שימוש בתוכן מסוג טופס מאפשר לכם לאסוף מידע מהמשתמשים באופן פשוט, מהיר ויעיל גם באופן חד פעמי וגם באופן קבוע. המידע שנאסף בטפסים נשמר במערכת הניהול וניתן לצפות בו בכל שלב לפי סינון תאריכים או באמצעות הורדה כקבצי PDF או באופן מרוכז כקובץ אקסל.

בתפריט הצד, באם קיימת קטגוריית טפסים, הכנסו אליה. במידה ולא, לחצו על "הוסף קטגוריה", בחרו בקטגוריה מסוג ״טפסים/ צ׳ק ליסט״ והוסיפו קטגוריה חדשה!

2. כעת בחרו בין יצירת טופס בהתאמה אישית או מתוך תבנית. התבניות מאפשרות לכן להשתמש בטפסים אשר יצרנו עבורכם על מנת לחסוך זמן יקר! התבניות נוצרו בהשראת טפסים נפוצים בארגונים שונים ומהם תוכלו לבחור תבנית מתאימה, לערוך אותה לצרכים שלכם להוסיף או להסיר שדות ולהפוך אותה לשלכם ברגע.

בבחירת טופס בהתאמה אישית תוכלו לבנות מאפס כל טופס שתרצו.

3. כעת, בנו את הטופס באמצעות סוגי השדות השונים ובהתאם למידע אותו תרצו לקבל. כך לדוגמא, אם תרצו שהמשתמש יצרף צילום תמונה בעת מילוי הטופס, הוסיפו שדה מסוג "העלאת תמונה".

לאורך תהליך בניית הטופס תוכלו לצפות בחלק השמאלי של המסך בתצוגה המקדימה של הטופס, על מנת לבחון את חווית המשתמש במכשיר הטלפון שלו וכן לבצע פעולות מסייעות בלוח העבודה שנמצא במרכז.

4. בסיום בניית הטופס, שמרו את השינויים ופרסמו את התוכן למשתמשים הרלוונטיים והחלו לנהל את המידע אודות הטופס בקלות ובמהירות ממערכת הניהול!

תיאור

שדה התיאור מאפשר לכם להוסיף הקשר והסבר קצר לטופס שלכם.
תוכלו לכלול טקסט, קישורים או תמונות כדי להסביר, לספק הוראות או להוסיף כל מידע נוסף שהמשתמשים שלכם עשויים להזדקק לו לפני מילוי השאלות הבאות.

דוגמה: הוספת תמונה שמציגה כיצד למלא דוח או פסקה קצרה שמסבירה את מדיניות הארגון.

נוסחה

שדה הנוסחה מאפשר לכם לבצע חישובים אוטומטיים בתוך הטופס על ידי שימוש בתשובות משאלות אחרות.
תוכלו להשתמש בו כדי לחשב סכומים, ממוצעים או הפרשים, ולקבל תוצאות בזמן אמת ללא צורך בכלי חיצוני.

דוגמה: חישוב את סך הקילומטרים באמצעות "מונה התחלה" ו-"מונה סיום", או חשבו אוטומטית ממוצע ציוני הערכת ביצועים.

קבוצה

שדה הקבוצה מאפשר לכם לארגן שאלות קשורות תחת כותרת משותפת, וליצור אזורים ברורים יותר בתוך הטופס.
כך תוכלו לבנות טפסים ארוכים בצורה מסודרת ולהקל על המשתמשים לעקוב.

דוגמה: איגוד שאלות בנושא "פרטי עובד" או "משוב לקוח" תחת אזור אחד עם כותרת מתאימה.

בתוך הגדרות שדה הקבוצה תוכלו:

דרך ערוך קבוצה, תוכלו לאפשר למשתמשים להוסיף באופן דינמי מספר סטים של קבוצות שאלות.

האפשרות נותנת למשתמש למלא את אותה קבוצת שאלות כמה פעמים בהגשה אחת בלבד. לדוגמה, אם צריך לדווח על כמה פריטים באותו נושא (כמה תקלות/הזמנות/משוב למספר עובדים וכו’).

בעת הוספת שדה, תוצג בפניכם האפשרות להתאים אישית את הגדרות השדה.
הערה: לא כל ההגדרות זמינות עבור כל סוג שאלה. שתי ההגדרות הזמינות לכל השדות הן חובה ו-לכידת מיקום.

כדי לנהל את השדות בטופס שלכם בצורה מרוכזת, בחרו את השדות הרלוונטיים ולחצו על כפתור פעולות הכחול. משם תוכלו:

*שימו לב: האפשרות לניהול שדות בטופס בצורה מרוכזת זמינה בתוכנית מתקדם בלבד.

התאמה אישית של הגדרות השדות בטופס מבטיחה שהמידע שתקבלו יהיה מדויק ומלא, כך שתקבלו בדיוק את המידע שאתם מחפשים.

בתוכנית מתקדם, עומדת לרשותכם האפשרות להוסיף שדות מותנים לטופס שלכם.

שדות מותנים יוצגו בהתאם לתשובה שניתנה לשאלה קודמת.
אם אתם רוצים לשדרג את השימוש שלכם בטפסים, זו הדרך לעשות זאת!

לאחר שסיימתם לבנות את הטופס, עברו שוב על התצוגה המקדימה בנייד כדי לוודא שהוא נראה טוב ושכל המידע הנדרש נאסף. כאשר אתם מרוצים מהטופס, לחצו על שמור כדי לעבור לשלבים הבאים: שיוך הטופס למשתמשים שלכם ואישור הגדרות הפרסום.

בשלב האחרון של יצירת הטופס, בחרו האם לפרסם את הטופס באופן מיידי או לתזמן אותו למועד מאוחר יותר.

בנוסף, תוכלו להחליט האם לשלוח התראות למשתמשים, להציג את הטופס בפיד שלהם, לשלוח תזכורות למשתמשים שלא צפו בו, ולקבוע מתי הטופס יוסר.

הטפסים המתוזמנים יופיעו לצד כל שאר הטפסים בלשונית פעילים בעמוד הראשי של טפסים.

לאחר שהטופס שלכם מוכן, הגדירו את ההרשאות הנדרשות עבור מנהלי התוכן השונים כדי להבטיח שהטופס ינוהל בצורה תקינה ומתאימה.

בעמוד הטופס, לחצו על מנהלי התוכן בחלק העליון והוסיפו את המנהלים שצריכים לקבל גישה לטופס.

למידע נוסף על הרשאות מנהלי מערכת הייחודיות לפיצ׳ר טפסים, עיינו במאמר זה: הרשאות מתקדמות בפיצ'ר הטפסים.

כאשר העובדים שלכם מגישים את הטופס, ההגשות שלהם נשמרות ומתועדות במערכת הניהול שלכם, וניתן לגשת אליהן בכל עת.
בלחיצה על לשונית פעילות, תקבלו דוח מיידי על פעילות הטופס ומעורבות העובדים. תוכלו לראות את אחוז המשתמשים שהגישו את הטופס ואת מספר ההגשות שבוצעו על ידי כל משתמש.

במסך זה תמצאו גם את האפשרויות הגדרות ו-עריכת טופס.

בלחיצה על לשונית משתמשים, תוכלו לעקוב אילו עובדים הגישו את הטפסים ואילו לא.
תוכלו לבצע מעקב מול עובדים שלא הגישו טופס על ידי סימון התיבה לצד שמם ולאחר מכן לחיצה על התראה. שלחו להם התראה מותאמת אישית שתזכיר להם למלא את הטופס.

כדי לראות את כל הגשות הטופס, עברו אל לשונית הגשות. כאן תוכלו לנתח את כל ההגשות ולתת משוב למשתמשים שלכם. המאמר שלנו בנושא הגשות טפסים כולל את כל המידע שאתם צריכים לדעת על צפייה בהגשות ואיסוף הנתונים הרלוונטיים עבורכם. כדי לצפות בהגשה מלאה, לחצו על הטופס עצמו.

במסך זה תוכלו לבחור האם להציג את ההגשות בתצוגת טבלה או בתצוגת תיבה. למידע נוסף, עיינו במאמר: כיצד לנהל את הגשות העובדים שלכם בקלות.

בנוסף, תוכלו להשתמש באפשרות קבץ לפי כדי להציג טפסים לפי פרטים או קבוצות ספציפיות. ניתן לקבץ לפי קבוצות חכמות או לפי פרטי משתמש כמו תפקיד, מיקום, מחלקה, סניף ומנהל ישיר.

קונקטים מציעה מגוון כלים שיסייעו לכם להמשיך לעבד את הטופס והמידע שבו. האפשרויות לשיפור היעילות, חיזוק התקשורת ועיבוד המידע רבות!

הגדרת אפשרויות שיתוף נותנת למשתמשים שלכם לשתף את הטופס עם הגורמים הרלוונטיים, וכך לוודא שהאנשים הנכונים נשארים מעודכנים. ניתן לשתף את הטופס עם משתמשים פנימיים או חיצוניים, באמצעות לחיצה על כפתור בסיום ההגשה.

שדות ניהול מאפשרים למנהלים להוסיף מידע להגשה, בין אם לשימוש פנים ארגוני ובין אם כמשוב למשתמשים. לדוגמא, תוכלו לתייג משתמשים כדי לעדכן אותם, לאשר הגשות, להוסיף שדה סטטוס, לכתוב הערה ייעודית ועוד.

💡 טיפ: אנחנו ממליצים מאוד להוסיף שדות ניהול כדי לספק משוב למשתמשים שלכם. מניסיוננו, מישוב נותן חיזוק חיובי ומביא לעלייה בשיעורי הגשת הטפסים.

על ידי מעבר ללשונית הגשות, תוכלו להוריד הגשות בודדות או לבחור מספר הגשות ולהוריד אותן בצורה מרוכזת.

בתוכנית ״מתקדם״, תוכלו ליצור תזכורות אוטומטיות לטפסים שנשלחות למשתמשים שלכם בימים ובשעות מוגדרים מראש, וכך להבטיח שהטפסים ימולאו בזמן. מתוכנית ״מומחה״, תוכלו ליצור דוחות טפסים אוטומטיים עבור כל אחד מהטפסים שלכם, fl כך שישלחו בזמנים מוגדרים ובהתאם להגדרות מותאמות אישית.

שאלה: האם ניתן לשמור טופס כתבנית?
​תשובה: כן. תוכלו לשמור כל טופס שיצרתם כתבנית. כך תוכלו להשתמש בו שוב בעתיד ולחסוך זמן ביצירה מחדש בכל פעם.

שאלה: כיצד מוצגות הגשות טפסים?
​תשובה: הגשות הטפסים מוצגות לפי זמן ההגשה באזור הזמן שלכם. כאשר תעמדו מעל הגשה, תוכלו לראות את אזור הזמן המקורי שבו המשתמש הגיש אותה.

שאלה: האם ניתן לארגן את הטפסים לפי אזורים?
​תשובה: כן. תוכלו ליצור מספר אזורים לטפסים כדי לארגן אותם.
לדוגמה:

שאלה: אילו אפשרויות התאמה אישית קיימות לטפסים?
​תשובה: תוכלו להתאים את הטפסים שלכם דרך הגדרות הטופס. האפשרויות כוללות:

שאלה: האם ניתן לערוך טופס לאחר יצירתו?
​תשובה: כן. תוכלו לחזור לטופס בכל עת ולבצע שינויים.
כדי לערוך:

שאלה: כמה שדות קבוצה ניתן להוסיף בבת אחת?
​תשובה: ניתן להוסיף עד 5 שדות קבוצה בו-זמנית בתוך טופס.

שאלה: מדוע מופיעה מסגרת אדומה סביב שדה אימייל או טלפון?
​תהשוב: המסגרת האדומה מופיעה כאשר כתובת האימייל או מספר הטלפון אינם תקינים. ניתן לשמור רק אימיילים או מספרי טלפון תקינים בשדות אלו. אם הערך אינו תקין, השדה לא יתעדכן ויחזור לערך התקין האחרון שהוזן.

למידע נוסף על פיצ׳ר טפסים, עיינו ברשימת המאמרים המלאה שלנו כאן!

צריכים עזרה נוספת? 🙋
צוות התמיכה שלנו ב־לייב (בתחתית צד ימין של המסך) זמין לענות על כל שאלה!