הבנת גיליון השעות של העובדים שלכם

שעון הנוכחות מאפשר לכם לנהל את שעות העבודה של העובדים ולייעל את תהליך גיליון השכר. חשוב לדעת איך לגשת לגיליונות השעות של העובדים, לקרוא אותם ולנהל אותם, כדי להבין כיצד הם ניצלו את זמנם ולוודא שהכול נמצא בשליטתכם. בואו נבחן מקרוב את גיליון השעות של עובד כדי לוודא שאתם מבינים איזה מידע הוא מציג, איך להפיק ממנו את המרב ואיך לנהל אותו בצורה יעילה.

כדי לגשת לגיליון השעות של עובד:

תוכלו להמשיך לקרוא את המאמר כדי להבין בדיוק מה מוצג לכם במסך זה ואיך לנהל את המידע.

לאחר שתיכנסו לגיליון השעות של עובד מסוים, תראו פירוט מלא של ההגשות שלו, בין אם מדובר במשמרות, הפסקות ו/או היעדרויות מאושרות. לפני שנצלול לפרטי המידע המוצג, חשוב לזכור שאפשר להתאים את טווח התאריכים. כברירת מחדל, יוצג גיליון השעות עבור תקופת גיליון השכר הנוכחית, אך תוכלו לשנות את טווח התאריכים לפי הצורך, לצפות בתקופות גיליון שכר קודמות או לבחור תאריכים מותאמים אישית.

לאחר שבחרתם טווח תאריכים, פרטי המשתמש וההגשות שלו יוצגו ויחושבו בהתאם.

אחד הדברים הראשונים שתוכלו לראות בגיליון השעות של עובד הוא לוח הבקרה של השעות בחלק העליון. אזור זה מציג פירוט של סך שעות העבודה של המשתמש עבור טווח התאריכים שנבחר.

תוכלו לראות את סך השעות בתשלום, שמחושבות על ידי חיבור סך השעות הרגילות, השעות הנוספות וההיעדרויות בתשלום. לוח הבקרה מציג גם את מספר הימים שבהם המשתמש עבד בחודש זה, את ההפסקות של המשתמש — בתשלום וללא תשלום — ואת ההיעדרויות ללא תשלום. בנוסף, ובהתאם לחישובים שהוסברו, סך התשלום לפי תאריך יוצג בצד הימני ביותר, אם תעריפי תשלום מופעלים.

לאחר לוח הבקרה שמציג את סך השעות והתשלום עבור התאריכים שנבחרו, תוכלו לראות פירוט נוסף שמסביר את החישובים שמוצגים. בגיליון השעות עצמו, תראו את ההגשה של המשתמש עבור כל יום ואת המידע הבא עבור כל הגשה:

Type: עמודה זו מציגה את סוג הרשומה — משמרת או הפסקה (ואיזו סוג הפסקה).

עבודה: אם הפעלתם את האפשרות שמשתמשים יבצעו כניסה לתפקיד, מיקום עבודה או כל משאב אחר, כמו לקוח או פרויקט, תראו עמודה ייעודית לבחירת המשאב/העבודה.

תת-פריט: אם בחרתם תת-עבודה או תת-משאב, בעמודה זו תוכלו לבחור את תת-הפריט, אם רלוונטי.

התחלה: שעת ההתחלה המדויקת של התפקיד, ההפסקה או ההיעדרות.

מיקום ההתחלה: מיקום ה-GPS שבו המשתמש ביצע כניסה. אפשרות זו תופיע רק אם הפעלתם בהגדרות דרישה ממשתמשים לשתף את המיקום שלהם בעת ביצוע כניסה או יציאה. מנהלי מערכת יכולים לערוך את המיקום בלחיצה על עמודה זו.

Start - source: עמודה זו מציגה את המכשיר שממנו העובדים ביצעו כניסה, בין אם מדובר בנייד, במחשב או בקיוסק.

כניסה-סלפי: אם הפעלתם אבטחת סלפי בקיוסק, עמודה זו תציג את הסלפי של המשתמש בעת הכניסה לקיוסק.

סיום: שעת הסיום המדויקת של התפקיד, ההפסקה או ההיעדרות.

מיקום סיום: מיקום ה-GPS שבו המשתמש ביצע יציאה. אפשרות זו תופיע רק אם הפעלתם בהגדרות דרישה ממשתמשים לשתף את המיקום שלהם בעת ביצוע כניסה או יציאה. מנהלי מערכת יכולים לערוך את המיקום בלחיצה על עמודה זו.

End - source: עמודה זו תציג את המכשיר שממנו העובדים ביצעו יציאה, בין אם מדובר בנייד, במחשב או בקיוסק.

סיום-סלפי: אם הפעלתם אבטחת סלפי בקיוסק, עמודה זו תציג את הסלפי של המשתמש בעת הכניסה לקיוסק.

סה״כ שעות: עמודה זו תציג את סך השעות שהושקעו בכל הגשה.

סה״כ יומי: עמודה זו תציג את סך השעות היומי שהושקעו בכל יום. מידע זה שימושי בימים שבהם משתמש עבד בכמה תפקידים, יצא להפסקות או ביצע כמה הגשות באותו יום.

סה״כ שבועי: עמודה זו מציגה את סך השעות שהמשתמש עבד בטווח התאריכים שנבחר. זהו הסכום של “סך השעות הנוספות” ו“סך השעות הרגילות”.

עמודות שעות נוספות: עמודות אלה מציגות את כללי השעות הנוספות השונים שהגדרתם בפלטפורמה, כמו שעות נוספות בחגים או משמרות לילה.

Regular: עמודה זו מציגה את מספר השעות מתוך “Daily Total” שנחשבות לשעות רגילות.

קונפליקטים: אם קיימים קונפליקטים בגיליונות השעות של המשתמשים, הם יודגשו בעמודה זו. תוכלו לעבור עם העכבר מעל האייקון האדום כדי לראות את מספר הבעיות בגיליונות השעות, ללחוץ עליו כדי לגשת אליהן ולפתור אותן בכמה שלבים פשוטים.

בנוסף, בצד הימני ביותר של גיליון השעות של המשתמש נמצא אזור תוספים, שבו תמצאו את הערות העובד, הערות הניהול והתוספים שלכם, אם קיימים. עברו עם העכבר מעל ההערות כדי להרחיב אותן.

💡 טיפ: תוכלו להתאים אישית את התצוגה על ידי בחירת העמודות שיוצגו בגיליון השעות של העובדים. לחצו על אייקון הטבלה בפינה השמאלית העליונה ובחרו מהתפריט הנפתח את העמודות שתרצו לראות.

כדי להקל על ההבנה של גיליון השעות של עובד, יצרנו סימונים חזותיים שמציגים מתי בוצעו פעולות או עריכות מסוימות, ומתי יש בעיות שדורשות תיקון. נעבור על הסימונים החזותיים אחד-אחד:

חריגה מההגבלה היומית: מספרים אדומים מציינים שסך השעות היומי חורג מהמגבלה היומית.

סיום משמרת אוטומטית: סימן הקריאה ליד עמודת “סיום” מציין שהמשתמש הוצא אוטומטית משעון הנוכחות מכיוון שהגיע למגבלה היומית, או מכיוון שהמשמרת שלו הסתיימה אך הוא שכח לבצע יציאה ידנית.

נערך על ידי: הנקודה הכתומה מציינת שמישהו שינה/ערך את המשמרת. תוכלו לעבור עם העכבר מעל הנקודה הכתומה כדי לראות מי ביצע את השינוי ומתי.

נוצר על ידי: הנקודה הכחולה מציינת מי הוסיף את המשמרת. תוכלו לעבור עם העכבר מעל הנקודה הכחולה כדי לראות מי יצר את המשמרת ומתי.

סוגיה: סימן הקריאה ליד עמודת “תאריך” מציין שקיימת בעיה באותו יום. תוכלו לעבור עם העכבר מעליו כדי לראות כמה בעיות קיימות באותו יום, וללחוץ עליו כדי לבדוק אותן. תוכלו לפתור את הבעיה או להתעלם ממנה.

חופש: טקסט ירוק מציין שמדובר בהגשת היעדרות.

שבוע לא שלם: עיגול כחול עם קו מציין שטווח התאריכים שנבחר קצר משבוע, ולכן הסך שמוצג מתייחס לשבוע שנבחר בלבד.

משמרת לילה: אייקון הירח מציין שהמשמרת נמשכת על פני שני ימים, ולכן מדובר במשמרת לילה.

עכשיו, לאחר שסקרנו את סוגי המידע והסימונים שמופיעים בגיליון השעות של משתמש, נבין איך אפשר לנהל ולערוך אותם. מנהלי מערכת יכולים להוסיף ולמחוק בקלות משמרות, הפסקות והיעדרויות, לאשר או לדחות בקשות ממתינות, לנעול ולאשר גיליון שעות של משתמש, לייצא אותו, להוסיף הערות ועוד.

כדי לפשט את יום גיליון השכר, יצרנו סינון שמאפשר למנהלי מערכת לצמצם במהירות ימים מסוימים בתוך גיליון השעות של עובד. ליד טווח התאריכים תמצאו את הסינון הזה. כברירת מחדל, כל הימים בטווח התאריכים שנבחר מוצגים, אך תוכלו לשנות זאת כך שיוצגו רק ימים נעולים, ימים לא נעולים או סוגיות שלא נפתרו בלבד. כך תוכלו לנווט במהירות לאותם ימים ולבצע התאמות.

עריכת גיליונות השעות של העובדים צריכה להיות מיידית, ולכן דאגנו לפשט גם את התהליך הזה באמצעות היכולות הבאות:

עריכת שעת כניסה/יציאה או שעות הפסקה: עברו לעמודות “התחלה” ו/או “סיום” ועדכנו את השעות.

עריכת נספחי משמרות: תגללו לצד השמאלי ביותר של גיליון השעות, שבו יופיעו כל הנספחים הקיימים.

הוספת שעות יומיות: אם אתם צריכים להוסיף מספר שעות מסוים בלי להתייחס בהכרח לשעות הכניסה והיציאה, עברו עם העכבר מעל עמודת “סה״כ יומי”, הוסיפו את סך השעות עבור אותו יום, ותראו איך הגשה חדשה נוצרת אוטומטית.

הוספת שעות שבועיות: אם אתם צריכים להוסיף מספר שעות מסוים לשבוע בלי להתייחס בהכרח לשעות הכניסה והיציאה, עברו עם העכבר מעל עמודת “סה״כ שבועי”, הוסיפו את סך השעות עבור אותו יום, ותראו איך הגשה חדשה נוצרת אוטומטית.

נעבור על הכלים שעומדים לרשות מנהלי מערכת לניהול יעיל של גיליונות השעות של המשתמשים:

תוכלו גם לגשת לבקשות הממתינות של המשתמשים ישירות מתוך גיליון השעות שלהם, על ידי לחיצה על הכפתור בקשות ממתינות בפינה הימנית העליונה ואישור או דחייה של בקשות המשמרת שלהם.

כפי שצוין למעלה, קיימת עמודה ייעודית שמציגה את הסוגיות הקיימות בגיליון השעות של משתמש. בנוסף, קיימים גם קונפליקטים. ההבדל המרכזי ביניהם הוא שלשונית הקונפליקטים מציגה שלושה סוגי בעיות: חפיפה בין משמרות, הפסקות והיעדרויות, בעוד שסוגיות מציגות את כל הפערים האפשריים שעלולים לגרום לאי-דיוקים בגיליון השכר.

למידע נוסף על קונפליקטים, לחצו כאן.

בתוך גיליונות השעות תוכלו גם לנעול ימים בודדים וגם לאשר תקופת תשלום שלמה. כך, בזמן שאתם בודקים את שעות העובדים, תוכלו לוודא שלא יתבצעו עריכות נוספות ולהמשיך לטפל בנושאים אחרים.

הדוגמה הבאה ממחישה איך לאשר ולפתוח מחדש את גיליון השעות של המשתמש:

שימו לב: הכפתור אושר יופיע רק אם אתם צופים בתקופת שכר מסוימת. הוא לא יהיה זמין אם אתם צופים בטווח תאריכים מותאם אישית.

הדוגמה הבאה ממחישה איך נראים ימים נעולים. כדי לנעול יום מסוים, עברו עם העכבר מעל התאריך, בחרו באייקון הנעילה ואשרו את הנעילה. כדי לפתוח אותו מחדש, פשוט לחצו על אותו יום ואשרו את פתיחת הנעילה.

למידע נוסף על נעילת ימים ואישור גיליון שעות, לחצו כאן.

תוכלו לייצא במהירות גיליון שעות של משתמש על ידי לחיצה על ייצוא ובחירה בין סיכום לשכר, דו״ח שעות, ודו״ח משמרת, בפורמט של Excel או PDF.

צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה לכל שאלה.