כיצד להגדיר הפסקות (בתשלום וללא תשלום)

מתן אפשרות לעובדים לצאת להפסקות במהלך יום העבודה מסייע לשמור על הפרודוקטיביות, ומעקב אחר הפסקות חיוני לעמידה בדרישות החוק. פיצ׳ר ההפסקות בשעון הנוכחות מאפשר לעקוב אחר שעות ההפסקה ולתעד אותן בצורה מדויקת, כדי להבטיח שהעובדים מקבלים את ההפסקות המגיעות להם ושדוחות הנוכחות מוכנים לחישוב השכר.

בקונקטים תוכלו להגדיר סוגים שונים של הפסקות ולהקצות כללי הפסקות לכל עובד בנפרד, כך שהכללים הרלוונטיים יחולו על העובד ולא יהיו תלויים בשעון הנוכחות שבו הוא משתמש.

בואו נראה כיצד זה עובד.

ההפסקות מנוהלות במקום מרכזי אחד, תחת מדיניות החברה, ומוחלות על העובדים באמצעות מדיניות, בדומה לכללי שכר ולכללי הקצאת משמרות.

ישנם שני מרכיבים עיקריים:

תהליך ההגדרה כולל יצירת כלל הפסקה, הוספתו למדיניות והקצאת המדיניות לעובדים.

כללי ההפסקות שייכים לחברה ולא לשעון נוכחות מסוים. לכן, ההפסקות שהוקצו לעובד יחולו בכל שעון נוכחות שבו הוא מחתים נוכחות, ללא צורך בהגדרה חוזרת בכל שעון.

אם תרצו שכלל מסוים יחול רק בשעוני נוכחות מסוימים, תוכלו להגביל אותו בהתאם.

ניתן להגדיר שני סוגי הפסקות בהתאם לצורכי החברה:

בהמשך נסביר כיצד כל סוג פועל וכיצד הוא מוצג בדוחות הנוכחות.

חשוב לדעת: קיים הבדל בין הפסקות המוגדרות ביומן העבודה לבין הפסקות המוגדרות בשעון הנוכחות.

הפסקות ידניות מאפשרות לעובדים להתחיל ולסיים את ההפסקות שלהם באופן עצמאי, בשעות גמישות. ניתן להגדיר אותן כהפסקות בתשלום או ללא תשלום.

בעת הפעלת שעון הנוכחות בחשבון חדש, הפסקות ידניות מופעלות כברירת מחדל.

בנוסף, מוגדרות מראש שתי הפסקות:

ניתן להשאיר את הגדרות ברירת המחדל, לערוך אותן או להוסיף סוגי הפסקות נוספים בהתאם לצורכי החברה.

זמן ההפסקה נכלל בסך שעות העבודה היומיות המשמשות לחישוב השכר.

זמן ההפסקה אינו נכלל בסך שעות העבודה היומיות המשמשות לחישוב השכר.

הפסקות ידניות מתאימות במיוחד לעובדים שאין להם שעות הפסקה קבועות, אך עדיין נדרש לעקוב אחר זמני ההפסקות שלהם, ובמקרים מסוימים גם אחר המיקום שבו נלקחו.

כאשר הפסקות ידניות מופעלות, העובדים יראו כפתור יציאה להפסקה בשעון הנוכחות.

בעת יצירת הפסקה ידנית, ניתן לבחור כיצד יתבצע התזמון שלה:

לדוגמה, אפשר להגדיר שעובדים שעבדו 6 שעות או יותר חייבים לקחת הפסקה אחת של 30 דקות, ועובדים שעבדו 8 שעות או יותר חייבים לקחת שתי הפסקות.

המרווח בין רמות הסף חייב להיות לפחות באורך של הפסקה אחת, ומספר שעות העבודה חייב לגדול מרמה לרמה.

ניתן להגדיר את טווח השעות שבו העובדים רשאים להתחיל הפסקה ידנית, למשל רק בין 11:00 ל-14:00.

מחוץ לטווח השעות שהוגדר, העובדים לא יוכלו להתחיל את ההפסקה.

הגדרה זו זמינה להפסקות ידניות בתשלום וללא תשלום, גם בתזמון חוזר וגם בתזמון לפי סף שעות. היא אינה זמינה להפסקות אוטומטיות.

כדי להסיר את ההגבלה, בטלו את סימון האפשרות להגבלת שעות ההפסקה.

הפסקה בתשלום ממשיכה להיחשב כזמן עבודה בתשלום עד שהעובד מסיים אותה.

אם עובד שוכח לסיים את ההפסקה, היא עלולה להימשך מעבר לזמן שהוגדר עבורה.

האפשרות לסיום אוטומטי מאפשרת לקבוע מה יקרה כאשר הפסקה ידנית בתשלום מגיעה למשך הזמן שהוגדר לה. כך ניתן להגביל את זמן ההפסקה בתשלום מבלי להסתמך על כך שהעובד יזכור לסיים אותה.

אפשרות זו זמינה בתוכנית Expert בלבד, וחלה רק על הפסקות ידניות בתשלום.

כאשר הפסקה ידנית בתשלום מגיעה למשך הזמן שהוגדר לה, ניתן לבחור אחת משתי פעולות:

העובד יקבל הודעה בצ׳אט והתראה לנייד על סיום ההפסקה בתשלום, עם אפשרות לחזור לעבודה בלחיצה אחת.

אם הוגדר מעבר להפסקה ללא תשלום, אך ההפסקה שנבחרה אינה זמינה באותו רגע, המערכת תבצע החתמת יציאה לעובד כדי למנוע המשך צבירה של זמן בתשלום.

💡 טיפ: אם העובד מאריך את משך ההפסקה לפני שעת הסיום המקורית שלה, הסיום האוטומטי יתבצע בהתאם לשעת הסיום החדשה.

הפסקות אוטומטיות מנכות באופן אוטומטי משך זמן מוגדר לאחר מספר מסוים של שעות עבודה.

לדוגמה, ניתן להגדיר ניכוי אוטומטי של 30 דקות הפסקה לאחר 5 שעות עבודה.

הפסקות אוטומטיות שימושיות במיוחד כאשר יש צורך לעמוד בדרישות החוק או במדיניות הפנימית של החברה.

חשוב לדעת:

כללי ההפסקות נוצרים במקום מרכזי אחד, ולאחר מכן מוקצים לעובדים.

לאחר שמירת כלל ההפסקה, תתבקשו להקצות אותו למדיניות.

כלל הפסקה ישפיע על דוחות הנוכחות רק לאחר שייכלל במדיניות שהוקצתה לעובדים, או לאחר שהוקצה ישירות לעובד.

ניתן גם להגדיר מדיניות אחת כברירת מחדל עבור משתמשים חדשים.

הפסקות מוחלות באמצעות מדיניות, אך ניתן גם לנהל הפסקות ברמת העובד הבודד כאשר נדרשת הגדרה חריגה.

מאותו אזור ניתן גם לצפות בהיסטוריית הקצאות ההפסקות של העובד ולבדוק אילו הגדרות חלו עליו ובאילו מועדים.

תזכורות להפסקות מסייעות לעובדים לעקוב אחר ההפסקות הידניות שלהם.

קיימים שני סוגי תזכורות, ושניהם זמינים החל מתוכנית Basic במרכז התפעול:

תזכורת זו מעודדת עובדים להתחיל את ההפסקה שלהם.

תזכורת זו מודיעה לעובדים מתי הם יכולים לסיים את ההפסקה, ומסייעת לצמצם הפסקות שמתארכות מעבר לזמן המתוכנן.

💡 טיפ: ניתן להפעיל כל אחת מהתזכורות בנפרד או את שתיהן יחד. התזכורות חלות על הפסקות ידניות ונשלחות לעובדים כהתראות באפליקציה לנייד.

אפשרות זו מאפשרת לעובד להצהיר באופן רשמי שהוא מוותר על הפסקה שהיה זכאי לה אך לא לקח.

כך ניתן למנוע יצירת קנס או תשלום נוסף בגין הפסקה שלא נלקחה, כאשר הכללים החלים מאפשרים זאת.

האפשרות רלוונטית במיוחד לעסקים הכפופים לחוקי ההפסקות במדינת קליפורניה בארצות הברית, שבהם ניתן לוותר על הפסקת אוכל רק בתנאים מסוימים הקשורים למשך המשמרת ולהפסקות קודמות.

כאשר עובדים בודקים סוגיות הקשורות להפסקות, תוצג להם האפשרות אני מסכים לוותר על הפסקה זו.

האפשרות תופיע רק עבור הפסקות שלא נלקחו ושניתן לוותר עליהן בהתאם לכללים שהוגדרו.

כדי לוותר על הפסקה:

לאחר מכן, מנהלי המערכת יוכלו לאשר את קבלת הוויתור מתוך חלונית הסוגיה.

💡 טיפ: הפעילו את סוג הסוגיה "ויתור על הפסקה" בהגדרות סוגיות בדוחות הנוכחות, כדי לעקוב אחר הפסקות שהעובדים ויתרו עליהן ולבדוק אותן לפני אישור השכר.

עובדים יכולים להוסיף את פרטי ההפסקה ישירות מתוך חלונית הוספת המשמרת בדוחות הנוכחות. כאשר הפסקות ידניות מופעלות, העובדים יכולים להזין את כל פרטי ההפסקה הרלוונטיים בזמן יצירת המשמרת, ללא צורך בהוספת רשומות הפסקה נפרדות לאחר מכן.

זמני ההפסקות הידניות שהוגדרו במערכת יופיעו באופן אוטומטי, והעובדים יוכלו להתאים אותם למה שהתרחש בפועל במהלך המשמרת.

כך ניתן לצמצם את מספר הפעולות הנדרשות, לחסוך זמן ולשפר את דיוק הנתונים.

אם משמרת כבר תועדה ללא הפסקות, הוספת הפסקה לאחר מכן תפצל את המשמרת באופן אוטומטי למספר רשומות זמן בהתאם למשך ההפסקה ולתזמון שלה.

ניתן לבחור אם לסמן הפסקות שלא נלקחו, הפסקות שהתחילו באיחור או הפסקות שהיו קצרות מהנדרש כסוגיות בדוח הנוכחות של העובד.

כך תוכלו לעקוב אחר מקרים אלה ולטפל בהם.

כדי להפעיל את האפשרות:

לאחר הפעלת האפשרות, מנהלי המערכת יראו סימון של סוגיה שלא טופלה בדוח הנוכחות של העובד. לחיצה על בדיקה תפתח את פרטי הסוגיה, שם ניתן יהיה לסמן אותה כ"נבדקה", או להוסיף או לערוך את ההפסקה ולשמור את השינויים בדוח הנוכחות.

💡 טיפ: ניתן לשלוח הודעה לעובד ישירות מתוך חלונית הסוגיה באמצעות לחיצה על סמל הצ׳אט בפינה השמאלית העליונה.

עובדים יכולים לטפל בסוגיות בעצמם בזמן בדיקת דוחות הנוכחות שלהם, באמצעות לחיצה על הסימון האדום של הסוגיה.

בחלונית פתרון סוגיות הקשורות להפסקות, העובדים יוכלו לראות את כל ההפסקות הידניות שלא נלקחו ולציין אם לקחו את ההפסקה בפועל או שלא התאפשר להם לקחת אותה.

אם העובד מציין שלא יכול היה לקחת את ההפסקה, הוא יידרש לספק סיבה.

אם העובד יצא להפסקה באיחור, הוא יוכל לעדכן את שעות ההפסקה כך שישקפו את הזמנים הנכונים, או לספק סיבה לאיחור. אם גם לאחר עדכון הזמנים ההפסקה עדיין מפרה את הכללים שהוגדרו, העובד יידרש להוסיף סיבה.

כמנהלי מערכת, תוכלו להוסיף הפסקה באופן ידני לדוח הנוכחות של העובד, הן ממערכת הניהול והן מהאפליקציה לנייד.

ממערכת הניהול:

ניתן להוסיף הפסקות גם באמצעות הפעולות המהירות שלצד התאריך או באמצעות כפתור ההוספה בפינה העליונה.

מהאפליקציה לנייד:

כן. לאחר הפעלת האפשרות להגבלת חזרה מוקדמת מהפסקה, העובדים יוכלו לראות את זמן ההפסקה שנותר להם ישירות באפליקציה לנייד.

אם אתם משתמשים בהפסקות אוטומטיות ללא תשלום, אך אינכם רואים אותן בדוח הנוכחות, ייתכן שתצטרכו להוסיף את העמודה המתאימה.

לאחר הוספת העמודה תוכלו לראות את משך הזמן שנוכה משעות העבודה של העובד באותו יום.

בהפסקות אוטומטיות ללא תשלום, דוחות הנוכחות המיוצאים מיועדים להיות מוכנים ככל האפשר לחישוב השכר.

זמן ההפסקות ללא תשלום מנוכה מסך שעות העבודה היומיות של העובד.

כדי לצפות בנתונים המלאים ולערוך אותם, השתמשו במערכת הניהול, שמציעה אפשרויות דיווח מפורטות יותר מאשר הקובץ המיוצא.

כן. כל מנהל מערכת שיש לו גישה לדוח הנוכחות של העובד יכול לערוך את שעת ההתחלה ואת שעת הסיום של ההפסקה. לאחר העריכה, יופיע סימון כתום לצד הרשומה כדי לציין שבוצע שינוי ידני. ניתן לעמוד עם העכבר על הרשומה כדי לראות איזה מנהל מערכת ביצע את השינוי.

ניתן ליצור כמה כללי הפסקות ומדיניות הפסקות ולהקצות אותם לעובדים או לקבוצות בהתאם לצורך.

בנוסף, ניתן להגדיר הפסקות ייחודיות לעובד מסוים דרך פרופיל העובד, בלשונית העסקה, תחת הפסקות.

הפסקות המוגדרות ביומן העבודה הן בגדר המלצה בלבד.

הן אינן מופיעות באופן אוטומטי בדוחות הנוכחות ואינן משפיעות על חישובי השכר.

כדי לעקוב כראוי אחר זמני ההפסקות בדוחות הנוכחות ובחישובי השכר, יש להגדיר הפסקות ידניות או אוטומטיות בהתאם להנחיות שבמדריך זה.

ניתן להקצות לעובדים שונים מדיניות הפסקות שונות, או להגדיר הפסקות ייחודיות ברמת העובד.

ההקצאה מתבצעת דרך מדיניות החברה או דרך פרופיל העובד בלשונית העסקה.

כן. מספר שעות העבודה המצטברות שמוצג בהגדרות משמש להפעלת תזכורת, ואינו מונע מהעובדים לצאת להפסקה מוקדם יותר.

עם זאת, אם הוגדרה הגבלת שעות להפסקה ידנית, העובד לא יוכל להתחיל אותה מחוץ לטווח השעות המותר.

כן. כפתור היציאה להפסקה ורשימת ההפסקות ימשיכו להופיע, אך לא ניתן יהיה להתחיל את ההפסקה מחוץ לטווח השעות שהוגדר.

לא. הגבלת השעות זמינה להפסקות ידניות בלבד, בתשלום וללא תשלום.

כן. הפסקה שהתחילה בתוך טווח השעות המותר יכולה להימשך גם לאחר סיום הטווח.

הסוגיה מופיעה כאשר שעת תחילת ההפסקה נמצאת מחוץ לטווח השעות שהוגדר בכלל ההפסקה.

מצב זה עשוי להתרחש כאשר מנהל מערכת מוסיף או עורך הפסקה באופן ידני, או כאשר בקשה שאושרה משנה את זמני ההפסקה.

יכולות להיות לכך כמה סיבות:

זקוקים לעזרה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו זמין דרך חלונית הצ׳אט בפינה התחתונה של המסך וישמח לענות על כל שאלה.