לכל מנהל בארגון יש אחריות ותפקיד אחרים. על כן, הוא גם צריך לראות ולנהל תכנים אחרים במערכת הארגונית למשל - מנהל הבטיחות יראה את כלל תכני הבטיחות ומנהלת משאבי האנוש את הטפסים הרלוונטים אליה.

מסיבה זו, ביכולתכם להתאים אישית את הרשאות הניהול בעבור כל מנהל מערכת בנוגע לתכנים ולמשתמשים הקיימים במערכת הניהול. יותר מזה! תוכלו להגדיר את כל הרשאות הניהול בקלות מלשונית מנהלי המערכת בקטגורית משתמשים.

במדריך זה נלמד על:

היכן ננהל את הרשאות הניהול?

במדריך על הרשאות הניהול (כאן), למדנו על סוגי מנהלי המערכת ושני המישורים בהם יש להעניק את הרשאות הניהול - רובד המשתמשים ורובד התכנים. עתה, נלמד ליישם זאת בשביל להשיג שליטה בנעשה במערכת הניהול בהתאם למדיניות ומבנה הארגון.

אם כן, המקום בו ננהל את הרשאות הניהול הוא בלשונית ״מנהלי מערכת״, תחת קטגוריות משתמשים.

בתוך לשונית ״מנהל מערכת״, נראה את שמות מנהלי המערכת ובצידם את ההרשאות השונות אותן ניתן להגדיר - ברמת התכנים וברמת המשתמשים.

שימו לב, אם אינם מוצאים את המנהל הרלוונטי בלשונית מנהלי המערכת המשמעות היא שטרם קידמתם אותו להיות מנהל מערכת. בשביל ללמוד כיצד לעשות זאת, קראו את ההסבר כאן.

כיצד להגדיר את הרשאות הניהול, שלב אחר שלב?

כאשר אנו מעוניינים להעניק למנהל מערכת מסוים הרשאות ניהול במערכת, נפעל לפי השלבים הפשוטים הבאים:

להרחבה בסוגי הרשאות:

דוגמה לתרחישים נפוצים לשינוי הרשאות ומתן הרשאות ניהול

לדוגמה, יש לנו טופס של בקשת יום חופש בתוך קטגוריה מסוג טפסים לה קראנו ״משאבי אנוש״. הטופס מפורסם לכל הארגון, אך אנחנו מעוניינים שכל מנהל יראה רק את העובדים שלו.

בנוסף, אנו מעוניינים שאותם מנהלים יכולו לצפות בטפסים אבל לא לבצע שום פעולה אחרת, כמו עריכת הטפסים שהוגשו או שינוי השאלות בטופס וכד׳.

לכן, ניכנס ללשונית מנהלי מערכת בקטגוריית משתמשים ונקדם את אותם המנהלים להיות מנהלי מערכת, ע״י לחיצה על כפתור ״הוסף מנהל״.

לאחר מכן, בעמודת ״הרשאות ניהול״ נעניק למנהלים הרשאת ניהול לקבוצה החכמה הרלוונטית אליהם. כלומר, אלו שהעובדים שלהם משתייכים אליה ואותם הם יצטרכו לנהל באופנים השונים כמנהלי מערכת.

כעת, נעבור לעמודת ״הרשאות״, ונעניק למנהלים הרשאת ניהול לקטגורית משאבי אנוש (בה נמצא הטופס) ולטופס עצמו. בנוסף, נעניק למנהלים רק הרשאה לצפות בהגשות.

ניקח דוגמה נוספת. הוספנו קטגורית קורסים חדשה במערכת בנושא של הדרכות בטיחות. בתוך הקטגורייה, יצרנו שני קורסים - אחד, הדרכת בטיחות בסיסית במשרד לעובדי המטה והאחר בנושא בטיחות לעובדי שטח. את כל אחד מהמקורסים פרסמנו לקבוצת חכמה אחרת - עובדי המטה ועובדי השטח - ואנחנו מעוניינים שמנהל המטה ומנהל עובדי השטח יוכלו לעקוב אחר התקדמות עובדיהם בקורס.

לכן, ניכנס ללשונית מנהלי מערכת בקטגוריית משתמשים ונקדם את אותם המנהלים להיות מנהלי מערכת, ע״י לחיצה על כפתור ״הוסף מנהל״.

לאחר מכן, בעמודת ״הרשאות לקבוצות״ נעניק למנהלים הרשאת ניהול לקבוצה החכמה הרלוונטית אליהם.

כעת, נעבור לעמודת ״הרשאות״, ונעניק לשני המנהלים הרשאת ניהול לקטגורית קורסים אותה יצרנו ולכל אחד מהם בנפרד את הקורס הרלוונטי עבורו - כך נוודא שכל אחד יראה את מה שנרצה שהוא יראה.

לסיכום, מתוך לשונית מנהלי מערכת בקטגורית משתמשים תוכלו לנהל את הרשאות הניהול של מנהלי המערכת בצורה יעילה ופשוטה. הכל, על מנת שתוכלו לוודא שכל מנהל ומנהל רואה אך ורק את מה שהוא צריך לראות, הן ברמת המשתמשים והן ברמת הקטגוריות והתכנים בתוכן. ובנוסף, כל מנהל מסוגל לבצע אך ורק את הפעולות אליהן תבחרו להעניק לו הרשאה.

קדימה - צאו לדרך והשיגו את השליטה בניהול התכנים באפליקציה הארגונית שלכם!