לכל מנהל בארגון יש אחריות ותפקיד אחר, לכן כל מנהל צריך לראות ולנהל תכנים אחרים במערכת הארגונית. למשל - מנהל הבטיחות צריך גישה לכלל תכני הבטיחות, ומנהלת משאבי האנוש תצטרך גישה לכל הטפסים הרלוונטים אליה.
מסיבה זו, ביכולתכם להתאים אישית את הרשאות הניהול עבור כל מנהל מערכת בנוגע לתכנים ולמשתמשים הקיימים במערכת הניהול. יותר מזה, תוכלו להגדיר את כל הרשאות הניהול בקלות מלשונית הניהול בקטגורית משתמשים.
במדריך זה נלמד על:
היכן ניתן למצוא את הרשאות ניהול במערכת.
כיצד להגדיר את הרשאות בניהול, שלב אחר שלב.
אילו הרשאות ניהול ניתן להגדיר.
היכן ננהל את הרשאות הניהול?
במדריך על הרשאות הניהול (כאן), למדנו על סוגי מנהלי המערכת ושני המישורים בהם יש להעניק את הרשאות הניהול - רובד המשתמשים ורובד התכנים. במאמר זה נלמד ליישם זאת בשביל להשיג שליטה בנעשה במערכת הניהול בהתאם למדיניות ומבנה הארגון.
המקום בו ננהל את הרשאות הניהול הוא בלשונית ״מנהלי מערכת״, תחת עמוד המשתמשים. בתוך לשונית ״מנהלי מערכת״, נראה את שמות מנהלי המערכת ואת ההרשאות השונות אותן ניתן להגדיר - ברמת התכנים וברמת המשתמשים.
שימו לב, אם אינכם מוצאים את המנהל הרלוונטי בלשונית מנהלי המערכת המשמעות היא שטרם קידמתם אותו להיות מנהל מערכת. בשביל ללמוד כיצד לעשות זאת, קראו את ההסבר כאן.
כיצד להגדיר את הרשאות הניהול, שלב אחר שלב?
כאשר אנו מעוניינים להעניק למנהל מערכת מסוים הרשאות ניהול במערכת, נפעל לפי השלבים הבאים:
נקבע בעמודת ״סוג מנהל״, את סוג המנהל - האם מנהל ראשי או מנהל מערכת.
נקבע בעמודת ״קבוצות מנוהלות״ את הקבוצות החכמות אותן הוא ינהל. כלומר את העובדים שאותו מנהל יוכל לראות במערכת הניהול. וגם אליהם יוכל לפרסם תוכן או לנהל את התוכן בהתאם להרשאות הניתנות.
נקבע בעמודת ״הרשאות״ את הקטגוריות והתכנים אליהן לאותו מנהל תהיה הרשאת ניהול. ניקח לתשומת ליבנו שני דגשים חשובים:
אם ברצונכם להעניק הרשאת ניהול לקטגוריה בעלת תכנים בתוכה, תיפתח לשונית בה תוכלו לעשות זאת.
אם ברצונכם להעניק הרשאת ניהול לקטגוריות מסוג טפסים, קורסים או מרכז ידע, תוכלו להעניק סוגים שונים של הרשאות: צפייה בהגשות, עריכת הגשות, עריכת טפסים והגדרות והוספת טפיסם חדשים.
להרחבה בסוגי הרשאות:
דוגמאות לתרחישים נפוצים לשינוי הרשאות ומתן הרשאות ניהול
לדוגמה, יש לנו טופס של בקשת יום חופש בתוך קטגוריה מסוג טפסים לה קראנו ״משאבי אנוש״. הטופס מפורסם לכל הארגון, אך אנחנו מעוניינים שכל מנהל יראה רק את העובדים שלו.
בנוסף, אנו מעוניינים שאותם מנהלים יכולו לצפות בטפסים אבל לא לבצע שום פעולה אחרת, כמו עריכת הטפסים שהוגשו או שינוי השאלות בטופס וכד׳.
לכן, ניכנס ללשונית מנהלי מערכת בקטגוריית משתמשים ונקדם את אותם המנהלים להיות מנהלי מערכת, ע״י לחיצה על כפתור ״הוסף מנהל״. לאחר מכן, בעמודת ״הרשאות ניהול״ נעניק למנהלים הרשאת ניהול לקבוצה החכמה הרלוונטית אליהם. כלומר, אלו שהעובדים שלהם משתייכים אליה ואותם הם יצטרכו לנהל באופנים השונים כמנהלי מערכת. כעת, נעבור לעמודת ״הרשאות״, ונעניק למנהלים הרשאת ניהול לקטגורית משאבי אנוש (בה נמצא הטופס) ולטופס עצמו. בנוסף, נעניק למנהלים רק הרשאה לצפות בהגשות.
ניקח דוגמה נוספת. הוספנו קטגורית קורסים חדשה במערכת בנושא של הדרכות בטיחות. בתוך הקטגורייה, יצרנו שני קורסים - אחד, הדרכת בטיחות בסיסית במשרד לעובדי המטה והאחר בנושא בטיחות לעובדי שטח. את כל אחד מהמקורסים פרסמנו לקבוצת חכמה אחרת - עובדי המטה ועובדי השטח - ואנחנו מעוניינים שמנהל המטה ומנהל עובדי השטח יוכלו לעקוב אחר התקדמות עובדיהם בקורס.
לכן, ניכנס ללשונית מנהלי מערכת בקטגוריית משתמשים ונקדם את אותם המנהלים להיות מנהלי מערכת, ע״י לחיצה על כפתור ״הוסף מנהל״. לאחר מכן, בעמודת ״הרשאות לקבוצות״ נעניק למנהלים הרשאת ניהול לקבוצה החכמה הרלוונטית אליהם. כעת, נעבור לעמודת ״הרשאות״, ונעניק לשני המנהלים הרשאת ניהול לקטגורית קורסים אותה יצרנו ולכל אחד מהם בנפרד את הקורס הרלוונטי עבורו - כך נוודא שכל אחד יראה את מה שנרצה שהוא יראה.
לסיכום, מתוך לשונית מנהלי מערכת בקטגורית משתמשים תוכלו לנהל את הרשאות הניהול של מנהלי המערכת בצורה יעילה ופשוטה. הכל, על מנת שתוכלו לוודא שכל מנהל ומנהל רואה אך ורק את מה שהוא צריך לראות, הן ברמת המשתמשים והן ברמת הקטגוריות והתכנים בתוכן.
צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה לכל שאלה.