת השעות. תוכלו לבדוק את הסוגיה ולנקוט את הפעולות הנדרשות כדי לפתור אותה בהתאם לצורכי השיבוץ שלכם.
צריכים עזרה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו זמין (בפינה הימנית התחתונה של המסך) וישמח לענות על כל שאלה.