ככל שהארגון גדל, כך גם הצורך לוודא שכל עובד מקבל גישה בדיוק לפיצ׳רים ולתוכן שרלוונטיים עבורו. במקום להקצות פיצ׳רים באופן ידני לכל עובד ולעדכן את ההקצאות בכל פעם שמישהו מצטרף לארגון או משנה תפקיד, ניתן להשתמש בקבוצות חכמות כדי להפוך את התהליך לאוטומטי, מסודר וקל יותר לניהול.
קבוצות חכמות מאפשרות לחלק את המשתמשים לקבוצות על בסיס מידע שכבר קיים בפרופיל המשתמש שלהם, כמו סניף, מחלקה, תפקיד או כל שדה משתמש אחר. לאחר הגדרת התנאים של הקבוצה, עובדים שעומדים בהם מתווספים אליה באופן אוטומטי.
למה כדאי לשייך עובדים לתכנים באמצעות קבוצות חכמות?
כאשר משייכים משתמשים לתוכן, ההקצאה היא סטטית. המשמעות היא שאם עובד חדש מצטרף לארגון, צריך לזכור להיכנס לתוכן ולהוסיף אותו באופן ידני. לעומת זאת, שיוך תוכן לקבוצה חכמה היא דינמית. עובדים קיימים וחדשים מקבלים גישה באופן אוטומטי כל עוד הם עומדים בתנאים שהוגדרו לקבוצה.
לדוגמה, נניח שיצרתם קבוצה חכמה עבור עובדי סניף תל אביב והקציתם לה יומן עבודה, שעון נוכחות וטפסים רלוונטיים. כאשר עובד חדש מצטרף לסניף ופרטי המשתמש שלו מוגדרים בהתאם, הוא יצורף אוטומטית לקבוצה ויקבל גישה לתכונות שהוקצו לה, ללא צורך לעבור על כל תכונה בנפרד.
כך ניתן:
לחסוך עבודה ידנית – אין צורך לעדכן כל פיצ׳ר או תוכן בנפרד בכל פעם שמצטרף עובד חדש.
לשמור על הקצאות מעודכנות – כאשר פרטי המשתמש משתנים, גם החברות שלו בקבוצות החכמות מתעדכנת בהתאם.
להבטיח שהעובדים מקבלים את התוכן הנכון – כל קבוצה יכולה לקבל גישה לתוכן שרלוונטי עבורה.
להפחית טעויות – במקום להסתמך על כך שמנהל יזכור להוסיף או להסיר עובדים מכל פיצ׳ר או תוכן, ההקצאה מתבצעת בהתאם לכללים שהוגדרו מראש.
הגדירו קבוצות שמתאימות למבנה הארגון שלכם
לפני שמתחילים להקצות תכונות, מומלץ לחשוב כיצד הארגון שלכם מחולק בפועל.
ניתן, לדוגמה, ליצור קבוצות לפי:
סניף או מיקום
מחלקה
תפקיד
צוות
סוג עובד
ניתן גם לשלב מספר תנאים כדי ליצור קבוצות ממוקדות יותר. לדוגמה, במקום קבוצה אחת לכל אנשי המכירות, ניתן ליצור קבוצה עבור אנשי מכירות בסניף מסוים. רק עובדים שעומדים בכל התנאים שהוגדרו יצורפו לקבוצה.
💡 טיפ: חשוב לוודא שפרטי המשתמשים מעודכנים ומדויקים, מכיוון שהם קובעים לאילו קבוצות חכמות העובדים יצורפו. מומלץ להשתמש בשדות עם אפשרויות בחירה מוגדרות מראש כאשר ניתן, כדי לצמצם חוסר התאמות בנתונים.
נהלו את ההקצאות ממקום אחד
לאחר שיצרתם את הקבוצות החכמות, תוכלו גם לראות ולנהל את התכונות והתכנים שהוקצו לכל קבוצה ישירות מעמוד הקבוצות החכמות. אפשרות זו מספקת תמונה מרוכזת של ההקצאות לכל קבוצה, ויכולה להיות שימושית במיוחד בארגונים גדולים עם מספר רב של קבוצות. היא גם מקלה על הגדרת קבוצה חדשה: במקום להיכנס לכל תכונה בנפרד, ניתן לעבור על ההקצאות של הקבוצה ולוודא שהיא מקבלת את כל מה שהיא צריכה.
כדי לנהל את ההקצאות, היכנסו לקבוצות חכמות, מצאו את הקבוצה הרלוונטית ופתחו את רשימת ההקצאות שלה. משם תוכלו לראות אילו תכונות ותכנים זמינים לקבוצה ולהוסיף או להסיר הקצאות בהתאם לצורך.
צריכים עזרה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו, בפינה הימנית התחתונה של המסך, זמין לענות על כל שאלה.