אחד ההיבטים החשובים ביותר בניהול עסק הוא ניהול היעדרויות וימי חופשה. כמו למשל חופשת לידה, יום מחלה, או יום חופש רגיל. ניהול מדויק של היעדרויות וימי חופשה יכול להיות תהליך מורכב שלוקח זמן רב, במיוחד ואם המעקב הוא באמצעות רשימות, טבלאות או אקסלים.

כעת, באמצעות אפליקציית קונקטים ופיצ׳ר החופש, תוכלו לנהל היעדרויות ובקשות חופשה במקום אחד, להגדיר נהלים ברורים לכל סוג היעדרות ולעקוב אחר יתרות חופשה הישר מהנייד. תהליך ניהול חופש והיעדרויות הופך לקל מתמיד למנהלים ועובדים כאחד ונעשה בשקיפות מלאה. פיצ׳ר החופש מעניק פתרון דיגיטלי והבנה ברורה ומיידית של כל ימי חופשה ויתרות חופשה, כאשר כל חופשה מאושרת, אוטומטית מופיעה ביומן העבודה ובגיליון השעות של העובדים.

בואו נצלול יותר לעומק פיצ׳ר החופש:

ניהול מדויק של היעדרויות וחופשות חשוב ביותר מהסיבות הבאות:

סיבות משפטיות - ברוב המקומות מעסיקים מחויבים על פי חוק לספק ימי חופשה בתשלום. מניעת טעויות שעלולות להכניס אתכם לצרות משפטיות, צריכה להיות אחת מהעדיפויות העליונות שלכם.

תיעוד – יום חופש יכול להיות נושא רגיש המערב את חייהם האישיים של העובדים או כספי החברה, ולכן חשוב לשמור על תיעוד מפורט. שימוש בפיצ׳ר החופש עוזר לכם לשמור על רישום של פרטי פוליסה, יתרות חופשה, היסטוריית היעדרויות ובקשות, ועוד.

זה יכול לעזור לכם לפתור בקלות מחלוקות אם עובד עוזב את החברה בעתיד.

השפעה על תפעול החברה - פיצ׳ר החופש עוזר לכם לראות בקלות ויעילות מתי עובדים לוקחים חופש ומאפשר לכם להקצות חופשה בצורה יעילה יותר, מה שמבטיח שהעסק לא ייפגע במידה ועובדים נעדרים באישור מהעבודה באופן מבוקר.

דיווח נתונים - באמצעות שימוש בפיצ׳ר החופש תוכלו לקבל תובנות חשובות כגון דפוסי עזיבה או פוליסות ימי חופשה המבוקשות ביותר.

הצעד הראשון לניהול חופשות הוא הפעלת הפיצ׳ר במערכת הניהול. ניתן לעשות זאת על ידי ניווט לפיצ׳ר החופש בסרגל הימני ולחיצה על ״הפעל״. כשהפיצ׳ר מופעל, תוכלו להתחיל לנהל מדיניות ימי חופשה ולעקוב אחר ההיעדרויות של העובדים.

משמאל, ניתן לקבוע את מדיניות החופש ולבחור אם המדיניות בתשלום או לא בתשלום. בלחיצה על ״הוסף סוג מדיניות״ ניתן ליצור סוגי פוליסות שונים, כגון חופשה, חופשת מחלה, מילואים, חופשת לידה ועוד.

בחרו את סוג ההיעדרות או צרו סוג חדש לבחירתכם בהתאמה אישית. לאחר בחירת סוג ההיעדרות, תוכל ללחוץ על + ״הוסף מדיניות״. (נעבור על איך לעשות זאת בהמשך).

בדוגמה למטה תוכלו לראות שנוצרו שלושה סוגי מדיניות. חופשות בתשלום וחופשת מחלה הינן במסגרת הפוליסות בתשלום וסוג היעדרות ללא תשלום הנמצא במסגרת המדיניות ללא תשלום.

בצד ימין ניתן לראות את הלשונית ״חופשות מאושרות״. תוכלו לבחור מדיניות ולקבל סקירה כללית של כל משתמש שהוקצה למדיניות ספציפית. ניתן לראות גם את מספר הבקשות, השעות המאושרות והעדכניות שלהם. כאן תוכלו גם לקבל תובנות לגבי כל אחת מהמדיניות ולראות את הבקשות הממתינות לאישורך.

בצד שמאל, זה האזור בו אתם מגדירים את מדיניות ההיעדרויות והחופשים שלכם, ושם תוכלו להוסיף היעדרות בשם המשתמשים. ישנן מדיניויות בתשלום וללא תשלום, כאשר בשתי הקטגוריות נוכל ללחוץ על + סוג מדיניות כדי ליצור סוגי היעדרויות שונים, כמו חופשה, חופשת מחלה, חג, מילואים, חופשת לידה וכדומה.

בכל הנוגע להיעדרויות וחופשים כל אחד מהעובדים שלכם צריך לדעת ולהבין מהיום הראשון שהם מתחילים לעבוד מהן המדיניות לגבי כל סוג היעדרות. מדיניות זו צריכה להיות ברורה ונגישה לעובדים. הם צריכים לדעת בדיוק כמה זמן חופשה הם מקבלים, אם זה בתשלום או לא, ואת היתרה הנוכחית שלהם.

עם קונקטים, תוכלו להגדיר מדיניות בצד שמאל ולהחליט אם הפוליסה תהיה בתשלום או לא בתשלום. כעת, לפני שנתחיל, חשוב לציין שהגדרת מדיניות מחולקת לארבעה חלקים; קביעת פרטי המדיניות, הגדרות, ההקצאות והגדרת יתרות. בדוגמה זו, ניצור מדיניות היעדרות בתשלום עבור עובדים במשרה מלאה.

טיפ: אם הגדרתם את המדיניות באופן שעתי, העובדים לעקוב אחר שעות העבודה שלהם, לכן תוכלו להגדיר אפשרות זו רק אם הפעלתם את שעון הנוכחות. למידע נוסף על מעקב אחר שעון נוכחות עם קונקטים לחץ כאן.

3. לאחר מכן, קבעו את הגדרות הצבירה, כלומר באיזה אופן העובד יצבור את ימי החופש או ההיעדרויות. ניתן להגדיר צבירה בבת אחת (בתחילת השנה), בתאריך יום השנה של העובד, או לאורך כל השנה לפי מחזורי השכר.

לחצו על הבא, וברכותיי, הגדרתם את מדיניות ימי החופשה/היעדרות!

תחילה הגדירו את ההגדרות הכלליות. קבעו את ימי העבודה עליהם חלה המדיניות ושעות העבודה ביום. ניתן לעשות זאת על ידי בחירת הימים (מופיעים בכחול) והזנת השעות. למטה, תוכלו לראות לצורך דוגמה זו, שהגדרנו את ימי העבודה לראשון עד חמישי למשך 8 שעות ביום. אם עובד היה מבקש חופשה מיום חמישי עד ראשון, זה לא יחשב את שישי ושבת כימי עבודה, כלומר העובד לקח 2 ימי חופש בסך 16 שעות עבודה.

לאחר מכן, החליטו אם בקשות החופש דורשות אישור מנהלים וקבעו את הזמן המינימלי מראש שמשתמשים יכולים לבקש חופשה. לבסוף הגדירו כמה שעות ימי חופשה יכולים לעבור לשנה הבאה. בדוגמה למטה תוכלו לראות שאנו מגדירים את המדיניות לדרוש אישור מנהל והגבלה לבקשת היעדרות היא 14 ימים מראש, ובנוסף מגבלת ההעברה לשנה הבאה היא ל-56 שעות.

בחרו משתמשים רלוונטיים מהרשימה או השתמשו בכפתור הסינון כדי למצוא ולבחור במהירות משתמשים שעומדים בקריטריונים הרלוונטים. לאחר מכן, לחצו על השלב הבא.

לכל עובד יתרת חופשות שונה. ייתכן שחלקם כבר ניצלו את ימי החופשה, או שלחלקם עברו הצטברו ימים מהשנה הקודמת. זו הסיבה שכאשר יוצרים מדיניות עלינו גם להגדיר את היתרה האישית של כל משתמש. מיתרה זו תנוכה כל בקשת חופשה. שלב זה קצת יותר מייגע מאחרים, אבל צריך לעשות אותו רק פעם אחת. אנו ממליצים להגיע מוכנים עם רשימת היתרות השוטפות של העובדים שלך.

כדי להגדיר את היתרה הוסיפו את מספר החופשות שנותרו לכל משתמש ליד הפרופיל שלו. לחצו על שמור וזהו. שימו לב בדוגמה למטה לכל אחד מהעובדים יש איזון שונה.

כל הכבוד יצרתם מדיניות ימי חופשה/היעדרות!

כעת, לאחר שהגדרתם הכל, בואו נעבור על הפעולות שמנהלי מערכת יכולים לבצע כדי לנהל חופשות בחברה.

לאחר שהעובדים שלכם יבקשו חופשה, ייתכן שיהיה עליכם לאשר זאת. ניתן לעשות זאת ממערכת הניהול של פיצ׳ר ההיעדרויות. נווטו אל כפתור הבקשות ותוכלו לראות את כל הבקשות הממתינות לאישור. כאן תוכלו לאשר או לדחות אותם.

אם ברצונכם להוסיף חופשה בשם העובדים, נווטו אל כפתור הוסף חופש בצד ימין, ובחרו את המשתמש ואת המדיניות שברצונך להוסיף לה חופש. אם הגדרתם יותר משעון נוכחות אחד בחשבון שלך, תצטרכו לבחור באיזה שעון נוכחות תרצו שההיעדרות תופיע. באופן אוטומטי תראו את היתרה הנותרת של המשתמש. לאחר מכן, הזינו את ימי הההיעדרות.

לאחר שתבחרו את ימי החופשה שנוספו תוכלו לראות את סך שעות החופשה מנוכה ומתחתיה היתרה החדשה של העובד. כל זה ללא צורך בחישובים! לבסוף, תוכלו להוסיף הערת מנהל במידת הצורך, ואל תשכחו ללחוץ על הוספת חופשה כדי לשמור את החופשה שנוספה.

טיפ: אם אתם רוצים להוסיף היעדרות חלקית, ולא היעדרות לכל היום, כל שעליכם לעשות הוא לכבות את אפשרות היעדרות למשך כל היום ולהוסיף את שעות ההיעדרות.

לאחר שהגדרתם את ההיעדרות ואישרתם את הבקשות, ייתכן שאתם תוהים היכן תוכלו לראות את ההיעדרות מאושרת. ניתן לראות את ההיעדרות המאושרת במספר מקומות, מה שמקל עליכם לעקוב בפשטות אחר העובדים ולבצע החלטות אופרטיביות וניהוליות בהתאם.

בואו נעבור על כל האפשרויות להלן:

לשונית היעדרויות שאושרו - כל שעליכם לעשות הוא להיכנס ללשונית היעדרויות שאושרו, ומיד תוכלו לראות את כל המשתמשים שהגישו בקשות ואת החופש שאושר להם. כדי לקבל תצוגה מעמיקה יותר של המדיניויות שהם ביקשו, תוכלו ללחוץ על התפריט הנפתח משמאל לשמם. אם ברצונכם לראות את הבקשות האישיות שלהם, לחצו על שלוש הנקודות לצד שמאל של שמם ולחצו על הצג בקשות.

טיפ: אם אתם רוצים לקבל פירוט של ההיעדרות המאושרת לפי מדיניות ולא לפי כל המשתמשים, פשוט בחרו בתפריט את המדיניות הרלוונטית.

פרופיל המשתמש של העובד - בפרופיל העובד ניתן לנווט לשונית ההיעדרויות. כאן תוכלו לראות את כל המדיניויות להן העובד מוקצה, היתרות שלו והיסטוריית הבקשות שלו.

תוכלו לנהל את ימי ההיעדרות של העובדים שלך בין אם אתם במשרד או בדרכים. מכרטיסיית הניהול פשוט לחצו על פיצ׳ר ניהול היעדרויות. כאן תוכלו לראות מי נעדר היום, לאשר או לדחות בקשות היעדרות שממתינות, לצפות בהיסטוריית הבקשות ולהוסיף חופשה בשם העובדים.

עבור העובדים שלכם, בקשת היעדרות מעולם לא יכלה להיות פשוטה יותר! באפליקציית הנייד, תחת הפרופיל, הם יכולים לראות את כל המדיניות שהם מוקצים אליהם ואת היתרה שלהם עבור כל מדיניות. על ידי לחיצה על הצג בקשה, העובד יכול לצפות בבקשות ההיעדרות הקודמות שלו, ולבקש בקלות חופשה.

כדי לערוך מדיניות היעדרות קיימת, לחצו על שלוש הנקודות שנמצאות לצד המדיניות שברצונכם לערוך. לחצו על ערוך מדיניות וזהו! שימו לב שכאן תוכלו גם לערוך את הקצאת המדיניות, כלומר אילו עובדים מוקצים למדיניות זו, או למחוק את המדיניות.

כאשר מסתכלים על מדיניות ההיעדרויות בפיצ׳ר ניהול היעדרות, תוכלו לראות את מספר המשתמשים שלא הוקצו למדיניות. סמל אדם אדום עם קו חוצה יופיע, ומספר העובדים שלא הוקצו למדיניות הכתובה לידו.

תוכל לראות דוגמה בצילום מסך למטה:

ישנן שתי דרכים שבהן תוכל לשנות יתרת חופש:

2. נווטו אל פרופיל המשתמש, ואל קטע פסק זמן. מצאו את הפוליסה הרלוונטית שברצונכם להתאים את היתרה שלה ולחצו על ערוך יתרה הזן את היתרה החדשה ולחצו על שמור.

כן!

נווטו לתכונת החופש ובחרו את מדיניות החופש הרלוונטית, בחרו את המשתמש, ולאחר מכן בכפתור פעולות בחרו הוסף היעדרות. הגדירו את הימים הרלוונטיים, וחופשה נוספת. אם יש לכם יותר משעון נוכחות אחד, תתבקשו לבחור באיזה שעון נוכחות ההיעדרות אמורה להופיע עבור כל משתמש. תסתכלו איך זה נראה למטה:

אם המשתמש לא נכנס כבר ותאריך ההיעדרות לא חלף אז בהחלט! כל שעליכם לעשות הוא לבחור את המדיניות ולנווט אל המשתמש שאת החופש שלו אתם רוצים לערוך. לחצו על שלוש הנקודות שליד שמם ובחר בקשות הצגה. הבקשות יופיעו מימין. מצאו את הבקשה המאושרת הרלוונטית ובחרו את שלוש הנקודות שליד כפתור האישור ולאחר מכן לחצו על דחה.

במאמר זה, עברנו על פיטצ׳ר ניהול היעדרויות וימי חופש בקונקטים. דנו מדוע ניהול חופשות חשוב וכמה קשה זה יכול להיות לעשות זאת בצורה מדויקת. עברנו על כל הפרטים של השימוש בפיטצ׳ר, כולל הפעלתו, מערכת הניהול, יצירת מדיניות, אישור בקשות חופשה, הצגת חופשה מאושרת והוספת חופשה בשם העובדים. לבסוף, עברנו על כמה מהשאלות הנפוצות ביותר שלנו.