שלום לקהילת קונקטים היקרה,

אנחנו משתפים מספר המלצות ורעיונות שלקוחות שיתפו אותנו לאחרונה איך להתמודד עם שגרת הקורונה המשתנה בצורה טובה יותר.

את כל אחת מההמלצות הללו אפשר ליישם תוך דקות בודדות. אנחנו מזמינים אתכם לפנות אלינו בכל התלבטות/ התייעצות ונשמח לסייע!

הזמנת אוכל עובדים באמצעות האפליקציה כתחליף לחדר אוכל: גם לכם סגרו את חדר האוכל לעובדים ואתם צריכים למצוא פתרון אחר שיאפשר לעובדים יכולים לאכול ארוחת צהריים? תוך מספר דקות תוכלו לאפשר לכל עובד לבצע הזמנת אוכל באמצעות טופס באפליקציה. ההזמנות יגיעו במרוכז לספק האוכל אשר יוכל להכין את החמגשיות בדיוק לפי מספר המזמינים. להלן דוגמא מצולמת.

טיפ מחברת כלמוביל:

פתרון למדידת שעות עבור עובדים שעברו לעבודה מהבית או למניעת התקהלות ליד שעון הנוכחות בארגון: חלקכם לא מכירים שאפליקציית קונקטים כוללת שעון נוכחות ברמה גבוהה מאוד. אם יש לכם צורך למדוד שעות עבודה של עובדים מהבית והאפשרות הקיימת עבורכם היום היא שעון פיזי הממוקם במשרדים, אתם מוזמנים להנגיש את שעון הנוכחות שלנו לעובדים מהבית, ולקבל בסוף החודש דוח שעות מסודר ברמת כל עובד שתוכלו לטעון לכל מערכת שכר שברשותכם. תוכלו לבצע פילוח במידת הצורך גם על איזה פרוייקטים כל עובד דיווח שעות עבודה ולנתח את המידע לשימושכם. הסבר כיצד להנגיש את שעון הנוכחות כאן. צריכים להתייעץ, צרו קשר...

ניהול משמרות/ יומן עבודה- "מי נמצא היום במשרד?": מאחר וחלק מהעובדים בכל ארגון עברו לעבודה מהבית תוכלו לייצר טופס פשוט שבו כל עובד יקבל תזכורת כל בוקר כדי לעדכן האם הוא עובד מהבית או מהמשרד היום?. תוכלו להגדיר תזכורת למילוי הטופס בכל יום בשעה 08:00 ולייצר דוח אוטומטי שיישלח במייל בשעה 09:00 לכתובות מייל הרלוונטיות לעדכון הרשימה המלאה שמפרטת מי עובד מהבית ומי מהמשרד. ככה תוכלו לדעת בכל יום נתון מי האנשים אתכם במשרד היום ולא לנחש מי נמצא ומי בבית ולבזבז על כך זמן יקר.

כלי ניהול לרישום מספר עובדים מקסימלי באתר/ קומה: מספר ארגונים שיתפו כי מינו נאמן קורונה לקומה/ אתר אשר אחראי לוודא שמספר האנשים שמגיעים בכל יום למתחם שבאחריותו לא יעבור את המקסימום המותר. הצורך הינו לאפשר למקסימום אנשים להגיע ליום עבודה בארגון תוך שמירה על מקסימום נוכחים. ההצעה שלנו היא לייצר טופס רישום לכל קומה/ אתר ולהגביל את ההגשות שלו למקסימום עובדים רשאים. לאחר מכן להשתמש באפשרות של דוחות אוטומטיים כדי לעדכן את נאמן הקורונה במספר האנשים הרשומים לכל אתר. למידע אודות יצירת הטופס לחצו כאן.

דוגמא נוספת: אפשרו לאחראי קומות/ אתרים למלא סיכום סיור בצורה פשוטה ומהירה באמצעות האפליקציהץ מצורפת דוגמא של טופס.

חידוד הנחיות התו הסגול ומילוי טפסים בשפות שונות/ וידאו: אחת התובנות שארגונים שיתפו עמנו היא הקושי של אחוז נכבד מהעובדים שאינו דובר עברית, להבין את ההנחיות החדשות והשגרה החדשה (מתעדכנת כל שבוע...). אנו ממליצים במידת האפשר להנגיש את התכנים הללו בשפות שונות ו/או להנגיש חלק מההנחיות בוידאו במקביל לטקסט. עובדים שעברית היא לא שפה ראשונה שלהם יבינו ויפנימו הנחיות בוידאו בצורה הרבה יותר טובה ומהירה. הם יודו לכם! לדוגמא: צרו טופס ראשון ושכפלו אותו לשפות שונות במספר דקות. אפשרו לכל עובד למלא את הטפסים בשפה המועדפת עליו. דוגמא לטופס הצהרת בריאות ברשת ישרוטל.

טיפ! אם אתם לא משתפים עדיין תכנים לפי שפות אנו ממליצים ליצור טופס חד פעמי, בשפות שונות כמובן, המאפשר לעובד לבחור את השפה המועדפת עבורו לעדכונים מתוך רשימת שפות שהחלטתם עליה. את העדפת השפה של העובדים תוכלו להוסיף לפרופיל המשתמש לשימוש קבוע של קבוצות חכמות לפי שפה. רוצים עצה? דברו איתנו...

תיקיית "עובדים מהבית": אפשרו לעובדים לקבל גישה למידע שהם צריכים גם כשהם עובדים מהבית בצורה פשוטה ומהירה. צרו תיקיית עובדים מהבית והעבירו לשם את הנהלים, הסברים וגישה לכלים ארגוניים ורשימת אנשי קשר רלוונטיים בתחומים שונים. ארגונים שהלכו עם זה צעד אחד קדימה גם יצרו לעובדים קיט עבודה מהבית עם מספר הפתעות. דוגמא מחברת KPMG:

שמירה על "אנרגיות טובות" וחיבור טוב יותר בין העובדים לארגון: אחד הלקוחות שיתף אותנו לגבי שובר מתנה ששלח באמצעות האפליקציה למספר עובדים- שובר קפה ומאפה בבית הקפה שליד המשרד. כשהעובדים הגיעו לממש את הקופון, הם קיבלו מהקופאית משימה לרכז תובנות ממספר עובדים נוספים לגבי תחום שהם אחראיים עליו. זוהי דרך כיפית וקלילה לתקשר מידע לעובדים דרך Gamification בעל ערך ארגוני.

דוגמא מארגון אחר: אפשרו לעובדים לשתף אתכם בתמונות מסביבת העבודה החדשה, תחרות צילומים/ ציורים ובהמלצות כיצד ניתן לקיים שגרת עבודה אפקטיבית בזמן שהילדים בבית. דוגמא מחברת אפיקים.

הנגשת הטבות לעובדים כגון שירותי ייעוץ (קו חם) / בקשת הלוואה: זה הזמן לאפשר לעובדים לפנות אליכם במספר ערוצי תקשורת באמצעות האפליקציה. כמה שתדעו יותר מהר על מצוקה או צורך של עובד ככה תוכלו לספק פתרון מתאים יותר. במקביל אנו ממליצים לתקשר באופן ישיר לעובדים את ערוצי התקשורת הזמינים עבורם להתייעצות או בקשה רלוונטית. דוגמא מחברת כלמוביל.

פעילות הורים וילדים: בארגונים רבים זה בדיוק הזמן שבו מזמנים הורים לילדים העולים לכיתה א' לבחור מתנה, ילקוט לבית הספר באמצעות טופס באפליקיה. אתם יכולים לנצל לטובה את העובדה שחלק מהעובדים נמצאים יותר זמן בבית בשל עבודה מהבית, אחוזי משרה וכו' ולבקש מהם לצלם את ילדיהם ממליצים על התיק המועדף עליהם מתוך הרשימה שהצעתם. שיתוף ההמלצות של הילדים כוידאו באפליקציה לטובת ההורים האחרים יכול להיות מרענן ומשעשע בתהליך בחירת ילקוט השנה.

זימוני פגישות/ אישור כניסה לאורחים מחוץ לארגון: במרבית הארגונים אין אפשרות לזמן פגישות עם אורחים מחוץ לארגון אך הצורך קיים וסבב האישורים לכל פגישה מסורבל וארוך. אנו מציעים לכם ליצור טופס באפליקציה שניתן למלא עלידי כל עובד שצריך לזמן אורחים מחוץ לארגון. הגדירו מראש בטופס עצמו מי הגורמים שיכולים לאשר ביקור בארגון. בזמן אישור הבקשה העובד שביקש את הפגישה יקבל הודעת פוש כי הבקשה לפגישה אושרה / נדחתה.

שליחת עדכונים לעובדים ישירות מתפריט הניהול באפליקציה: תזכורת למי שעדיין לא התנסה… יש לכם אפשרות לשלוח עדכונים גם ממשק הניהול בטלפון ולא רק ממערכת הניהול שבמחשב. זה מאוד יעיל כאשר אתם נדרשים לשלוח עדכונים לעובדים בשעת ערב והמחשב כבר סגור. להלן סרטון כיצד עושים את זה.