אחד הנושאים החשובים בניהול כוח אדם הוא היכולת לנהל ולאשר את ימי ההיעדרות של העובדים שלכם, זה יכול להיות חופשה בתשלום, ימי מחלה, חל״ת ואפילו מילואים.

בכל הנוגע לימי היעדרות, העובדים שלכם צריכים צריך לדעת ולהבין מרגע העסקתם מה מכסת ימי ההיעדרות המגיעה להם. כדאי שהנהלים בנושא יהיו ברורים ונגישים לעובדים, על מנת שידעו בדיוק כמה ימי היעדרות הם מקבלים (בתשלום או לא בתשלום), ואת היתרה שלהם בכל זמן נתון.

שקיפות וגישה נוחה לנהלי ימי היעדרות מעבירה מסר לעובדים כי החברה מעודדת ותומכת בימי ההיעדרות, ומשפרת את המוטיבציה והיעילות של העובדים. עם פיצ׳ר ההיעדרויות של קונקטים, תוכלו ליצור את כל סוגי ההיעדרויות שתצטרכו בצורה שתהיה נגישה הן לעובדים והן למנהלים.

במאמר זה נעסוק בנושאים הבאים:

לפני שנסביר כיצד ליצור נוהל היעדרות חדש במערכת, חשוב להבין אילו סוגים של נהלי היעדרויות קיימים בקונקטים.
תוכלו ליצור כמה נהלי היעדרות שתצטרכו, בין אם זה ימי היעדרות בתשלום או לא בתשלום, היעדרות מוגבלת לכמות שעות או סוג היעדרות שאינה מוגבלת. אם יצרתם מדיניות להיעדרות שמוגבלת בכמות שעות, תוכלו לבחור האם כמות השעות ניתנת לעובד מראש עבור כל השנה או האם העובד ״צובר״ שעות היעדרות שעתית.

כשפוליסת ההיעדרות היא מוגבלת, כמות השעות שניתנת לעובד יכולה להיות מוגבלת או בצורה גלובלית או בצורה של צבירה שעתית.

בקונקטים, פוליסת היעדרות בתשלום או לא בתשלום מוגדרות בצורה זהה, אבל פוליסת היעדרות מוגבלת או לא מוגדרות בצורה אחרת. בחלק הזה של המאמר, נפרט את השלבים של יצירת והגדרת סוגי הפוליסות השונים.

שלב 1: ראשית, לחצו על קטגוריית החופש בסרגל הצד שלכם. לאחר מכן, בחרו האם תרצו ליצור פוליסה של היעדרות בתשלום או לא, ולחצו על + Add policy תחת סוג ההעדרות הרלוונטי. מיד לאחר מכן, יפתח חלון בו תוכלו לבחור ליצור את הפוליסה הראשונה שלכם.

שלב 2: במסך יצירת הפוליסה, בחרו לה שם והחליטו האם כמות שעות ההיעדרות היא מוגבלת או לא. בדוגמא זו, נסביר תחילה על יצירת פוליסה בלתי מוגבלת.

שלב 3: במסך הבא תוכלו להגדיר את ההגדרות הכלליות של הפוליסה. הגדירו את ימי ושעות העבודה, הגדרה זו תשפיע על קיזוז השעות בבקשת ההיעדרות. לאחר מכן בחרו האם בקשת ההיעדרות מחוייבת באישור של מנהל מערכת והגדירו את הזמן המינימלי להגשת בקשה מראש.
בסיום לחצו על כפתור ה״שלב הבא״.

שלב 4: במסך הבא תוכלו לבחור לאילו משתמשים תרצו לשייך את הפוליסה שיצרתם ולאחר מכן לחצו על שמור.

טיפ: אם תרצו לשייך את הפוליסה לקבוצה חכמה קיימת, תוכלו להשתמש במסך השיוך באפשרות הסינון לפי קבוצה ולבחור את כל המשתמשים בקבוצה בקלות!
​
​כל הכבוד! יצרתם את הפוליסה הראשונה שלכם!

פוליסת היעדרות מוגבלת מוגדרת באופן דומה לפוליסה שאינה מוגבלת, אבל דורשת כמה הגדרות נוספות. לפני יצירת מדיניות מוגבלת אנחנו ממליצים להיערך עם רשימת יתרות השעות עבור כל אחד מהעובדים להם תרצו לשייך את הפוליסה ואז תוכלו להתחיל!
​

שלב 1: בדומה להסבר למעלה, לחצו על קטגוריית החופש בסרגל הצד שלכם, בחרו האם ליצור מדיניות בתשלום או לא ולחצו על +Add policy.

שלב 2: בחרו את שם הפוליסה וסמנו פוליסה מוגבלת ("Yes, there is a limit").

שלב 3: לאחר שבחרתם פוליסה מוגבלת תצטרכו לבחור האם כמות השעות ניתנת לעובד גלובלית (Fixed amount) עבור כל שנה או האם היא נצברת שעתית בהתאם לשעות העבודה (Earned per hour).

שלב 4: במידה ובחרתם בכמות שעות גלובלית, בחרו את כמות השעות לשנה ובחרו את מחזוריות הוספת השעות (כל הכמות בתחילת השנה/ביום השנה של העובד/הוספת כמות שעות יחסית בכל תקופת שכר).
במידה ובחרתם בהגבלת כמות שעות בצורה שעתית, בחרו את יחס שעות העבודה לשעות ההיעדרות שהעובדים יקבלו. לחצו על כפתור ה״שלב הבא״.

שלב 5: בשלב הזה בחרו את ההגדרות הכלליות של הפוליסה בדומה להסבר בחלק הקודם. הגדירו את ימי ושעות העבודה אשר ישפיעו על קיזוז השעות בעת בקשת ההיעדרות, בחרו האם בקשת ההיעדרות מחוייבת באישור של מנהל מערכת והגדירו את הזמן המינמלי להגשת בקשה מראש.
בנוסף, תצטרכו להגדיר את ההגבלות בנוגע לצבירת שעות היעדרות (Carryover Limit), כלומר, מתוך כמות שעות ההיעדרות הניתנת לעובד, כמה שעות הוא יוכל לצבור במעבר לשנה הבאה.
בסיום לחצו על כפתור ה״שלב הבא״.

שלב 6: בשלב זה שייכו את הפוליסה שיצרתם למשתמשים ולחצו על ״השלב הבא״.

שלב 7: בשלב האחרון תצטרכו להגדיר עבור כל אחד מהעובדים המשוייכים לפוליסה את יתרת השעות הנוכחית שלהם. סביר כי לעובדים שונים אצלכם קיימת יתרת שעות היעדרות שונה בהתאם לכמות שצברו עד היום לכן יש לעדכן ליד כל אחד משמות העובדים את כמות השעות הקיימת ביתרה ובסיום ללחוץ על שמור.

בממשק המשתמש פוליסת ההיעדרות מופיעה לעובדים בצורה פשוטה, יש להתחבר לאפליקציה ולעבור ללשונית הפרופיל, פירוט הפוליסות יופיע בראש המסך.

לרשותכם כמה דוגמאות לפוליסות היעדרות שניתן ליצור במערכת.

דוגמא לפוליסה בלתי מוגבלת יכולה להיות ימי מילואים למשל. במקרה זה תוכלו ליצור פוליסה ללא הגבלת כמות שעות ולאשר את ההיעדרות עבור כל עובד בהתאם לכמות ימי המילואים אליה הוא נדרש במהלך השנה.
​

במקרה של ימי מחלה, בהתאם לחוק בישראל, תוכלו ליצור פוליסה מוגבלת גלובלית בה כמות ימי המחלה השנתית היא 18 ומחזוריות הוספת הימים היא הוספת הכמות היחסית בכל תקופת שכר ככה שכל חודש כל עובד יקבל 1.5 ימי מחלה.

במידה ויש לכם עובדים שעתיים שאינם עובדים כמות שעות קבועה, תוכלו להשתמש באפשרות של פוליסה מוגבלת שעתית בה העובד צובר כמות שעות חופשה מסוימת עבור x שעות עבודה.

במאמר זה עברנו על ההבדלים בין סוגי הפוליסות השונים ואיך ניתן ליצור כל אחד מהם. למדנו על פוליסה מוגבלת מול לא מוגבלת ועל הגבלה גלובלית או שעתית ומתי כדאי להשתמש בכל אחת מהאפשרויות.
בנוסף, סקרנו כמה דוגמאות לשימושים בסוגי הפוליסות השונים שתוכלו להשתמש בהם בארגון שלכם.

צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה תוך פחות מ-5 דקות לכל שאלה.