ברוכים הבאים למדריך ההתחלה של שעון הנוכחות בקונקטים! במדריך זה תלמדו את כל מה שצריך כדי להתחיל לעבוד עם שעון הנוכחות.
מבוא וסקירה כללית
כיצד עובדים מבצעים כניסה לשעון הנוכחות באמצעות אפליקציית המובייל כדי לעקוב אחר שעות העבודה שלהם. זכרו שניתן גם לבצע כניסה דרך המחשב באמצעות מערכת הניהול או באמצעות עמדת קיוסק ייעודית.
מעקב אחר הפעילות היומית של העובדים באמצעות לשונית היום, כדי לראות מתי הם נכנסו ויצאו, את מיקומם ועוד.
הכנה לשכר ועריכת גיליונות השעות של העובדים.
ייצוא נתונים לשכר.
הגדרת ׳עבודות׳
בעת הכניסה לשעון הנוכחות, העובדים נדרשים לבחור את העבודה שעליה הם עובדים. אנחנו קוראים להן 'עבודות׳, אך בהתאם לעסק שלכם הן יכולות להיות לקוח, פעילות, אתר עבודה, תפקיד ועוד. אם לעסק שלכם יש מספר רב של משימות, אנו ממליצים להתחיל בהוספת כמה מהן בלבד כדי שתוכלו להתחיל לעבוד. תמיד תוכלו להוסיף את השאר בהמשך.
הגדרות חיוניות
לאחר שהגדרתם את המשימות, הגיע הזמן להתאים את שעון הנוכחות לצורכי העסק שלכם ולוודא שאתם עומדים בדרישות. אנו ממליצים להגדיר את הדברים הבאים:
הגדרת ימי העבודה, הגדרת תקופת השכר, כך שגיליון הנוכחות ישקף אותה באופן אוטומטי עבורכם ועבור העובדים, הגדרת שעות נוספות יומיות ושבועיות. קונקטים מציעה אפשרויות נוספות רבות, ולכן מומלץ לעיין גם במאמר הבא לפרטים נוספים.
הכנה לשכר
כעת, לאחר ששעון הנוכחות מוגדר והעובדים כבר מבצעים כניסה ויציאה, הגיע הזמן להתכונן לשכר.
• זיהוי וטיפול בבעיות בגיליונות הנוכחות
• אישור בקשות ממתינות שנשלחו על ידי עובדים, כגון בקשות לעריכת שעות
• השוואה בין שעות מתוכננות לשעות שבוצעו בפועל
• עריכת גיליון הנוכחות של עובד בשם העובד.
• אישור גיליונות הנוכחות של העובדים כדי למנוע שינויים לאחר האישור. אנו ממליצים בחום שהעובדים יגישו את גיליונות הנוכחות שלהם לפני האישור.
• ייצוא נתונים לשכר.
משאבים נוספים:
• דוחות אוטומטיים – במקום לייצא גיליונות נוכחות באופן ידני, ניתן להגדיר ייצוא אוטומטי.
• ייצוא מותאם אישית – אם יש לכם צרכים ייחודיים, תוכלו ליצור ייצוא מותאם אישית ולבחור אילו שדות ייכללו בו.
מניעת גניבת זמן
אחת הסיבות הנפוצות לכך שחברות אוהבות את קונקטים היא שאנחנו מסייעים להבטיח שהעובדים יקבלו שכר רק עבור השעות שבהן עבדו בפועל. למדו כיצד ניתן:
• לתעד את מיקום העובדים בעת כניסה ויציאה באמצעות מעקב אחר המיקום של העובד.
• ליצור תיחום גאוגרפי כדי לוודא שהעובדים מבצעים כניסה רק באתר העבודה.
• להפעיל סימני דרך כדי לעקוב אחר המיקום בזמן אמת של העובדים
• להגדיר יציאה אוטומטית לאחר מספר שעות מסוים או להשתמש בהגבלות המאפשרות לעובדים לבצע כניסה רק עם תחילת המשמרת ויציאה אוטומטית בסיומה.
זה הכול!
צריכים הדרכה נוספת? 🙋 צוות התמיכה שלנו (בפינה השמאלית התחתונה של המסך) עונה לכל שאלה.