הערכת עובדים היא שיטה בה ביצועי העובדים מוערכים על ידי הנהלת הארגון.

כדי לבצע הערכת עובדים מדויקת יש לבצע מספר תהליכים וביניהם איסוף וניתוח של נתונים המעידים על הערך היחסי של העובד לארגון, על ההצלחות והכישלונות של העובדים, על נקודות החוזק והחולשה שלהם ועל התאמתם לקידום לקראת תפקידים נוספים בארגון.

הערכת עובדים מאפשרת למנהלים הישירים, הבכירים ומשאבי האנוש בארגון להכיר היטב את העובדים, את הכישרונות ואת התכונות שלהם, לזהות את בעלי הביצועים הטובים ביותר ולרתום אותם לטובת הארגון.

כאשר תהליך ההערכה של העובדים מתבצע נכון הוא מעורר מודעות אישית של העובדים, מגדיל את מעורבות העובד בכל רמות הארגון ומאפשר את הבנת ההתנהגויות הנדרשות לשיפור האפקטיביות של הארגון. כמו כן, הערכת העובדים היא הזמן לבחון את המערכת הניהולית בארגון שכן גם המנהלים יקבלו פידבק מהעובדים בשטח מה עובד טוב יותר ואיך הם יכולים להשתפר כדי ליצור סביבת עבודה יעילה, נוחה וטובה יותר.

דרך המערכת של Connecteam תוכלו לבצע תהליך הערכת עובדים בקלות וביעילות!

אז איך מתחילים ?

לפניכם מוצגות 2 אפשרויות חלופיות ליצירת התהליך כך שתוכלו לבחור מהי הדרך הנכונה והטובה ביותר עבורכם :

תוכלו להיעזר בהסבר הבא על מנת ללמוד כיצד לבנות טפסים במערכת הניהול.

שאלות לדוגמא- ציין את נקודות החוזקה האישיות שלך ודוגמאות כיצד באות לידי ביטוי, נקודות לשיפור ואיך ניתן לעבוד עליהן. דירוג מ1-5 של מאפיינים כמו מקצועיות, מוטיבציה, עמידה ביעדים, השפעה על הארגון ועוד ועוד.

שאלות דומות לאלו שנשאל העובד על עצמו אך מנקודת מבטו של המנהל.

המשוב המשותף נועד כדי להשאיר את התהליך אנושי ואישי כך שלאחר עבודת רפלקציה אישית של המנהל והעובד כאחד ניתן לשבת לשיחה בה המנהל יוכל להשוות את הציונים וההערות של העובד לעצמו עם הערותיו התפקודיות של המנהל ויחד להגיע ליעדים חדשים לרבעון או לשנה הקרובה.

המהות ביצירת הטפסים במערכת תסייע לאחר פרקי זמן שונים לחזור ולבחון את ההבדלים שהיו, האם ישנו גרף שיפור וכמובן תיעוד ושימור המידע במקום אחד אשר מאפשר גם למנהלים בכירים או בעת החלפת מנהלים לראות נתונים חשובים אלו.

בתהליך הפרסום, לאחר שיצרתם את הטופס, וודאו כי הטופס מפורסם לקבוצה החכמה המתאימה. למשל, את הטופס המיועד לכלל העובדים, פרסמו לקבוצה החכמה של כלל המשתמשים או לקבוצת ״עובדים בלבד״. יחד עם זאת, את טפסי המנהלים תוכלו לשייך לקבוצת המנהלים בלבד. כך תוכלו להבטיח שכל אחת מהקבוצות חשופה רק לתוכן הרלוונטי אליה.

שימו לב! יש לוודא מתן הרשאות ניהול לכל מנהל על הקבוצה החכמה של הצוות/ אגף/ מחלקה שלו כך שכל מנהל יראה רק את העובדים שלו.

בכניסה לקטגוריית משתמשים, ולאחריה כניסה ללשונית מנהלי מערכת.

לצד שמו של כל אחד ממנהלי המערכת תוכלו לראות איזה קבוצות חכמות הוא מנהל ובסימון וי לצד שם הקבוצה המתאימה לאפשר לו גישה רק לעובדים המשתייכים לאותה הקבוצה.

דרך שונה שניתן לבצע הערכת עובדים תקופתית במערכת היא כזו לפיה העובדים יהיו היחידים שימלאו את טופס המשוב ואחריהם הטופס יעבור ישירות למנהל לביצוע פעולות שונות.

לאחר הגשת הטופס ע"י העובדים, תוכלו להגדיר האם וכיצד ניתן לשתף את הטופס לגורם מאשר. בעמוד הטופס, בחלקו השמאלי העליון, לחצו על ״אפשרויות״ ולאחר מכן ״הגדרות״.

בלחיצה על לשונית ״אפשרויות השיתוף״ תוכלו להגדיר 2 אפשרויות-

(א) קבלת אימייל מיידי על כל רשומה- הגדרה זאת תבטיח שהמשתמש/המייל שתגדירו יקבל מייל מיידי בכל פעם שעובד יגיש את הטופס יחד עם הודעת פוש לנייד. המייל יגיע עם קובץ PDF מצורף הכולל את הטופס המלא כולל תמונות, קבצים מצורפים וחתימה במידה ושדות אלו קיימים.

תוכלו גם להגדיר באמצעות ״שדות המשתמש להוסיף לדוח״ אם יש צורך להוסיף פרטים אישיים של העובדים כמו מספר אישי, מחלקה, תאריך תחילה עבודה ועוד.

(ב) אפשר למשתמשים לבחור נמענים מתוך רשימה- אפשרות זו תהיה שימושית כאשר תרצו לאפשר למשתמש לבחור מתוך כמה אופציות את הנכונה לגביו-

למשל יצירת כותרת ובה הכוונה ״ציין את המחלקה אליה אתה משתייך״ לאחריה רשימה של מנהלי מחלקות שניתן גם לשנות את שמותיהם לשמות המחלקות שלהם. גם כאן המנהל יקבל אימייל בעת בחירת העובד את שמו ופוש באפליקציה.
בסיום הגשת הטופס, העובד יבחר את המשתמש מתוך רשימת הנמענים אותה תגדירו מראש. שימו לב להגדיר כי חובה לבחור מתוך הרשימה וניתן להסיר את הבחירה של בחירה מרובה כך שכל עובד יוכל לבחור אופציה אחת בלבד.

* להרחבת הידע אודות אפשרויות השיתוף בהגדרות הטפסים- לחצו כאן

3. יצירת שדות למילוי המנהל על גבי הטופס -

היכנסו להגדרות הטופס ולחיצה על לשונית ״שדות ניהול הטופס״.

שדות ניהול הטופס מאפשרים למנהלי המערכת/ למשתמש איתו שיתפו את הטופס להוסיף שכבת מידע נוספת על הגשת המשתמש. באמצעות שדות אלו, תוכלו להוסיף מידע מגוון על ההגשה של העובד כגון סטטוס, הערה, תאריך, חתימה, צירוף קובץ והעברת הטופס למנהל מערכת נוסף להתייחסות.

כך תוכלו ליצור על גבי הטופס שדה טקסט באמצעותו ימלא המנהל חוות דעת כללית על העובד, נקודות לשיפור, לשימור, ואפילו נקודות לבדיקה ברבעון הבא.

כמו כן, שדות הניהול מאפשרים לסגור מעגל עם המשתמש אשר מילא את הטופס. ניתן לבחור עבור כל שדה בנפרד האם הוא יוצג למשתמש או ישאר כמידע פנימי וכן האם הוא יקבל התראה (פוש) בזמן נתון כשיש שינוי בשדה ספציפי. את ההגדרות ניתן לשנות בקלות עבור כל שדה באמצעות הפעלת ההגדרה (שינוי למצב מופעל בצבע ירוק).

כך למשל, בסיום מילוי ההערות של המנהל ניתן את הסעיף האחרון של יעדים לרבעון הקרוב לשלוח ישירות גם לעובד עצמו לתיעוד ושיתוף.

המנהל יכול להתחבר מהנייד האישי שלו או ממערכת הניהול ולמלא את השדות המיועדים עבורו. כמו כן, העובד יוכל לראות את הטופס והערותיו של המנהל (אלו שהוא חשוף אליהן) בפרופיל האישי שלו תחת ״הסטוריית ההגשות שלי״.

* להרחבת המידע אודות שדות ניהול הטופס בהגדרות הטפסים- לחצו כאן

בעמוד ניהול הטופס תוכלו לראות את כלל הגשות המשתמשים לטופס הספציפי ע"י לחיצה על "הצג הגשות".

להרחבת המידע על הגשות העובדים- לחצו כאן

2. כיצד ניתן לייצא את הטפסים ובאיזה פורמטים?

את הטפסים ניתן לייצא לפורמט Excel , PDF וZIP.

את התשובה לשאלה כיצד תוכלו לבצע את פעולת הייצוא תוכלו למצוא בהסבר המצורף כאן.

3. איך שומרים את הטפסים ומתעדים לתקופות הבאות?
ניתן להגדיר את פרק הזמן של ההערכות עובדים ולפרסם את הטפסים מראש עם מועד הסרה, לאחר סיום עיבוד הנתונים יש להעביר את הטפסים לארכיון.

בשנה הבאה, או ברבעון הבא תוכלו לשכפל את הטופס ולפרסם מחדש לעובדים.

4. איזה סוגי ניתוחים ניתן לקיים על המידע?

בעת ייצוא של תשובות העובדים והמנהלים לאקסל ניתן לבחור להוסיף עמודות של נתוני עובדים כמו מחלקה, תאריך תחילת עבודה, מספר עובד ועוד.
מנהל מחלקה יוכל לקבל למשל את כלל העובדים שלו ואז לסנן לפי כל מי שקיבל ציון 3 ומעלה, כל מי שקיבל ציון 2 ומעטה או כל חישוב אחר אשר מעניין אותו לבחון.
​